Kaffee hält jedes Unternehmen jeder Branche am Laufen. Reichten früher Filterkaffeemaschinen und zwei Mark für die Kaffeekasse, sind Kaffeevollautomaten für Firmen heute beliebter. Sogar Siebträgermaschinen sind in dem ein oder anderen Büro zu finden.
In diesem aktualisierten Ratgeber helfe ich euch bei der Entscheidung für die beste Kaffeemaschine für euer Unternehmen. Wir vergleichen die Systeme, stellen die Kostenfrage und finden heraus, wie viel ihr vom Gerät verlangen müsst.
Sobald wir diese grundsätzlichen Fragen rund um Profi-Kaffeemaschinen (oder nicht) geklärt haben, könnt ihr eine Abkürzung nehmen: Mein Partner tradingtwins vergleicht kostenlos und unverbindlich Profi-Anbieter und Modelle für alle gewerblichen Anwendungsfälle von Büro bis Gastromonie. Einfach Formular ausfüllen und los geht’s.
Inhaltsverzeichnis
Kaffeemaschine für Unternehmen: Optionen im Überblick
Wenn ihr Kaffeemaschinen fürs Unternehmen sucht, müsst ihr zwei grundsätzliche Fragen beantworten:
Welche Kaffeespezialitäten soll unsere Kaffeelösung zubereiten?
Wie viele Kollegen sollen mit der Maschine versorgt werden?

Die erste Frage grenzt das Angebot auf Kaffeemaschinen, Vollautomaten oder (in Ausnahmen) Siebträgermaschinen ein, die zweite gibt die benötigte Leistungsfähigkeit vor.
Die meisten Unternehmen entscheiden sich entweder für Filtermaschine oder für Vollautomat. Ich plädiere für beide gleichzeitig. Dann profitiert ihr auf mehreren Ebenen:
Espresso und Filterkaffee decken alle Kaffeewünsche ab
Benötigte Tassenleistung je Gerät sinkt
Mehrere Kaffeelösungen an verschiedenen Orten verhindern Stau an einem Gerät
Rein nach Anzahl der Mitarbeitenden plädiere ich in der Praxis für folgende Kombinationen:
| Unternehmensgröße | Tassen pro Tag (Schätzung) | Beste Lösung |
|---|---|---|
| 1 bis 6 Personen | < 25 | Kaffeevollautomat (Consumer) oder Kaffeemaschine |
| Bis 20 Personen | < 80 | Kaffeevollautomat (High-End Consumer) und Kaffeemaschine |
| Ab 20 Personen | > 100 | Kaffeevollautomat (Low-End B2B) und Kaffeemaschine |
| Ab 60 Personen | > 240 | Kaffeevollautomat (High-End B2B) und Kaffeemaschine oder Kaffeevollautomat (Low-End B2B) und B2B-Kaffeemaschine |
Bis 6 Personen: Reicht ein Haushaltsgerät?
In einem kleinen Büro bzw. Team mit bis zu sechs Mitarbeitern braucht ihr keine industrielle Lösung. Selbst wenn Filterkaffee genauso gern getrunken wird wie Espresso oder Latte, braucht ihr keine zwei Systeme. Ein hochwertiger Kandidat aus meinem Kaffeevollautomaten Test 2026 reicht.
Zwar können tolle Büro-Kaffeevollautomaten im Consumer-Format wie der aktuelle Jura Z10 oder der Nivona 9000 keinen echten Filterkaffee. Die Long Coffee-Versionen auf Espresso-Basis können sich aber sehen lassen. Zudem ist die benötigte Tassenanzahl pro Arbeitstag so gering, dass sie ausreichend schnell arbeiten.
Sollte Espresso überhaupt kein Thema sein, setzt auf hochwertige Bürokaffeemaschinen wie die Sage The Precision Brewer. Achtet generell auf ein großes Kannenvolumen und eine langlebige Verarbeitung. Geht es nach mir, setzt ihr noch besser auf eine Kaffeemaschine mit Mahlwerk, um wirklich frischen Kaffee zu produzieren.
Bis 20 Personen: Büro-Kaffeevollautomat oder große Filtermaschine?
In einem größeren Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitern müssen Kaffeevollautomaten und Kaffeemaschinen bereits professioneller sein. Auch würde ich hier bei vielfältigen Vorlieben bereits für die Doppellösung plädieren.
