Kaffeevollautomat mieten 2023: Kosten-Nutzen-Rechnung für Firma, Büro, Gastro & Privat

Kaffeevollautomaten fürs Büro,Gewerbe oder die Gastro sollten größer, leistungsfähiger und vielschichtiger sein als die typischen Kandidaten in meinem Kaffeevollautomaten Test 2023. Das macht sie zwangsläufig preisintensiver und meist auch wartungsbedürftiger.

Neben Leasing und Kauf sind Miet-Kaffeevollautomaten beliebt, da sie auf den ersten Blick Kosten und Service-Aufwand sparen. Doch ob sich das wirklich lohnt, hängt von eurem individuellen Kosten-Nutzen-Vergleich ab.

Eine kleine Abkürzung bietet euch das Formular: Tragt ihr eure Ansprüche ein, erhaltet ihr individuelle und unverbindliche Angebote zum Mieten, Leasen oder Kaufen von professionellen Kaffeemaschinen. Was ihr dabei generell beachten solltet, klären wir in diesem Ratgeber.

Kaffeevollautomat mieten statt kaufen: Vorteile & Nachteile auf einen Blick

Preise & Kosten: Gegenüberstellung & die Tassenfrage

Wichtigster Kalkulationsfaktor zur besten Kaffeemaschine für euer Unternehmen ist der Preis pro Tasse, nach dem ihr verschiedene Möglichkeiten der Kaffeezubereitung bewerten könnt. 

Die meisten Ratgeber kalkulieren mit etwa 0,12 Euro pro Vollautomaten-Kaffee. Mit der Inflation um dem Anstieg der Preise für Rohkaffee und Kaffeebohnen sind 0,16 Euro pro Tasse jedoch weitaus realistischer.

Das ist trotzdem noch erheblich weniger als bei einer Kapselmaschine (weit über 0,35 Euro), aber auch deutlich mehr als bei simplem Filterkaffee (rund 0,10 Euro).

Dies sind jedoch nur Näherungswerte, die sich je nach Kaffeebohnen, Maschine, Tagesdurchsatz und zugrundeliegendem Beschaffungsmodell verändern. Um die Kosten für Kaffee aus dem Vollautomaten in eurem Unternehmen näherungsweise vorauszuberechnen, müsst ihr folgende Faktoren kalkulieren:

1. Anzahl Kaffeebezüge pro Jahr (Personen x Kaffee pro Tag x Arbeitstage)
2. Verbrauchskosten pro Tasse (Preis der Kaffeebohnen / Portionen pro Packung, Zucker, Milch usw. pro Tasse)
3. Abschreibungszeitraum der Maschine (Je nach Maschinenpreis und Investitionsvorgaben)
4. Jährliche Nebenkosten (Wasser, Strom, Pflege, Wartung)
5. Anschaffungskosten der Maschine

Zwischen Kauf und Langzeitleihe müsst ihr den Preis für einen Full-Service-Kaffeeautomat zum täglichen Tassendurchsatz ins Verhältnis setzen. 

Je mehr Leute daraus Kaffee beziehen, desto schneller hat sich das Gerät amortisiert – allerdings nur in Zufriedenheit, nicht unbedingt in den Kosten. Schauen wir uns das für zwei völlig verschiedene Unternehmen mal genauer an.

Szenario A: Automatische Kaffeemaschine für kleines Büro leihen

In einem Büro mit 6 Personen sollen pro Arbeitstag (nehmen wir 250 Tage p.a. an) 3 Tassen Kaffee pro Kopf zubereitet werden. Dafür fasst ihr zum Beispiel einen hochwertigen Jura Z10 Kaffeevollautomaten ins Auge. Der Kaufpreis beträgt zum Zeitpunkt dieses Artikels (Februar 2023) rund 2.200 Euro (inklusive Mehrwertsteuer).

Die Rechnung wäre demnach ungefähr folgende:

• 6 Personen x 3 Tassen = 18 Tassen pro Tag (T)
• 18 T x 250 Tage = 4.500 Tassen
• Durchschnittliche Abschreibungszeit = 3 Jahre

Also

• 4.500 Tassen x 3 = 13.500 Tassen
• 2.200 (Maschinenpreis) / 13.500 = 0,16 Euro pro Tasse bei drei Jahren Abschreibungszeit
• 375 Tassen pro Monat (4500/12) x 0,16 = 60,00 € Kaffee- bzw. Maschinenkosten pro Monat.

Zu dieser reinen Tassen-Maschinen-Rechnung kommen die Kosten für die Kaffeebohnen, Verbrauchszutaten wie Milch und Zucker, Stromkosten usw. dazu. Grob angenommen kämen wir so bei einem Tassenpreis von ca. 20 Cent und einem Monatswert von 75 Euro an.

Die Frage ist nun, wie hoch die Monatsrate ist, wenn ihr den auserkorenen Kaffeevollautomat gewerblich mieten oder leasen möchtet. 

