Kaffeevollautomat mieten 2025: Kosten-Nutzen-Rechnung für Firma, Büro, Gastro & Privat

Kaffeevollautomaten fürs Büro und erst recht Kaffeevollautomaten für Schule und Universität oder andere Großeinrichtungen sollten mehr können. Das macht sie preisintensiver und wartungsbedürftiger. Je größer die Kaffeemaschine, desto sinnvoller ist es deshalb, über Alternativen zum Kauf nachzudenken.

Kaffeevollautomaten mieten, zum Beispiel. Welche Vorteile hat diese Beschaffungsform gegenüber Kauf oder Leasing, welche Preise werden (ungefähr) aufgerufen und können auch Privatleute ihre Favoriten aus meinem Kaffeevollautomaten Test 2025 leihen?

Eine Abkürzung bietet euch das Formular: Tragt eure Ansprüche ein und erhaltet individuelle und unverbindliche Angebote zum Kaffeevollautomat mieten, leasen oder kaufen. Was ihr dabei generell beachten solltet, klären wir in diesem Ratgeber.

Kaffeevollautomat mieten statt kaufen? Vorteile & Nachteile

Preise & Kosten: Wann lohnt sich die Kaffeevollautomaten-Miete?

Wichtigster Kalkulationsfaktor zur besten Kaffeemaschine für euer Unternehmen ist der Preis pro Tasse, nach dem ihr Methoden der Kaffeezubereitung bewerten könnt. Hier gibt es zumindest Anhaltspunkte:

Die meisten Ratgeber kalkulieren noch mit etwa 0,12 Euro pro Vollautomaten-Kaffee. Mit der Inflation und dem Anstieg der Preise für Rohkaffee, Strom usw. sind 0,16 Euro pro Tasse jedoch realistischer.

Das ist trotzdem noch erheblich weniger als bei einer Kapselmaschine (weit über 0,35 Euro), aber auch deutlich mehr als bei Filterkaffee (rund 0,10 Euro).

Dies sind jedoch nur Näherungswerte, die sich je nach Kaffeebohnen, Maschine, Tagesdurchsatz und zugrundeliegendem Beschaffungsmodell verändern. Um die Kosten für Kaffee aus dem Vollautomaten in eurem Unternehmen näherungsweise vorauszuberechnen, müsst ihr folgende Faktoren kalkulieren:

Zwischen Kauf, Mietkauf und Langzeitleihe müsst ihr den Preis für einen Full-Service-Kaffeeautomat zum täglichen Tassendurchsatz ins Verhältnis setzen. 

Je mehr Leute daraus Kaffee beziehen, desto schneller amortisiert sich das Gerät – allerdings nur in Zufriedenheit, nicht unbedingt in den Kosten. Schauen wir uns das für zwei verschiedene Unternehmen genauer an.

Szenario A: Automatische Kaffeemaschine für kleines Büro leihen

In einem Büro mit 6 Personen sollen pro Arbeitstag 3 Tassen Kaffee pro Kopf zubereitet werden. Wir gehen von 250 Arbeitstagen aus. Dafür fasst ihr zum Beispiel einen Jura Z10 Kaffeevollautomaten ins Auge. Der Kaufpreis beträgt zum Zeitpunkt dieses Artikels rund 2.200 Euro (inklusive Mehrwertsteuer).

Die Rechnung geht demnach so:

Also

Zu dieser reinen Tassen-Maschinen-Rechnung kommen die Kosten für die Kaffeebohnen, Verbrauchszutaten wie Milch und Zucker, Stromkosten usw. dazu. Grob angenommen kämen wir so bei einem Tassenpreis von ca. 20 Cent und einem Monatswert von 75 Euro an.

Die Frage ist nun, wie hoch die Monatsrate ist, wenn ihr den Kaffeevollautomat mieten oder leasen möchtet. 

Kaffeevollautomat-Leasing ist weiter verbreitet, auch für den Z10 gibt es Angebote. Er ist allerdings ein Consumer-Kaffeevollautomat, für unser Beispiel-Büro jedoch realistischer als etwa ein Jura WE oder gar der aktuelle Jura GIGA 10.

Bei einer Laufzeit von 36 Monaten (analog zur Abschreibungsdauer) zahlt ihr bei einem Anbieter mit Full Service 98,55 Euro monatlich. Kaffeebohnen oder Nebenkosten sind nicht dabei.

In unserem kleinen Büro mit nur sechs Leuten ist Kaffee aus der Verleih-Kaffeemaschine also teurer – zumal ihr kaum mit einem hohen Wartungsaufwand rechnen müsst. Es ergibt also mehr Sinn, den Vollautomaten zu kaufen. Auch, wenn die Preise erstmal höher sind als beim Leihen.

Szenario B: Verleih-Vollautomat für große Firma oder Gastronomie

In einem größeren Unternehmen oder einem gastronomischen Betrieb reden wir über Gewerbe-Kaffeevollautomaten wie den WMF 5000 S, der rund 250 Tassen pro Stunde (!) zubereiten kann. Der Preis für diese Kaffeemaschine wird ausschließlich auf Anfrage ausgegeben.