So könnt ihr moderate Geräte mit guter Tassenleistung wählen, ohne auf Industrie-Technik setzen zu müssen. Im Consumer-Segment kommen die hochwertigsten Modelle von Jura oder Nivona infrage, alle anderen Marken sind für den Unternehmensalltag zu “verspielt”.
Bei Kaffeemaschinen sind geräumige Lösungen mit Becher-Filter von Vorteil – siehe Bonamat und ähnliche Kaffeemaschinen mit Pumpkanne. Bei Besprechungen oder einem kontinuierlichen Tassenbedarf sparen sie Aufwand und Zeit.
Ab 20 Personen: Profi-Vollautomat, Industrie-Filtermaschine oder Kombi-Lösung?
Sobald eure Mitarbeiterzahl im höheren zweistelligen Bereich liegt, ist es immer die bessere Wahl, mehrere Maschinentypen für unterschiedliche Kaffeeansprüche aufzustellen. Gleichzeitig benötigen wir eine professionellere Ausstattung.
Die Kaffeevollautomaten sollten Gewerbe-Dimensionen haben, vielleicht einen Festwasseranschluss mitbringen und eine hygienische Milchlösung bieten – also entweder mit Milchpulver arbeiten oder einen Milchkühler besitzen.
Hier ergibt bereits ein tradingtwins-Angebot Sinn, da ihr Geräte von Tchibo, WMF oder Jura in die Auswahl nehmen solltet, die als Eigenanschaffung zu teuer werden.
Ab 60 Personen: Professionelle Kaffeeversorgung mit Service

Ab einer Betriebsgröße von mehr als 60 Personen halte ich einen professionellen Miet- bzw. Leasing-Service für die Kaffeeversorgung für praktisch alternativlos – zumindest, wenn ihr Vollautomaten aufstellen wollt. Das spart eine Menge Aufwand:
Miet- und Leasingkosten besser kalkulierbar
Geringere Beträge als eigenständiger Kauf und Unterhalt
Inbetriebnahme, Wartung und Reparaturen als Full-Service-Leistung
Je nach Unternehmensstruktur sind mehrere Maschinen von Vorteil. Zusätzliche Kaffeefiltermaschinen zu vergleichsweise geringen Anschaffungskosten machen Miete oder Leasing der Kaffeevollautomaten nochmals günstiger.
Da es hier bei der Auswahl so viel zu beachten gibt, solltet ihr euch an Vergleichsprofis wie tradingtwins wenden.
Entscheidung nach Typen: Filterkaffeemaschine, Kaffeevollautomat oder Industriekaffeemaschine?
Wenn ihr nicht wisst, welche Kaffeespezialitäten in eurem Betrieb im Angebot sein sollen, macht unbedingt eine Umfrage unter den MitarbeiterInnen.
Je genauer ihr die Verteilung zwischen Filter und Espresso im Team überblickt, desto höher ist am Ende die Mitarbeiterzufriedenheit mit eurer gewählten Lösung. Auch auf funktionieller Ebene haben die sinnvollsten Lösungen jeweils eigene Vor- und Nachteile:
| Filtermaschine | Kaffeevollautomat | Industrielösung* | |
|---|---|---|---|
| Bedienkomfort | Hoch | Nach Einweisung | Hoch |
| Zubereitung | Schnell & viel | Langsam & einzeln | Schnell & mehr |
| Getränkeauswahl | Singulär | Hoch | Hoch |
| Integriertes Mahlen | X | ✓ | ✓ |
| Reinigungs- und Service-Bedarf | Gering | Hoch | Hoch |
| Für Festwasseranschluss geeignet | X | X | ✓ |
| Für Bezahlsysteme geeignet | X | X | ✓ |
| Wirtschaftlichkeit | Hoch | Mittel | Mittel |
| Attraktivität für Mitarbeiter & Kunden | Gering | Hoch | Hoch |
*Vollautomaten zur Miete/Leasing + Kaffeefiltermaschinen auf Industrieniveau
Unterm Strich läuft meine Aufstellung auf folgende Erkenntnisse hinaus:
Die Filterkaffeemaschine ist die wirtschaftlichste Lösung für viele Tassen. Sie kostet wenig, ist einfach zu bedienen und hygienisch zu reinigen. Allerdings bietet sie keine diversen Kaffeegetränke nach Knopfdruck-Wunsch.