Leasing ist als typisches Geschäftsmodell weiter verbreitet, auch für den Z10 gibt es Angebote. Er ist allerdings ein typischer Consumer-Kaffeevollautomat, für unser Beispiel-Büro jedoch realistischer als etwa ein Jura WE oder gar der aktuelle Jura GIGA 10.

Bei einer Laufzeit von 36 Monaten (analog zur Abschreibungsdauer) zahlt ihr bei einem Anbieter mit Full Service 98,55 Euro monatlich. Kaffeebohnen oder Nebenkosten sind nicht dabei.

In unserem kleinen Büro mit nur sechs Leuten ist Kaffee aus dem Mietomat also teurer – zumal ihr kaum mit einem hohen Wartungsaufwand rechnen müsst. Es ergibt also mehr Sinn, den Vollautomaten zu kaufen. Auch, wenn der initiale Kaufpreis höher liegt.

Szenario B: Vollautomat für große Firma oder Gastronomie ausleihen

In einem größeren Unternehmen oder einem gastronomischen Betrieb reden wir über Gewerbe-Kaffeevollautomaten wie den WMF 5000 S, der rund 250 Tassen pro Stunde (!) zubereiten kann. Der Preis für diese Kaffeemaschine wird ausschließlich auf Anfrage ausgegeben.

Würden wir konservativ mit einer Tassenzahl von 250 pro Tag (!) sowie einem Maschinenpreis von 10.000 Euro rechnen, stünden wir bei einem Tassenpreis von nur 0,05 Euro, hätten aber 260,42 Euro monatliche Tassen-Maschinenkosten bei Kauf.

In diesem Beispiel ist diese Rechnung jedoch komplizierter. Erstens können wir gerade in einer Gastronomie nicht mit einer festen und regelmäßigen Bezugszahl rechnen. 

Außerdem sorgt jeder weitere Bezug für einen unterm Strich höheren Neben- und Verbrauchskostenanteil und erhöht den Wartungsaufwand. Wenn wir an Abschreibungen denken, müssen wir einen längeren Zeitraum aufgrund des Maschinenpreises einkalkulieren.

Bei all diesen Unwägbarkeiten bietet eine gemietete (professionelle) Kaffeemaschine aus meiner Sicht mehr Vorteile. Der Verleih hat Geräte im Angebot, den sich kaum eine Gastronomie (genauso wenig wie manche Firma) leisten könnte. 

Und mit dem Mietverhältnis holt ihr euch Reparatur, Service und die Möglichkeit zum Tausch direkt mit dazu. Auch wenn die Gesamtkosten am Ende höher liegen, ist die Kalkulierbarkeit plus Service hier ein starkes Mietargument.

Die besten Marken-Kaffeevollautomaten mieten: Erfahrungen mit Tchibo, Jura & WMF

Die meisten Miet-Anbieter haben Jura Kaffeevollautomaten und WMF-Angebote im Programm. Kaffeeriesen wie Tchibo oder Melitta bieten ebenfalls einen Profi-Service. Was können diese Marken in Sachen Maschinenmiete? 

Jura für Büro & kleine Firma

Bei Jura stehen Geräte aus der GIGA-Reihe an der Schwelle zum professionellen Automaten. Die eigentliche Profi-Serie wird von der WE-Reihe und den massiven GIGA X-Modellen dominiert.

Wenn wir das Wissen über Maschinen wie den aktuellen Jura GIGA 10 auf die Gewerbe-Ebene übertragen, steht außer Frage, dass ihr euch exzellenten Kaffee, top Milchschaum und zusätzlich Möglichkeiten wie ein Bezahlsystem oder einen Festwasseranschluss ins Büro oder die Gastro holt.

WMF für Gastronomie & Gewerbe

WMF ist in der SB-Gastro eine Selbstverständlichkeit. Hier gibt es die größte Range an Funktions- und Leistungsklassen, Kaffeevollautomaten aller Größen und eine breite Palette an Miet-Partnern. 

Qualität ist hier ebenso ein Grundvorteil wie die top Programmier- und Bedienbarkeit. Während WMF Kaffeevollautomaten im Consumer-Segment etwas überteuert sind (zum Beispiel der WMF Perfection), stimmt im B2B-Bereich das Preis-Leistungs-Verhältnis auf jeden Fall. 

Tchibo & Melitta für alles außer Kaffeebohnen

Mit dem Tchibo Coffeeservice oder Melitta Professional Coffee Solutions habe ich auf Maschinenebene absolut keine Probleme. Der Industrieröster-König beliefert zum Beispiel auch WMF und Jura. Melitta hat zwar ausschließlich Melitta Kaffeevollautomaten im Angebot, dafür aber viele professionelle Abstufungen.

Mein Problem besteht darin, dass die beiden (Stand meiner letzten Recherche) darauf bestehen, dass ihr zum Vollautomaten auch einen Bohnenvertrag abschließt. Aus Anbietersicht ist das nachvollziehbar. 

