Kaffeevollautomat mieten oder kaufen: Welche Investitionsstrategie lohnt sich 2021?

Wie ihr vielleicht schon in meinen anderen Artikeln zu Kaffeevollautomaten in Gastronomie und Gewerbe bemerkt habt, gelten für den „Profi-Einsatz“ ein paar besondere Regeln. Hier akzeptiere ich Dinge, die ich im üblichen Kaffeevollautomaten Test nie durchgehen lassen würde.

Wie ihr vielleicht schon in meinen anderen Artikeln zu Kaffeevollautomaten in Gastronomie und Gewerbe bemerkt habt, gelten für den „Profi-Einsatz“ ein paar besondere Regeln. Hier akzeptiere ich Dinge, die ich im üblichen Kaffeevollautomaten Test nie durchgehen lassen würde.

Eine fest verbaute Brühgruppe, zum Beispiel. Oder die Tatsache, dass man einen Kaffeevollautomaten auch mieten kann und sollte.

Während sich mir bei der Idee, mir als Privatmensch eine teure Kaffeemaschine zu mieten, aus mehreren Gründen die Fußnägel und das Portemonnaie hochrollen, halte ich diese Strategie für viele Unternehmen oder Büros für eine gute Wahl.

Das gilt allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen und nur dann, wenn ihr euch intensiv mit dem Kosten-Nutzen-Vergleich und euren Ansprüchen an einen möglichen Kaffee-Partner auseinandersetzt.

Denn ihr solltet einerseits wissen, ob ihr 50 Tassen pro Tag oder pro Stunde benötigt. Und ihr solltet nicht jeder dahergelaufenen Ausleihe für Maschinen vertrauen. Ich habe mich umgesehen und nach einem Anbieter gesucht, der euch diesen Vergleich einfacher macht.

Herausgekommen ist das Formular, mit dem ihr euch individuelle und unverbindliche Angebote zum Mieten, Leasen oder Kaufen von professionellen Kaffeemaschinen zuschicken lassen könnt.

Kaffeevollautomat mieten oder kaufen: Kosten, Vergleich und die Tassenfrage

Normalerweise ziehen wir den Preis pro Tasse heran, um unterschiedliche Kaffeezubereitungsgeräte nach ihrer Wirtschaftlichkeit zu bewerten.

Allgemein gilt: Eine Tasse Kaffee aus dem Vollautomaten kostet rund 0,16 Euro. Das ist erheblich weniger als bei einer unsäglichen Kapselmaschine (deutlich über 35 Cent), aber auch erheblich mehr als bei einer Tasse Filterkaffee (deutlich unter 10 Cent).

Filterkaffee Barista Arne

Das sind jedoch nur Näherungswerte, die von sehr vielen Faktoren abhängen. Um die Kosten für Kaffee aus dem Vollautomaten in eurem Unternehmen zu berechnen, müsst ihr genau hinschauen, den Taschenrechner rausholen und zum Erbsen- bzw. Bohnenzähler werden.

Wollte ich euch das an dieser Stelle detailliert erklären, bräuchte ich sehr viel Platz – und ihr viel Zeit. Grob müsst ihr folgende Faktoren für die Kaffeekosten pro Jahr kalkulieren:

  1. Anzahl Kaffeebezüge pro Jahr (Personen x Kaffee pro Tag x Arbeitstage)
  2. Verbrauchskosten pro Tasse (Preis der Kaffeebohnen / Portionen pro Packung (+ Zucker, Milch usw. pro Tasse))
  3. Abschreibungszeitraum der Maschine (Je nach Maschinenpreis und Investitionsvorgaben)
  4. Jährliche Nebenkosten (Wasser, Strom, Pflege, Wartung)
  5. Anschaffungskosten der Maschine

Der letzte Punkt ist für uns an dieser Stelle besonders interessant. Rechnen wir das einmal in zwei sehr unterschiedlichen Szenarien durch:

Szenario A

In einem Büro mit 6 Personen sollen pro Arbeitstag (nehmen wir 250 Tage p.a. an) 3 Tassen Kaffee pro Kopf zubereitet werden. Dafür fasst ihr zum Beispiel einen hochwertigen Jura Z8 Kaffeevollautomaten ins Auge. Der Kaufpreis beträgt zum Zeitpunkt dieses Artikels (April 2020) rund 2.400 Euro (inklusive Mehrwertsteuer).

