Kaffeevollautomat leasen – Lohnt sich die Beschaffungsvariante?

Wie ich bereits in mehreren Ratgebern zu Kaffeevollautomaten für Firmen gesagt habe, ergibt es bei meinen Geräte-Tipps aus dem Kaffeevollautomaten Test meist Sinn, sie direkt zu kaufen.

Allerdings lohnen sich diese Empfehlungen nur, wenn höchstens sechs Personen ungefähr 20 Tassen pro Tag beziehen. Sobald wir in Richtung Industrie-Kaffeevollautomat gehen, wird die Beschaffung ungleich teurer.

Es sei denn, ihr findet ein Angebot zum Mieten, Kaffeevollautomat Leasen oder Finanzieren, dass die hohe Investition in verträgliche Portionen aufteilt und euch Maschinenpower für weit mehr als 50 Tassen pro Tag bereitstellt.

Die Frage lautet, welche der drei Beschaffungsvarianten am meisten Sinn ergibt. In diesem Ratgeber findet ihr allgemeine Tipps. Doch für Angebote mit einer kalkulierbaren Zahl am Ende empfehle ich euch das Formular.

Tragt eure kaffeespezifischen Firmendaten ein und ihr erhaltet maßgeschneiderte Angebote aus allen drei Kategorien. Und zwar für Maschinen, die mehr können als 30 Tassen pro Tag. Und schon wisst ihr, ob ein Kaffeevollautomat Firmenleasing etwas für euch ist.

Kaffeevollautomat leasen oder kaufen: Kosten & wichtige Unterschiede

In einem anderen Ratgeber für Gewerbefragen habe ich bereits gesagt, dass das Leasing eine Art Ratenkauf im Schneckentempo ist. Im Vergleich zur üblichen Finanzierung sind die Monatsraten meist niedriger, die Laufzeit ist jedoch höher. Im Vergleich zur Miete sind die Monatsraten ebenfalls niedriger, allerdings gibt es weniger Service.

Beim Leasing bindet ihr euch längerfristig an einen Kaffee-Partner. Außerdem zahlt ihr am Ende eine Ablöse für das Gerät, womit es euch dann gehört. Um Wartungsverträge o.ä. müsst ihr euch selbst kümmern.

Je nach Anbieter kommt der Leasing- bzw. Finanzierungsvertrag stets mit einem Abo an Kaffeebohnen. Beim Tchibo Coffee Service beispielsweise könnt ihr den beliebten Industrie-Kaffeevollautomaten WMF 1100S in der Konfiguration Wasseranschluss-Frischmilchzufuhr für derzeit 69 Euro im Monat (ohne MwSt.) mit einer Laufzeit von 60 Monaten leasen. Statt Frischmilchzufuhr kann aber auch ein Milchkühler die richtige Wahl sein.

Das Servicepaket kostet euch zusätzlich 79 Euro im Monat, aber ihr könnt es auch abwählen. Nicht abwählen könnt ihr die regelmäßige Lieferung von acht Kilogramm Kaffeebohnen. Diese müsst ihr monatlich mit rund 80 Euro aufwärts bezahlen.

Da wir Tchibos Rolle auf dem Kaffeemarkt kennen (Stichwort Preisdrückerei), ist dieser Vertragsteil für mich ein Ausschlusskriterium. Doch das müsst ihr selbst entscheiden.

Dankenswerterweise stellt Tchibo zur WMF 1100S auch den Direkt-Kaufpreis dar. Das ist im Profi-Segment nicht zwingend üblich. Die Maschine mit Festwasseranschluss und einer nach meiner Ansicht unverzichtbaren Frischmilch-Zufuhr kostet euch rund 4.600 Euro plus MwSt.

Rechnen wir das gegen unser Leasingmodell mit 60 Monaten auf, läge die „Monatsrate“ beim Kauf mit rund 76 Euro über dem Leasing. Allerdings müsst ihr hier keine Bohnen abnehmen – und könnt euch damit direkt nach einer anständigen Rösterei in eurer Nähe umsehen, die B2B-Lieferungen ermöglicht.

Außerdem dürfen wir nicht die am Ende fällige Ablösesumme beim Leasen vergessen – für ein Gerät, dass dann bereits fünf Jahre lang möglicherweise täglich im intensiven Einsatz war. In Lebenszyklen gedacht, ist das bei diesen Rahmenbedingen eine Ewigkeit zum Quadrat.

Es liegt dennoch auf der Hand, dass das Leasing von professionellen (!) Vollautomaten die bilanzneutralere Variante ist. Doch das findet ihr erst heraus, sobald der Anbieter ein Geheimnis aus dem Kauf- bzw. Miet- oder Leasingpreis macht.