Doch die Kaffeebohnen sind für mich nicht vertretbar. Gute Kaffeebohnen aus transparenten Quellen sind in meinen Augen im professionellen Umfeld noch mehr Pflicht, da der Impact auf die Wertschöpfungskette von Kaffee als Großverbraucher noch größer ist.

Kaffeevollautomat privat mieten: Lohnt sich das?

Sharing is caring und wird auch für private Kaffee-Fans immer interessanter. Bei der Privatmiete geht es weniger um den Tassenpreis als um den Kaufpreis eures Wunschmodells.

Bei privaten Mietplattformen wie Grover gibt es inzwischen eine Menge Kaffeevollautomaten. Der ziemlich gute Delonghi Eletta Explore ist hier zum Beispiel für 49,90 Euro im Monat bei einer Laufzeit von 12 Monaten erhältlich – oder für 69,90 Euro im Monat für sechs Monate.

Bei Media Markt gab es den Heiß- und Kaltschäumer zum Zeitpunkt dieses Ratgebers für rund 780 Euro. Im 12-Monats-Vertrag zahlt ihr unterm Strich 598,80 Euro. Über sechs Monate sind wir bei 419,40 Euro. 

Beide Zahlen sind zwar geringer als der Kaufpreis, aber in meinen Augen nicht gering genug. Es geht aber noch deutlicher:

Der Einstiegs-Testsieger DeLonghi Magnifica S kostet im Kauf konstant unter oder um 300 Euro. Eine Grover-Miete über 12 Monate würde euch insgesamt 298 Euro kosten. Wollt ihr die Maschine nur sechs Monate behalten, wird’s noch teurer.

Zusätzlich sind Mietgeräte – selbst bei kürzerer Laufzeit – ein kleines Risiko. Denn ihr wisst bei Erhalt nicht, wie gut der Vorgänger (oder Mietanbieter) das Gerät gepflegt und geputzt hat. Zwar wird es bei Rückgabe einen Check geben, aber der muss nicht unbedingt perfekt sein.

Kaffeevollautomat mieten oder leasen: Was sind die Unterschiede?

Generell ist Leasen ist ein Ratenkauf in Zeitlupe, Mieten eine Nutzung auf Zeit. Die Grenzen verschwimmen im Bereich gewerblicher Kaffeemaschinen jedoch. Klarer wird’s eher beim Dienstwagen.

Ähnlich wie bei Autos ist der Leasingvertrag für Kaffeemaschinen nur dann sinnvoll, wenn ihr eure Bilanz auf Vordermann bringen wollt und einen wirklich preisintensiven Vollautomaten mit allen möglichen Funktionen und riesigem Tassendurchsatz benötigt.

Kaffeevollautomat für einen Tag: Gute Idee für Party, Hochzeit & Veranstaltung

Wenn ihr offizielle Events wie Messen oder Hochzeiten ausrichtet, braucht ihr weder einen Vollautomaten kaufen noch euch auf Langzeitmiete einlassen. Entweder, ihr wendet euch an einen Caterer, der diesen Service anbietet, oder an Spezialisten:

In Großstädten von Berlin über Hamburg bis Düsseldorf und Hannover gibt es Kaffeevollautomaten-Verleiher, die euch das Gerät und den Service für einen stark begrenzten Zeitraum vermieten. 

Das ist hochgerechnet natürlich wesentlich preisintensiver. Aber es lohnt sich deutlich mehr: Ihr habt keinen Stress, einen klar kalkulierbaren Posten und könnt Kaffee anbieten, der Gäste und Besucher erfreut. Sucht dazu einfach nach „Kaffeevollautomat mieten Event [Stadt]“ – viele Anbieter sind auch bereit, etwas weiterzufahren.

Kaffeevollautomat-Abo? Kommt drauf an

Das Fazit zur gewerblichen Kaffeevollautomaten-Miete muss in jedem Fall lauten: je leistungsstärker die Maschine, desto eher. 

Für Firmen mit riesigem Durchsatz und dem Bedarf an Dingen wie einem Festwasseranschluss, einem Bezahlsystem oder einfach vielen Tassen Kaffee pro Tag ist die professionelle Miete eine gute Idee.

Ähnliches gilt für Hotels und Pensionen oder andere Gastronomien. Allerdings sollten ihr stets die Möglichkeiten zur Abschreibung bei Kauf gegenrechnen und gleichzeitig überblicken, ob es sich lohnt, den Kaffeevollautomaten zu leasen.

Ein kleines Büro braucht weder Miete noch ein professionelles Gerät. Hochwertige Kandidaten aus meinem Kaffeevollautomaten Test 2023 reichen völlig.

Mieten, Kauf oder Kurzleihe? Wie macht ihr es in eurem Büro oder Betrieb? Hinterlasst mir gern einen Kommentar!