Kaffeevollautomat mieten Jura Z8 mit Arne

Die Rechnung wäre demnach ungefähr folgende:

6 Personen x 3 Tassen = 18 Tassen pro Tag (T)
18 T x 250 Tage = 4.500 Tassen
Durchschnittliche Abschreibungszeit = 3 Jahre

Also

4.500 Tassen x 3 = 13.500 Tassen
2.400 (Maschinenpreis) / 13.500 = 0,18 Euro pro Tasse bei drei Jahren Abschreibungszeit
375 Tassen pro Monat (4500/12) x 0,18 = 67,50 € Kaffee- bzw. Maschinenkosten pro Monat.

Zu dieser reinen Tassen-Maschinen-Rechnung kommen noch die Kosten für die Kaffeebohnen, Verbrauchszutaten wie Milch und Zucker, Stromkosten usw. dazu. Grob angenommen kämen wir so bei einem Tassenpreis von ca. 20 Cent an und hätten damit einen Monatswert von 75 Euro.

Die Frage ist nun, wie hoch die Monatsrate ist, wenn ihr den auserkorenen Kaffeevollautomat mietet. Ich habe aktuell nur ein Mietangebot für dieses Gerät gefunden, da dieses Jura-Modell eher in der Consumer-Liga spielt. Aber es ist für unser Beispielbüro realistischer als jede Profi-Maschine.

Bei einer Laufzeit von 36 Monaten (analog zur Abschreibungsdauer) beträgt die Monatsrate ohne Full Service 78,72 Euro. Vergesst nicht – das ist der reine Tassen-Maschinen-Preis. Wollt ihr Wartung und Reparatur dazu haben, sind wir bei 85,09 Euro. Kaffeebohnen oder Nebenkosten sind natürlich nicht dabei.

In unserem kleinen Beispielbüro mit nur sechs Leuten ist Mieten also teurer – zumal ihr weder den Wartungsvertrag benötigt noch zwangsläufig mit einem hohen Wartungsaufwand rechnen müsst. Es ergibt also mehr Sinn, den Vollautomaten zu kaufen. Auch, wenn der initiale Kaufpreis etwas höher liegt.

Szenario B

In einem größeren Unternehmen oder einem gastronomischen Betrieb wird über die Anschaffung eines Gewerbemodells wie den WMF 5000 S nachgedacht, der rund 250 Tassen pro Stunde (!) zubereiten kann. Der Preis dieses Profi-Automaten wird nicht öffentlich gemacht, sondern ausschließlich nach Anfrage ausgegeben.

Würden wir konservativ mit einer Tassenzahl von 250 pro Tag (!) sowie einem Maschinenpreis von 10.000 Euro rechnen, stünden wir bei einem Tassenpreis von nur 0,05 Euro, hätten aber 260,42 Euro monatliche Tassen-Maschinenkosten bei Kauf.

In beiden Szenarien wären Kauf und Miete gleichermaßen möglich. Nur im ersten Beispiel ist der Kauf allerdings logisch. Denn selbst bei vorsichtiger Kalkulation habt ihr den Anschaffungspreis der Maschine schnell „weg getrunken“, also amortisiert.

Beim zweiten Beispiel ist diese Rechnung noch komplizierter. Denn erstens können wir gerade in einer Gastronomie nicht mit einer festen und regelmäßigen Bezugszahl rechnen. Das Gästeaufkommen schwankt, Saisonvorlieben und vieles mehr müsst ihr ebenfalls berechnen.

Außerdem sorgt hier jeder weitere Bezug für einen unterm Strich höheren Neben- und Verbrauchskostenanteil und erhöht auch noch den Wartungsaufwand. Wenn wir an Abschreibungen denken, müssen wir auch noch einen wesentlich längeren Zeitraum aufgrund des Maschinenpreises einkalkulieren.

Darum halte ich es für ausnehmend wichtig, dass ihr ab rund 10 Personen oder 30 Tassen pro Tag individuelle Angebote zum Kauf oder zur Miete einholt. Je mehr Bezüge aus dem Automaten kommen sollen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich für euch ein Mietverhältnis lohnt.

In kleinen Büros mit einem bescheideneren Bedarf sehe ich dafür vorrangig keinen Grund und empfehle den Kauf. Meine aktuellen Vorschläge für sinnvolle Geräte findet ihr im Artikel Kaffeevollautomaten fürs Büro.

Melitta CI Touch Espresso Arne happy

In beiden Fällen könnt ihr euch direkt Angebote zu beiden Investitionsentscheidungen einholen, wenn ihr das Formular ausfüllt.