Der Kaffeevollautomat bietet immer frischen Espresso, Latte usw. nach Wunsch und wertet jeden Arbeitsplatz auf. Die Bedienung ist jedoch komplexer, die Pflege ebenso. Die Lebensdauer kann bei höherem Kaffeebedarf begrenzt sein.
Die Industrielösung kommt mit jedem Ansturm zurecht, bedient jeden Geschmack und besitzt eine hohe Lebensdauer. Sie braucht eine engmaschige Betreuung, ist aber mit jedem Business-System für Bezahlungen und Hygiene kompatibel. Dafür müsst ihr euch jedoch an einen entsprechenden Service wenden, sonst zahlt ihr jede Menge Geld.
Kaffeemaschine kaufen, mieten oder leasen?
Wie schon ausgeführt, ist es bei großen Vollautomaten immer sinnvoll, sie zu mieten oder zu leasen. Sobald Business-Features wie ein Festwasseranschluss oder Bezahlsysteme ins Spiel kommen, wird das Gerät exponentiell teurer – und hat einen höheren Wartungsaufwand. Mehr zu den verschiedenen Möglichkeiten erfahrt ihr in folgenden Beiträgen:
Bei Filterkaffeemaschinen müsst ihr euch diese Gedanken nicht machen. Selbst die geräumigsten Varianten verlangen kaum mehr als 300 Euro, die ihr sofort als geringwertiges Wirtschaftsgut abschreiben könnt. Miete oder gar ein Catering-Service wären übertrieben.
Wirtschaftlichkeit: Was kostet Kaffee im Unternehmen wirklich?
In nahezu allen Ratgebern zum unternehmensinternen Kaffeegenuss findet ihr dieselbe Aussage: Kaffee aus dem Filter ist günstiger als Kaffee aus dem Kaffeevollautomaten.
Das stimmt so nicht – zumindest nicht ganz. Denn wir müssen zwei Ebenen betrachten:
Kosten für die Maschine und ihren Unterhalt
Kosten für den Kaffee (Kaffeebohnen)
Kosten pro Tasse: Filterkaffee vs. Vollautomat

Die Kosten pro Tasse setzen sich aus mehreren Einzelposten zusammen. Die wichtigsten sind:
Kaffeepulver pro Tasse
Direkte Kosten für Zubehör wie Milch, Zucker, Sirup
Anteilige Kosten für Strom, Wasser, Verschleiß, Reinigungsmittel usw.
Anteilige Amortisierungskosten für Kauf, Miete usw.
Eventuell Geschirr, Löffel usw.
Kaffeevollautomaten sind komplexer und komplizierter als Filtergeräte, der Preis pro Tasse ist bei Kaffeeautomaten tatsächlich insgesamt höher. Alte Zahlen wie 12 Cent für Filterkaffee und um die 60 Cent für Kaffeevollautomaten stimmen aufgrund von Inflation und teureren Rohstoffen zwar nicht mehr, sind jedoch ein guter Richtwert.
Allerdings solltet ihr beim Verbrauch an Kaffeepulver – und damit dem größten direkten laufenden Kostenposten – eine Sache beachten:
Rein nach Kaffeeverbrauch ist eine Tasse Filterkaffee teurer als eine Kaffeespezialität aus dem Kaffeevollautomaten.
Setzen wir für beide Varianten dieselbe Bohnenqualität und denselben Kilopreis an, ist die Abweichung überraschend hoch. In meinem Ratgeber zu Kaffee im Büro mache ich eine detaillierte Beispielrechnung auf. Unterm Strich läuft sie auf folgende Erkenntnis hinaus:
Das Kostenparadox hat mit der üblichen Tassenmenge zu tun. Für Kaffeespezialitäten auf Espressobasis verwenden wir pro Getränk meist einen Single Shot mit etwa 9 Gramm Kaffeepulver. Eine übliche Tasse Kaffee mit mindestens 200 ml kommt auf etwa 14 Gramm.