Würden wir konservativ mit einer Tassenzahl von 250 pro Tag (!) sowie einem Maschinenpreis von 10.000 Euro rechnen, stünden wir bei einem Tassenpreis von nur 0,05 Euro, hätten aber 260,42 Euro monatliche Tassen-Maschinenkosten bei Kauf.

In diesem Beispiel ist diese Rechnung jedoch komplizierter. Erstens können wir gerade bei einem Gastronomie-Kaffeevollautomat nicht mit einer festen und regelmäßigen Bezugszahl rechnen. 

Außerdem sorgt jeder weitere Bezug für einen höheren Neben- und Verbrauchskostenanteil und erhöht den Wartungsaufwand. Wenn wir an Vollautomaten-Abschreibungen denken, müssen wir einen längeren Zeitraum aufgrund des Maschinenpreises einkalkulieren.

Bei all diesen Unwägbarkeiten bietet eine gewerblich gemietete, professionelle Kaffeemaschine aus meiner Sicht mehr Vorteile. Der Verleih hat Geräte im Angebot, den sich kaum eine Gastronomie (genauso wenig wie manche Firma) leisten könnte. 

Mit dem Mietverhältnis holt ihr Reparatur, Service und die Möglichkeit zum Tausch direkt dazu. Auch wenn die Gesamtkosten am Ende höher liegen, ist die Kalkulierbarkeit plus Service hier ein starkes Mietargument.

Wenn Gäste ihren Barista-Cappuccino stets in Top-Qualität und schnell erhalten, sorgt der preisintensivere Verleih trotz allem dafür, dass ihr mehr Umsatz macht und die Bude voll bekommt – zumindest in der Theorie.

Die besten Marken-Kaffeevollautomaten mieten: Erfahrungen mit Tchibo, Jura & WMF

Die meisten Miet-Anbieter haben Jura Kaffeevollautomaten und WMF-Angebote im Programm. Kaffeeriesen wie Tchibo oder Melitta bieten ebenfalls einen Profi-Service. Was können diese Marken in Sachen Maschinenmiete? 

Jura Kaffeevollautomat für kleine Firma & Büro in Berlin, München, Hamburg…

Bei Jura stehen Geräte aus der GIGA-Reihe an der Schwelle zum professionellen Automaten. Die eigentliche Profi-Serie wird von der WE-Reihe und massiven GIGA X-Modellen dominiert.

Wenn wir das Wissen über Maschinen wie den Jura GIGA 10 auf die Gewerbe-Ebene übertragen, steht außer Frage, dass ihr euch exzellenten Kaffe und top Milchschaum besorgt.

Jura bietet außerdem viele Ergänzungen, die euer Gerät zu einem Kaffeevollautomat mit Bezahlsystem, zu einem Vollautomat mit Festwasseranschluss oder zu beidem machen. Wenn ihr das toppen wollt, könnt ihr euren Kaffeevollautomaten mit einem Milchkühler ergänzen.

Eine realistische Alternative für eine kleinere Bürogemeinschaft ist der Jura Z10. Als klassisches Consumer-Modell versorgt er mehrere Kaffeefans problemlos mit ihren Barista-Favoriten. Hier ist der Kauf allerdings die bessere Alternative zum Leihen, wie wir sehen werden. 

WMF: Kaffeeautomat für Gastronomie & Gewerbe mieten oder leihen

WMF ist in der SB-Gastro eine Selbstverständlichkeit. Hier gibt es die größte Range an Funktions- und Leistungsklassen, Kaffeevollautomaten aller Größen und eine breite Palette an Miet-Partnern. 

Qualität ist hier ebenso ein Grundvorteil wie die top Programmier- und Bedienbarkeit. Während WMF Kaffeevollautomaten im Consumer-Segment etwas überteuert sind (zum Beispiel der WMF Perfection), stimmt im B2B-Bereich das Preis-Leistungs-Verhältnis auf jeden Fall. 

Tchibo & Melitta: Miet-Kaffeemaschine ja, Kaffeebohnen nein

Mit dem Tchibo Coffeeservice oder Melitta Professional Coffee Solutions habe ich auf Maschinenebene keine Probleme. Der Industrieröster-König beliefert zum Beispiel auch WMF und Jura. Melitta hat zwar ausschließlich Melitta Kaffeevollautomaten im Angebot, dafür aber viele professionelle Abstufungen.

Mein Problem besteht darin, dass ihr bei beiden keinen Kaffeevollautomat mieten oder leihen könnt, ohne einen Bohnenvertrag abzuschließen.

Doch die Kaffeebohnen sind für mich nicht vertretbar. Gute Kaffeebohnen aus transparenten Quellen sind in meinen Augen im professionellen Umfeld noch mehr Pflicht. Denn der Impact auf die Kaffee-Wertschöpfungskette ist als Großverbraucher noch größer.