Mieten vs. leasen: Was sind die Unterschiede?

Bevor ich mich intensiv mit der Thematik beschäftigt habe, hätte ich nicht sagen können, warum man einen Kaffeevollautomaten leasen sollte. Leasen ist ein Ratenkauf in Zeitlupe, Mieten ist eine Nutzung auf Zeit. 

Bei beiden Varianten bekommt ihr den Kaffeevollautomaten für einen bestimmten Zeitraum gegen eine Nutzungsgebühr zur Verfügung gestellt. Diese Nutzungsgebühr liegt pro Monat auf jeden Fall unter den (hohen) Anschaffungskosten.

Damit endet allerdings die gemeinsame Definition. Ich stelle die beiden Anschaffungsvarianten in ihren wichtigsten Besonderheiten einmal gegenüber:

Kaffeevollautomat mietenKaffeevollautomat leasen
Vorteile
- Wartung, Pflege inklusive
- Relativ flexbile Verträge
- Keine Zwangsablösung
- Upgrades/Wechsel möglich
- Bilanzneutral
- Leasingraten absetzbar
- Meist günstiger als simpler Ratenkauf
Nachteile
- Ihr bekommt meist ein „Gebrauchtgerät“- Vertragslaufzeiten
- Zusätzlicher Wartungs- und Service-Vertrag notwendig

Ich muss euch sicher nicht lange überzeugen, dass es mehr Sinn ergibt, einen Kaffeevollautomaten zu mieten als zu leasen. Es sei denn, ihr wollt ihn am Ende besitzen und sucht nur eine bilanzfreundliche Variante, ihn Stück für Stück zu kaufen.

Kaffeevollautomat mieten für Events – lohnt sich das?

So großartig ich hochwertige Vollautomaten wie den Melitta CI Touch finde, so fehl am Platze finde ich sie in der Eventgastronomie. Darunter verstehe ich vor allem euer Catering-Business oder jede andere Form der mobilen Gastro-Begleitung von Festen.

Ganz abgesehen davon, dass selbst Profi-Geräte darauf ausgelegt sind, an einem festen Standort ihr Werk zu verrichten, sind die meisten erschwinglichen Kaufmodelle ziemlich langsam – zumindest vergleichsweise. Das kann sich im größten Gästetrubel bitter rächen.

Ich sehe kaum ein Szenario, in dem ihr mit einem gekauften Kaffeevollautomaten bei einem von euch begleiteten Event punkten könnt. Zu groß ist die Gefahr, dass der Maschine der Transport nicht bekommt oder ihr zu wenig Power für den Gästeandrang habt.

Darum fahren die meisten Eventausstatter am besten, wenn sie sich nach einem zuverlässigen Mietanbieter umsehen, der vielleicht sogar Tages- oder Wochenraten und -Geräte im Angebot hat. Hier gibt’s Absicherungen gegen Schäden, oft werden die Maschinen direkt zum Veranstaltungsort geliefert und von dort wieder abgeholt. Ihr müsst euch nur um den Betrieb kümmern.

IFA 2019 Buergermeister Michael Mueller

Aus Erfahrung kann ich euch sagen: Sucht euch einen lokalen Anbieter und fahrt bei ihm vor Abschluss des Mietvertrags persönlich vorbei. Käffchen, Schwätzchen, das volle Programm. Die persönliche Connection hat schon so manchem Eventveranstalter im Ernstfall den Hintern gerettet.

Auch wenn der Mietpreis die Kosten für den Automatenkauf in der Summe irgendwann übersteigt, seid ihr mit der Mietvariante als mobile Gastroanbieter selbst langfristig besser aufgestellt.

Es sei denn, Kaffee ist euer Hauptgeschäft. Doch dann ist die Espressomaschine sowieso die bessere Wahl – und nach meiner Ansicht die einzig vertretbare.

Sage Oracle Touch Uebersicht

Tchibo Kaffeevollautomaten: Angebote zum Mieten von Marken

Wenn ihr euch für ein Beschaffungsmodell entschieden habt, gibt es sehr viele Mietangebote und Mietanbieter. Ich finde für den Anfang den Coffeeservice für Tchibo Kaffeevollautomaten sinnvoll oder empfehle euch einen Blick auf Melitta Professional Coffee Solutions. Hier gewinnt ihr einen Überblick über den Markt und die möglichen Mietmodelle.