So rechnet ihr die tatsächlichen Kaffeekosten aus
Dreh- und Angelpunkt eurer Kostenkalkulation für den Kaffeeservice sind sechs Faktoren, die einander bedingen:
Anzahl Kaffeetrinker
Tassen pro Tag
Arbeitstage pro Monat oder Jahr
Einstellungen der Maschine (Bezugsmenge, Kaffeepulver pro Shot)
Verbrauchsmaterial pro Tasse (Bohnen, Milch, Zucker, Strom, Wasser, Wasserfilter, Reiniger, Wartung, Service)
Amortisierungskosten der Maschine
Rechnet ähnlich genau wie Cafés, Bäckereien und Co, die Verkaufspreise kalkulieren wollen. Denn wir müssen ehrlich sein: Billig ist Kaffee im betrieblichen Umfeld nicht.
Außerdem müsst ihr verstehen, dass es keine Mengenvorteile gibt: Je mehr Personen Kaffee auf Knopfdruck oder aus der Kanne auf Unternehmenskosten trinken, desto teurer wird der Spaß.
Eine aktuelle Beispielrechnung für die laufenden Tassenkosten für die Kaffeebohnen mit meiner KLASSIK Röstung sieht so aus:
| Kaffeemaschine | Kaffeevollautomat | |
|---|---|---|
| Kaffeepulver pro Bezug/Tasse | 14g | 9g |
| Bezüge/Tassen pro Packung Kaffeebohnen (1kg) | 71 | 111 |
| Personen | 10 | 10 |
| Arbeitstage pro Jahr | 250 | 250 |
| Tassen pro Person pro Tag | 4 | 4 |
| Tassen pro Arbeitsjahr | 10.000 | 10.000 |
| Reichweite Packung Kaffeebohnen in Tagen | 1,8 | 2,8 |
| Benötigte Packungen pro Arbeitsjahr | 139 | 89 |
| Preis pro Kilo Kaffeebohnen (KLASSIK) | 32,90 € | 32,90 € |
| Ausgabe Kaffeebohnen pro Arbeitsjahr | 4.573,10 € | 2.928,10 € |
Den Milchverbrauch je Cappuccino rechnet ihr zum Beispiel so aus:
| Menge Milch pro Cappuccino (klassisches Rezept) | = | 100 ml |
| Bezüge pro Packung Milch (1l) | = | 10 |
| Reichweite pro Packung bei 4 Cappuccino pro Tag | = | 2,5 |
| Benötigte Packungen Milch pro Arbeitsjahr | = | 92 |
| Preis pro Packung (H-Milch 3,5%; Eigenmarke, Ø) | = | 1,05 € |
| Ausgabe Milch pro Arbeitsjahr | = | 96,60 € |
Laufende Nebenkosten rechnet ihr wiederum so aus:
| Kaffeemaschine | Kaffeevollautomat | |
|---|---|---|
| Wasserverbrauch Zubereitung pro Jahr (laut Beispielwerten) | 2.000 l | 400 l |
| Wasserbrauch Reinigung pro Jahr | Nach Häufigkeit/Art | Nach Häufigkeit/Art |
| Stromverbrauch pro Jahr | Leistung Maschine (in W) x Betriebsdauer in h x Preis pro Kilowattstunde | Leistung Maschine (in W) x Betriebsdauer in h x Preis pro Kilowattstunde |
| Ausgaben Reiniger pro Jahr | Nach Häufigkeit/Art | Nach Häufigkeit/Art |
| Ausgaben Zucker pro Jahr | Nach Verbrauch | Nach Verbrauch |
| Ausgaben Wartung/Reparatur | Nach Bedarf | Nach Bedarf |
Kaffeebohnen für Unternehmen: Wichtiger als die Maschine?
Was im Privatleben gilt, gilt auch bei der Arbeit: Wer einen teuren Kaffeevollautomaten kauft, aber ihn mit billigen Bohnen befüllt, kann keinen Kaffeegenuss erwarten.
Die Kaffeequalität spielt im Büro oder Betrieb eine noch größere Rolle, da ihr eure Mitarbeitenden mit der Heißgetränkeversorgung zu mehr Produktivität animieren wollt.

Supermarkt– oder Discounter-Kaffee haben sich in der jüngsten Zeit stärker verteuert als Speciality Coffee. Das liegt an den Beschaffungswegen handwerklicher Röstereien, die lieber auf direkte Beziehungen als auf Marktschwankungen setzen.