Das ist ab einer gewissen Maschinengröße immer der Fall. Die WMF 9000S mit einem Durchlauf von bis zu 350 Tassen pro Tag beispielsweise könnt ihr erst nach Anfrage kalkulieren.

Andersherum wäre es aus bilanziellen Gründen auch verführerisch, einen hochwertigen Consumer-Vollautomaten wie den Jura Z8 zu leasen bzw. zu finanzieren. Er kostet immerhin rund 2.400 Euro (inkl. MwSt.) zum Zeitpunkt dieses Ratgebers (April 2020). Ein großer Elektromarkt bietet eine 60-monatige Laufzeit mit rund 46 Euro pro Rate.

Für den Privatkäufer ist das ein Anreiz. Im Unternehmen besitzt ihr jedoch nach fünf Jahren ein Gerät, das nach AfA-Tabelle in der Kategorie Getränkeautomat nach fünf Jahren abgeschrieben – also verschlissen – ist.

Hier zeigt sich besonders deutlich der hinkende Fuß jedes Finanzierungs- oder Leasingmodells: Auch wenn ihr initial eine hohe Investition spart, rechnet sich das Leasing langfristig meist nicht. Über das Abschreiben wärt ihr nach fünf Jahren besser aufgestellt und hättet Geld für ein neues Gerät (wenn’s nötig ist).

Leasen vs. Mieten: Die bessere Alternative?

Während ich offensichtlich einiges gegen das Leasen habe, finde ich es ziemlich clever, Kaffeevollautomaten zu mieten. Zumindest, wenn wir wieder von professionellen Kaffeevollautomaten für Firmen reden.

Beim Mieten geht ihr zwar ebenfalls einen längerfristigen Vertrag ein, genießt aber meist mehrere Vorteile:

Zunächst kostet euch die oben berechnete WMS 1100 S bei Tchibo Coffee Service rund 100 Euro pro Monat exklusive MwSt. – mit Festwasseranschluss und Frischmilch-Zufuhr. Erst im nächsten Schritt erfahrt ihr allerdings, dass ihr das Servicepaket „verpflichtend“ buchen müsst.

Das macht nochmal 79 Euro pro Monat. Ehrlich gesagt finde ich das ein bisschen frech, da auf der Produktseite der Full-Service so formuliert ist, dass er Teil der Mietkosten scheint.

Außerdem wollen sie euch wieder ihre acht Kilo Kaffee pro Monat andrehen, die ihr mit mindestens 80 Euro bezahlen müsst (je nach Sorte).

Schon dieses Beispiel eines an sich vertrauenswürdigen Anbieters zeigt, dass ihr sehr genau hinschauen solltet, bei welcher Monatsmiete ihr am Ende wirklich landet. Darum lohnt es sich ungemein, wenn ihr euch klare Vergleichsangebote einholt, Maschinen gegenüberstellt und das Service-Versprechen hinterfragt.

Als Abkürzung habe ich euch das Formular eingebettet – aber ihr könnt (und solltet) gern auch andere Anbieter konsultieren.

Stellen wir wieder die Maschinenkategorien Profi und Privat gegenüber, bin ich auf jeden Fall der Meinung, dass sich der Aufwand der Miete bei Consumer-Geräten wie dem hochwertigen Siemens EQ 9 als leisester Kaffeevollautomat nicht lohnt.

Je nach Ausführung liegen die Preise hier unter 1.000 Euro und lassen sich damit bereits im Anschaffungsjahr vollständig steuerlich geltend machen. Wozu also den Aufwand mit der Miete?

Für Events: Kurzfristiges Leasing oder langfristige Anschaffung sinnvoll?

Wo früher eine Riesenkanne Kaffee aus der Kaffeemaschine reichte, muss die mobile Gastronomie (Events, Catering etc.) heute ebenfalls mit sexy Kaffeeangeboten punkten. Ein Kaffeevollautomat oder sogar eine professionelle Siebträgermaschine gehören demnach zur Grundausstattung.

Doch anders als in Hotels, Pensionen oder der „stationären“ Gastronomie Kaffeevollautomaten halte ich kurzfristige Anschaffungen in Form von Tages- oder Wochenmieten im mobilen Eventbusiness für die bessere Wahl – zumindest bis zu einem gewissen Punkt.

Alle Kaffeeautomaten oder Siebträger haben das gleiche Problem: Sie mögen es gar nicht, von gestressten Cateringleuten durch die Gegend getragen, ständig im Lieferwagen durchgeschüttelt oder von nervösen Aushilfen bedient zu werden.