Bei Tchibo gibt es nicht nur eigene Whitelabel-Produkte, sondern auch WMF Gastroautomaten, größere Jura Kaffeevollautomaten und verschiedene Leistungsstufen. Melitta Profi-Geräte sind zwar immer von Melitta, aber ebenfalls in unterschiedlichen Abstufungen erhältlich.

Ihr könnt auch jeden anderen Anbieter und jede andere Marke wählen. Beim Mieten solltet ihr nur darauf achten, dass:

  • der Mietpreis im Marktdurchschnitt liegt
  • das Mietmodell euren tatsächlichen Bedarf widerspiegelt (Pay-Per-Cup oder Monatsmiete?)
  • Service und Wartung inbegriffen sind
  • die Mietdauer nicht zu lang ist – falls ihr upgraden oder wechseln wollt
  • ein Ansprechpartner in eurer Nähe ist

Mir persönlich ist es wichtig, dass ihr euch gerade bei den großen Marken wie Melitta oder Tchibo keine zusätzlichen Bohnenverträge aufschwatzen lasst. Maschinen können diese Verleiher zur Verfügung stellen, vertretbare Kaffeebohnen nicht.

Darum sind wir den entscheidenden Schritt Richtung fairen Kaffeehandel gegangen und kooperieren mit einer der renommiertesten Kaffeeröstereien Deutschlands. So garantieren wir eine gerechte Wertschöpfungskette im Herstellungsprozess. Unsere speziell für den Vollautomaten entwickelten Bohnen entfalten ihr volles Aroma in den Geräten und verleihen euren Kaffeespezialitäten eine schokoladige Note.

Kaffee für Vollautomaten by Coffeeness

Kaffee entwickelt für den Vollautomaten

Der Coffeeness Kaffee ist endlich erhältlich.

Für Latte Macchiato

Espresso, schwarzer Kaffee

Schokoladig

Frisch geröstet

Zum Coffeeness Shop

Kaffeevollautomat mieten für Firmen und Privat: Für wen lohnt es sich?

Weil wir eh schon alle Varianten durchgehen, können wir auch gleich fragen, ob es sich lohnt, als Privatmensch einen Kaffeevollautomaten zu mieten. Die Antwort lautet nach meiner Ansicht (bisher) Nein.

Je nach Modell beginnt der Mietpreis ab 40 Euro im Monat, die meisten Verleiher haben jedoch eher professionelle Geräte im Angebot – und richten sich auch nur an Profis.

Siemens EQ.9 Umfang

40 Euro im Monat klingen für den Privatmenschen erst einmal gut. Schließlich müsst ihr für einen hochwertigen Kaffeevollautomaten wie etwa den Siemens EQ 9 Kaffeevollautomat beim Kauf direkt mehr als 1.600 Euro auf den Tisch legen.

Aber als Privatperson muss es erstens nicht das superteure Gerät mit ordentlich Leistung sein. Wenn ihr ein paar Nummern kleiner stapelt, kommt ihr bereits ab 300 Euro auf eure Kosten – siehe der DeLonghi Magnifica ECAM 22.110.B als Dauerbrenner in dieser Kategorie.

DeLonghi ECAM 22.110.B Arne Kanne

Zweitens braucht ihr die flankierenden Serviceleistungen nicht, die den Mietpreis auch ausmachen. Absetzen könnt ihr die Mietraten ebenfalls nicht.

Drittens bin ich einfach der Ansicht, dass ihr euch mit dem Vollautomaten-Kauf als Privatperson ein eigenes Stück Technik zulegt, mit dem ihr tun und lassen könnt, was ihr wollt.

Ich kann diese Einstellung schwer erklären. Solltet ihr einen Vermieter finden, der euch als Privathaushalt ein sinnvolles und seriöses Angebot macht, lohnt wie bei allen vorgestellten Mietmöglichkeiten ein Vergleich – nicht nur des eigenen Verbrauchs, sondern auch der Geräte und Mietkonstellationen.

Meist stellt ihr fest, dass der „Aufwand“ der Miete für den Privathaushalt nicht gerechtfertigt wäre.

Für diese Überprüfung und natürlich alle professionellen Fälle ist das Formular gedacht. In der Reihe Kaffeevollautomaten für Firmen, die Gastro und das Büro habe ich euch noch weitere Tipps zusammengestellt. Zum Beispiel dazu, wie ihr einen Kaffeevollautomat zur Miete abschreiben könnt.

Bei Fragen und Ergänzungen erreicht ihr mich wie immer über die Kommentarspalte.

Ich freue mich über deinen Kommentar

Inhaltsverzeichnis