Es gibt also keinen Grund, schlechte Bohnen mit Kostenargumenten zu verteidigen. Aber es ist nicht so einfach, den Geschmack des gesamten Teams zu treffen.
Welche Bohnen fürs Unternehmen?
Es wäre übertrieben, verschiedene Röstungen für den Kaffeeautomaten und die Filtermaschine zu beschaffen. Setzt stattdessen auf einen gekonnten Kompromiss, der für alle Mitarbeitenden, Kunden, Gäste und Geräte funktioniert:
Säure- und bitterstoffarmes Röstprofil
Mittlere Schattierung für vielseitige Zubereitung
Aromen von Schokolade, Nüssen, Karamell
Viele Röstereien haben entsprechende Omniroasts im Angebot. Auch meine Kaffeebohnen für Vollautomaten habe ich bereits in verschiedenen Geräten ausprobiert. Klappt.
Kaffee entwickelt für Vollautomaten
Schokoladig, nussig & täglich frisch geröstet
Speziell abgestimmt auf Vollautomaten
Ausgewogen & kaum Säure
Kaffee beschaffen: So plant ihr euren Verbrauch
Kaffeegenuss hängt nicht nur von der Bohnenqualität, sondern auch von der Frische ab. Auch wenn es sinnvoll erscheint, große Kaffemengen zu bestellen und zu lagern, betreibt ihr damit Geldvernichtung. Die Bohnen verlieren schnell an Aroma, zudem benötigt ihr viel Lagerplatz.
Darum lohnt sich ein Kaffee-Abo. Ihr kalkuliert euren regelmäßigen Verbrauch, der Anbieter schickt euch im festgelegten Intervall die entsprechende Kaffeemenge zu.
Auch hier solltet ihr auf handwerkliche Röstereien statt auf Tchibo und Co setzen, da die Bohnenriesen auf Halde statt nach Bedarf produzieren. Um zu wissen, wie viel ihr wie oft benötigt, müsst ihr einmal mehr eine realistische Tassenanzahl kalkulieren.
Entsprechend der berechneten Menge solltet ihr eine Anfrage an verschiedene Abo-Anbieter stellen. Achtet dabei nicht nur auf Bohnenkosten oder Röstungen, sondern vor allem auf:
Flexibilität bei Intervallen, Mengen und Kaffeesorten
Verträge ohne Kleingedrucktes
Keine Mindestlaufzeiten
Reinigung & Pflege: So bleibt die Kaffeemaschine im Unternehmen zuverlässig
Je mehr eure Kaffeeautomaten, Filtermaschinen oder gar Siebträgermaschinen leisten, desto besser müsst ihr sie pflegen. Die Reinigung von Kaffeevollautomaten folgt zwar grundsätzlich meinen üblichen Empfehlungen, allerdings müsst ihr die Reinigungsprogramme wirklich streng durchziehen.
Gerade die routinemäßige Pflege ist Aufgabe des Teams, Full-Service-Anbieter schicken niemanden ins Unternehmen, um den Tresterbehälter zu leeren oder Milchpulver nachzufüllen.
Tägliche Reinigung
Milchsystem spülen
Brühgruppe reinigen
Wassertank + Tresterbehälter leeren/ spülen
Auffangschale entnehmen + spülen
Innenraum auswischen und trocknen lassen
Wöchentliche Reinigung
Brühgruppe gründlich reinigen
Milchsystem gründlich reinigen
Bohnenbehälter auswischen
Monatliche Reinigung
Entkalkung
Mahlwerk reinigen
Der Servicetechniker ist nur dafür da, die Maschine auf Verschleiß, Tiefenverschmutzung usw. zu prüfen und kleinere Probleme zu lösen, bevor sie groß werden.
Damit ihr nach Feierabend nicht noch stundenlang mit Putzen beschäftigt seid, kann ich euch nur raten, clevere Reinigungsmittel vorrätig zu haben. Sie senken den Aufwand, da ihr wichtige Bauteile nicht ausbauen und auseinandernehmen müsst. Eine Auswahl findet ihr in meinem Shop.