Das gilt genauso für ein Profi-Gerät von WMF oder Tchibo und für Consumer-Produkte wie den ansonsten hervorragende Miele CM 7550. Zumal diese vergleichsweise günstigen Kaffeevollautomaten für den Privatgebrauch dem Durchsatz eines Events nicht standhalten.

Jede professionelle Maschine ist darüber hinaus nicht nur teuer, sondern auch unheimlich schwer. Falls ihr ein Event betreut, das im freien Feld stattfindet, seid ihr mit eurem an sich sinnvollen Festwasseranschluss unter Umständen ebenfalls angeschmiert.

Ich könnte noch zig Gegenargumente gegen den Maschinenkauf im Eventbusiness aufführen, doch die Quintessenz ist immer gleich: Mit der kurzfristigen Miete macht ihr diese Probleme zum Problem von jemand anderem!

Ihr schaut euch die Location und das Event an und bestellt daraufhin bei eurem Kaffee-Service exakt die Maschine, die Sinn ergibt. Und zwar nur solange, wie es Sinn ergibt.

Diese Maschine wird in vielen Fällen direkt zum Veranstaltungsort transportiert, aufgestellt, angeschlossen und am Ende wieder abgeholt. Ihr müsst das Ding manchmal nicht einmal justieren oder bedienen – siehe SB-Automaten.

Wenn ihr euch den Mietpartner klug in eurer Nähe aussucht und ein gutes Verhältnis aufbaut, machen sich höhere Preise für die Miete in Form sehr kurzfristiger Hilfe und so manchem „Noteinsatz“ jenseits klassischer Öffnungszeiten bezahlt. Außerdem könnt ihr den Mietpreis in eurem Angebot einkalkulieren.

Die andere Seite der Medaille: Insbesondere in Event-Hochburgen wie Berlin, Düsseldorf, Hannover oder Leipzig kann es euch passieren, dass die von euch gewünschte Kaffeemaschine in der Saison nicht mehr oder nicht günstig zu mieten ist. Darum braucht ihr immer einen Plan B. Und eben das persönliche Verhältnis zum Vermieter.

Eine dauerhafte Investition sollten meiner Ansicht nach jedoch alle mobilen Gastro-Anbieter tätigen: Holt euch eine Industrie-Kaffeemaschine wie die Bonamat TH. Für rund 500 Euro (je nach Modell) könnt ihr unheimlich fix eine große Menge Filterkaffee zubereiten und die Gästemeute lückenlos mit typischem „Konferenzkaffee“ versorgen.

Diese Maschinen sind vergleichsweise mobil, ausnehmend robust und wartungsarm. Und die Investition hat sich fast schon beim ersten größeren Auftrag amortisiert.

Von DeLonghi über WMF bis zum Tchibo Kaffeevollautomat: Die Qual der gewerblichen Wahl

Als Blogger mit Consumer-Fokus lege ich euch meist Marken wie Siemens, Miele oder DeLonghi ans Herz. Es hat aber einen Grund, warum diese Marken im Zusammenhang mit Kaffeemaschinen für Unternehmen keine Rolle spielen:

Andere Hersteller haben sich auf den enormen Durchsatz in professionellen Umgebungen spezialisiert und gehen davon aus, dass jeder Nutzer des Vollautomaten keine Ahnung hat, wie man ihn bedient. WMF ist hier eine der stärksten Marken und baut auch die Geräte, die Tchibo unter eigenem Namen vertreibt.

Jura ist ein Zwischending zwischen gewerblich und privat, auch wenn ich die oft zur Miete angebotenen Jura WE- oder Jura GIGA-Modelle eher als Empfehlung für sehr überschaubare Büros oder Firmen sehe. Sie sind weder „idiotensicher“ noch in Sachen Durchsatz überdurchschnittlich. Sie haben allerdings ein sehr professionelles Image.

Wenn wir zurück zum Kaffeevollautomat Leasing, Mieten und Kaufen kommen, bin ich der Ansicht, dass ihr die Geräte kaufen solltet, wenn es sich um die typischen Sieger aus meinem Kaffeevollautomaten Test handelt.

Sobald wir von WMF oder auch Tchibo reden, ist die Miete eine sinnvolle Alternative, wenn ihr das Angebot genau prüft. Dazu ist auch das Formular gedacht.

Das Leasing – und ich denke, da sind wir uns einig – ist in dieser Kategorie ein bisschen fehl am Platz. Bei Dienstwagen und Co passt es, bei der Nutzungsdauer von Kaffeevollautomaten eher nicht. Über das Thema Kaffeevollautomat abschreiben sprechen wir noch einmal gesondert.

Ich lasse mich in meiner Einstellung zum Leasing von euch gern eines Besseren belehren. Hinterlasst mir dazu einen Kommentar!