Das Schöne: Immer mehr Röstereien bieten ihre hochwertigen Bohnen auch in Büro- oder Gewerbemengen als Abo an. Falls ihr generell an einem Abo interessiert seid, schaut in meinem Shop vorbei!

Kaffeemaschine oder Kaffeevollautomat privat mieten: Lohnt sich das?

Sharing is caring und wird auch für private Kaffee-Fans immer interessanter. Bei der Privatmiete oder dem privaten Mietkauf geht es weniger um den Tassenpreis als um die Frage: Welcher Preis wird für euer Wunschmodell aufgerufen?

Bei Plattformen wie Grover könnt ihr inzwischen auch Kaffeevollautomat mieten. Der ziemlich gute Delonghi Eletta Explore ist hier zum Beispiel für 49,90 Euro im Monat bei einer Laufzeit von 12 Monaten erhältlich – oder für 69,90 Euro im Monat für sechs Monate.

Bei Media Markt gab es den Heiß- und Kaltschäumer zum Zeitpunkt dieses Ratgebers für rund 860 Euro. Im 12-Monats-Vertrag zahlt ihr unterm Strich 598,80 Euro. Über sechs Monate sind wir bei 419,40 Euro. 

Beide Zahlen sind zwar geringer als der Kaufpreis, aber in meinen Augen nicht gering genug. Es geht noch deutlicher:

Der Einstiegs-Testsieger DeLonghi Magnifica S kostet im Kauf konstant unter oder um 300 Euro. Eine Grover-Miete über 12 Monate würde euch insgesamt 298 Euro kosten. Wollt ihr die Maschine nur sechs Monate behalten, wird’s noch teurer.

Zusätzlich sind Mietgeräte – selbst bei kürzerer Laufzeit – ein kleines Risiko. Denn ihr wisst bei Erhalt nicht, wie gut der Vorgänger (oder Mietanbieter) das Gerät gepflegt und geputzt hat. Zwar wird es bei Rückgabe einen Check geben, aber der muss nicht unbedingt perfekt sein.

Kaffeevollautomat mieten oder leasen: Was sind die Unterschiede?

Generell ist Leasen ist ein Ratenkauf in Zeitlupe, Mieten eine Nutzung auf Zeit. Die Grenzen verschwimmen im Bereich gewerblicher Kaffeemaschinen jedoch. Klarer wird’s eher beim Dienstwagen.

	Kaffeevollautomat mieten	Kaffeevollautomat leasen
Neugerät	Nicht zwangsläufig	Meist ja
Laufzeit	Kurz bis lang	lang
Service inklusive	Selten	Generell Ja
Monatsraten	Höher	Niedriger
Kaufoption bei Vertragsende	Immer öfter	Ja
Upgrade oder Wechsel möglich	Einfach	Schwerer

Kaffeevollautomat für einen Tag mieten: Für die Hochzeit in Bielefeld, Köln, Dresden & Co.

Wenn ihr Events wie Messen oder Hochzeiten ausrichtet, braucht ihr weder einen Vollautomaten kaufen noch euch auf Langzeitmiete einlassen. Entweder, ihr wendet euch an einen Caterer oder an Spezialisten:

In Großstädten von Berlin über Hamburg bis Düsseldorf und Hannover gibt es Kaffeevollautomaten-Verleiher, die euch das Gerät und den Service für einen stark begrenzten Zeitraum vermieten. 

Das ist hochgerechnet natürlich preisintensiver. Aber es lohnt sich: Ihr habt keinen Stress, einen klar kalkulierbaren Posten und könnt Kaffee anbieten, der Gäste und Besucher erfreut. Sucht dazu einfach nach „Kaffeevollautomat mieten Event [Stadt]“ – viele Anbieter sind auch bereit, etwas weiter zu fahren.

Kaffeevollautomat-Abo? Kommt drauf an

Im gewerblichen Kontext lautet das Fazit: Je leistungsstärker die Maschine ist, desto eher solltet ihr einen Kaffeevollautomat mieten statt kaufen.

Für Firmen-Kaffeevollautomaten mit riesigem Durchsatz und dem Bedarf an Dingen wie einem Festwasseranschluss, einem Bezahlsystem oder vielen Tassen Kaffee pro Tag ist die professionelle Miete eine gute Idee.

Ähnliches gilt für Hotels und Pensionen oder andere Gastronomien. Allerdings sollten ihr stets die Möglichkeiten zur Abschreibung gegenrechnen und überblicken, ob es sich lohnt, den Kaffeevollautomaten zu leasen.

Ein kleines Büro braucht weder Miete noch ein professionelles Gerät. Hochwertige Kandidaten aus meinem Kaffeevollautomaten Test 2025 reichen völlig.

Kaffeevollautomat mieten, Kaufen oder Kurzleihe? Wie macht ihr es in eurem Büro oder Betrieb? Hinterlasst mir gern einen Kommentar!