Spezial-Reiniger & Entkalker
Für Vollautomaten & moderne Kaffeemaschinen
Professionelle & schonende Reinigung
In Deutschland hergestellt
Häufige Fehler bei Kaffeemaschinen in Unternehmen
Solange ihr den Wunsch eurer Mitarbeiter nach gutem Kaffee nicht komplett ignoriert, könnt ihr kaum alles falsch machen. Allerdings gibt es falsche Entscheidungen, die euch Geld, Zufriedenheit und Nerven kosten:
Leistung der Maschine nicht ausreichend: Wer im Betrieb pauschal auf ein Modell für den Haushalt setzt, muss öfter neue Geräte beschaffen.
Milchgetränke unterschätzen: Cappuccino und Co sind zwar eine beliebte Wahl. Milchlösungen verlangen jedoch viel Reinigung, es gibt Hygienefragen, Preis und Aufwand pro Tasse steigen.
Bedarfe an Zubehör und Verbrauchsmaterialien falsch kalkulieren: Die Versorgung muss lückenlos funktionieren, sonst zahlt ihr in mehrfacher Hinsicht drauf.
Keine klaren Zuständigkeiten definieren: Wer kümmert sich ums Reinigen, wer um Service-Verträge oder Kaffee-Abos usw? Wenn keiner den Hut aufhat, macht’s auch keiner.
Bei hohem Durchsatz aufs falsche Wassersystem setzen. Ein Wassertank ist zwar handlicher und günstiger, bei hohem Kaffeeaufkommen aber ständig leer. Ein Festwasseranschluss ist aufwendiger und teurer, amortisiert sich aber durch eine einfachere Bedienung, eine gründlichere (weil einfachere) Maschinenreinigung und eine hohe Lebensdauer.
Den falschen Ort zum Aufstellen wählen. Ein Mahlwerk macht Krach, vor der Maschine stehen ständig Leute – das ist nicht gut für die Arbeitsatmosphäre. Vergesst bei eurer Anfrage bzw. Auswahl nie, wo das Gerät tatsächlich stehen kann und sollte. Das beeinflusst die Größe, die Verfügbarkeit von Wasseranschlüssen usw.
Fazit: Welche (gewerbliche) Kaffeemaschine passt zu eurer Firma?
Wenn ihr ein Angebot bei tradingtwins oder ähnlichen Vergleichsportalen einholt, verlangen sie jede Menge Informationen über Branche, Betrieb, Anforderungen usw. Je mehr Infos ihr liefert, desto mehr trifft die Lösung euren Geschmack, ohne zu sehr ins Geld zu gehen. Fünf wichtige Erkenntnisse solltet ihr in diesem Ratgeber in jedem Fall gewonnen haben:
Wenn viele Personen Kaffee trinken, lohnen sich Kaffeemaschine und Vollautomat.
Unterschätzt nie die laufenden Kosten.
Die Dosierung macht einen großen Teil des Tassenpreises aus.
Die Maschine ist verhandelbar, die Bohnen- und auch die Wasserqualität sind es nicht.
Der Siebträger bringt weder im Büro noch in größeren Betrieben einen Vorteil.
Wenn ihr meine Ausführungen auf die Probe stellen wollt, füllt einfach das Formular aus und lasst euch unverbindliche Angebote zu Kaffee für viele Personen unterbreiten.
Häufige Fragen zu Kaffeemaschinen für Unternehmen
Welche Kaffeemaschine für Unternehmen am besten ist, hängt von eurem Tassendurchsatz und Kaffeevorlieben ab. Für ein kleines Team sind hochwertige Consumer-Kaffeevollautomaten eine gute Idee, in großen Firmen braucht es Geräte für die Gastronomie. Eine Kombi-Lösung aus Kaffeemaschine und Vollautomat kann Geld sparen.
Wie viele Tassen Kaffee pro Mitarbeiter man einplanen sollte, lässt sich nicht pauschalisieren. Generell sind etwa drei bis vier Tassen täglich plus ein Kontingent für Kunden bzw. Besucher sinnvoll.
Ja, eine Kaffeemaschine fürs Büro kann man steuerlich absetzen. Sie fällt je nach Einsatz unter Betriebsausgaben oder Bewirtungskosten. Fragt hierzu am besten euren Steuerberater.
Eine Firmen-Kaffeemaschine muss generell öfter gereinigt werden als ein Modell für Zuhause. Tägliche Aufgaben wie das Spülen aller beweglichen Teile sind gleich. Bei Entkalkung und Tiefenpflege müsst ihr enge Intervalle einhalten.








