Kaffeevollautomat abschreiben: How to AfA

Unter Absetzung für Abnutzung kann sich kaum jemand etwas vorstellen. Das Akronym AfA ist jedoch jedem bekannt, der seine Steuern genau berechnen muss.

Unternehmen in der Gastronomie und den verschiedensten Branchen müssen sich jährlich überlegen, wie sie die Kosten für ihr sogenanntes Anlagevermögen an das Bundesfinanzministerium (bzw. die örtlichen Ministerien) weiterreichen und so Steuern sparen.

In diesem Ratgeber erkläre ich euch, wie ihr eure Küchengeräte in Zusammenhang mit Kaffee geltend macht, welche Abschreibungsfristen zu beachten sind und was das für die Frage heißt, welche Kaffeemaschine für Büro und Gastronomie ihr kaufen, mieten oder leasen solltet.

Wichtiger Disclaimer: Ich bin kein Steuerfachmann und ebenfalls auf die Hilfe von Profis angewiesen. Bei detaillierten steuerlichen Fragen wendet euch unbedingt an euren Berater!

Abschreibung von Kaffeevollautomaten berechnen: Die entscheidende AfA-Tabelle

Unter dem Horrorwort Betriebsprüfung findet ihr beim Bundesfinanzministerium alle derzeit gültigen AfA-Tabellen. Wir ihr sicher wisst, ist darin festgeschrieben, auf wie viele Jahre ihr den Beschaffungspreis eures betrieblich genutzten Wirtschaftsguts ohne Umsatzsteuer aufteilen müsst, um es so nach und nach abzuschreiben.

Für Kaffeevollautomaten oder Kaffeemaschinen ist die AfA-Tabelle für den Wirtschaftszweig „Gastgewerbe“ am wichtigsten. Hier wird sowohl für Kaffeemaschinen als auch Kaffeemühlen eine Nutzungsdauer (= Abschreibungsdauer) von 5 Jahren festgelegt. Kaffeevollautomaten fallen unter Kaffeemaschinen.

Mit diesem Zeitraum wird deutlich, dass das Finanzamt von hochwertigen Kaffeevollautomaten und noch hochwertigeren Kaffeemühlen redet, die den Profi-Anspruch erfüllen. Im Allgemeinen sprechen sie nicht von Geräten für den Consumer. Allerdings gibt es dazu ein Aber.

Wie kann ich meinen Kaffeevollautomaten laut AfA absetzen?

Der Beschaffungspreis eures Kaffeevollautomaten ist der entscheidende Richtwert, wie ihr ihn steuerlich geltend machen könnt. Hier gelten seit Anfang 2018 neue Höchstwerte:

Der GWG-Sammelposten ist ein Pool für eure einzeln beschafften Wirtschaftsgüter, deren Einzelpreis jeweils unter 1.000 Euro liegt.

Wenn ihr viele solcher Güter zusammenfasst, könnt ihr sie in dem gesamten Pool über 5 Jahre abschreiben. Der Vorteil ist dann, dass ihr die Steuerlast in jedem Jahr mit der Abschreibung mindern könnt, anstatt nur einmal davon etwas zu haben.

Entscheidend ist, dass die Investition ausschließlich betrieblich veranlasst ist – was in den meisten Unternehmen, für die ich meine B2B-Ratgeber schreibe, problemlos nachweisbar ist.

Andersherum wäre es diskutabel, ob sich ein Kaffeevollautomat in der Gastronomie nicht schneller abnutzt als in einem Büro von moderater Größe.

Aus Betriebssicht lautet die Antwort „Ja“, doch der Fiskus hat dazu meist eine andere Meinung. Ihr könnt die Abschreibungsdauer mit der richtigen Begründung (z.B. extrem hoher Durchsatz) jedoch senken!

Abschreibung von Kaffeevollautomaten für die Firma: Ist Miete oder Kauf steuerlich klüger?

Gäbe es weder AfA-Tabellen noch Preisgrenzen, wäre der Vollautomaten-Kauf immer die klügere Entscheidung. Liquide Unternehmen könnten sich jedes Jahr eine neue Maschine kaufen und die Behörden dafür „zahlen“ lassen.

Doch weil die Steuergötter nun mal die Abschreibung erfunden haben, müsst ihr sehr genau nachrechnen.

Einerseits könnt ihr vom möglicherweise hohen Kaufpreis eines Kaffeevollautomaten aus der Profi-Liga die Umsatzsteuer sofort geltend machen und damit die Steuerlast direkt senken.

Andererseits liegt euch die Investition in das Gerät aber auch fünf Jahre auf der Tasche – ob es nun Geld einbringt, Geld kostet oder immer wieder kaputt geht.

Zweitens ist die festgeschriebene Abschreibungsdauer von fünf Jahren vor allem dann ein Ärgernis, wenn ihr euch für einen vergleichsweise moderat bepreisten Vollautomaten wie den Jura Z8 entscheidet – der dennoch viel kostet.

Für den Jura Z8 werden derzeit direkt 2.300 Euro (inkl. MwSt.) fällig, die sich aber steuerlich nur mit rund 400 Euro pro Jahr auswirken (ungefährer Nettopreis / fünf Jahre).

Preiswertere Geräte wie die Mittelklasse-Empfehlung der Melitta CI Touch erledigen sich mit einem derzeitigen Preis von rund 690 Euro (inkl. MwSt.) direkt im Steuerjahr, entsprechen aber möglicherweise nicht euren Anforderungen.

Aber: Ich halte den Kaffeevollautomaten-Kauf dennoch für eine steuerlich sinnvolle Angelegenheit, wenn ihr den Kaufpreis (locker) aufbringen könnt und die Maschine benötigt, um zum Beispiel Geschäftskunden bei der Besprechung anständig mit Kaffee zu versorgen.

Kaffeevollautomaten zu mieten ist eine kluge Alternative, da ihr die monatlichen Mietkosten steuerlich geltend machen könnt. Je nach Vertragsanbieter und gewählter Maschine lohnt sich das Verhältnis von Steuerentlastung und Vertragsbindung aber erst bei wirklich professionellen Maschinen. Für einen Preisvergleich gebt einfach die Eckdaten eures Unternehmens in das Formular ein!

Unterm Strich solltet ihr die Frage „Miete oder Kauf?“ nach meiner Meinung nicht aus steuerlichen Gründen treffen. Viel wichtiger ist, was ihr mit der Maschine erreichen wollt, was sie können muss und was sich daraus für ein Preis-Leistungs-Verhältnis ergibt. Wenn ihr dieses nicht aus der eigenen Kasse und völlig unabhängig von der Steuer stemmen könnt, rate ich zur Miete.

Kaffee nicht vergessen!

Um den steuerlichen Eiertanz um Kaffeemaschinen und Vollautomaten perfekt zu machen, müsst ihr begründen, ob der Kaffee, den ihr euren Gästen oder Kunden serviert, eine Aufmerksamkeit oder eine Bewirtung ist.

Die Grenzen sind hier manchmal fließend. Setzt die laufenden Kaffeekosten für Kaffeebohnen, Milch und Co unbedingt als Aufmerksamkeit an. Dann sind sie nämlich zu 100 Prozent absetzbar. Eine schöne Aufmerksamkeit für Kunden ist übrigens auch ein Kaffeevollautomat mit Milchkühler.

So entsteht eine Win-win-Situation: Ihr verringert eure Steuerlast und habt gleichzeitig eure Gäste auf höchstem Niveau verwöhnt. Allerdings nur, wenn ihr auch die richtigen Bohnen in euren Kaffeevollautomaten kippt.

Eine Bewirtung wird nur zu 70 Prozent übernommen. Im Regelfall zählt etwas als Bewirtung, wenn ihr dafür eine vollständige und korrekte Rechnung ausgestellt bekommt – also im Restaurant.

Wichtig ist auf jeden Fall, dass ihr bei der Aufmerksamkeit die Verbrauchsmaterialien korrekt erfasst und belegen könnt. Denn das Finanzamt wird sicher hellhörig, wenn ihr als kleines Büro mit sechs Mitarbeitern so viel Kaffee verbraucht wie eine Großraum-Gemeinschaft. Solange ihr Nachweise erbringt, seid ihr aber auf der sicheren Seite.

Ich würde mich sehr freuen, wenn die erfahrenen Steuerjongleure unter euch noch weitere Hinweise und Tipps zum Thema Kaffeemaschinen-Abschreibung beitragen könnten. Nutzt dafür gern die Kommentarspalte!