Kaffeevollautomat-Abschreibung: Per AfA-Nutzungsdauer oder GWG von der Steuer absetzen?

Moin! Ich bin Arne. Nach einigen Jahren als Barista habe ich mich einer Mission verschrieben: mehr guten Kaffee unter die Leute zu bringen. Dafür stellen mein Team und ich eine breite Wissensbasis zum Thema Kaffee für euch bereit.

Wie wir testen | Unser Team

Die betriebliche Kaffeeversorgung ist nicht nur ein wichtiger Faktor für Produktivität, glückliche Mitarbeiter und Kunden, sondern auch ein erstaunlich wirksamer Faktor für weniger Steuern. 

Die betriebliche Kaffeeversorgung ist nicht nur ein wichtiger Faktor für Produktivität, glückliche Mitarbeiter und Kunden, sondern auch ein erstaunlich wirksamer Faktor für weniger Steuern. 

Ich erkläre, wie ihr als Unternehmen eine Kaffeemaschine oder einen Kaffeevollautomaten für Büro und Gewerbe steuerlich absetzen könnt und worauf ihr achten müsst.

Da ihr bei der Kaffeeversorgung in Gastronomie und Gewerbe eine Menge im Blick haben müsst, solltet ihr euch bei einer konkreten Frage an euren Steuerberater wenden. Beim Thema „Kaffee fürs Büro“ wendet euch gern an mich.

Falls ihr noch den passenden gewerblichen Kaffeevollautomaten sucht und zwischen kaufen, mieten oder leasen schwankt, liefert euch mein Kooperationspartner tradingtwins individuelle und unverbindliche Angebote. Füllt einfach das Formular aus.

Kaffeevollautomat abschreiben: Das Wichtigste im Überblick

  • Für Kaffeevollautomaten, Kaffeemaschinen & Kaffeemühlen gelten dieselben Regeln

  • Abschreibung nur möglich, wenn ausschließlich betriebliche Nutzung

  • Abschreibungs- bzw. Nutzungsdauer = 5 Jahre (AfA-Tabelle „Gastgewerbe”)

  • Sofortige Abschreibung bei Anschaffungskosten < 800 € netto (ohne USt.)

  • Wahlmöglichkeit zur Bildung von GWG-Sammelposten bis 1.000 € netto

  • Abschreibung nach AfA-Tabellen ab 1.000 € netto 

  • Buchen über SKR03 (DATEV)

  • Kaffeevollautomaten-Miete / Leasen bringt mehr Steuerentlastung, aber teurer

  • Kostenloser Kaffee für Mitarbeiter = Aufmerksamkeit = 100 % Betriebsausgabe (Voraussetzung: Freigrenze von 60 € brutto pro Mitarbeiter/Monat nicht überschritten)

  • Kostenloser Kaffee für Kunden/ Besucher/ Gäste = Aufmerksamkeit = 100 % Betriebsausgabe

  • Achtung bei Kaffee & Speisen; kann als Bewirtung gelten, nur 70 % abzugsfähig & detaillierte Dokumentationspflicht

So können Kaffeevollautomaten für Unternehmen steuerlich geltend gemacht werden

Wenn ihr eine Kaffeemaschine für Unternehmen oder einen Kaffeevollautomat für Firmen in die Küche stellt und Mitarbeiter, Kunden oder Besucher kostenlos mit Kaffee versorgt, lassen sich sowohl die Maschinen als auch die Kaffeespezialitäten steuerlich absetzen.

Wenn ihr Kaffeemaschinen braucht, um Kaffee gegen Bezahlung anzubieten (Café, Restaurant, Hostel oder als Kaffeevollautomat mit Bezahlsystem) könnt ihr die Maschinen und ihren Betrieb während der üblichen Nutzungsdauer in der Steuererklärung angeben.

Kaffeevollautomat mit Bezahlsystem

Dabei gibt es Unterschiede zwischen einmaligen und laufenden Ausgaben bzw. Betriebskosten, die ihr für die Höhe der Steuerlast einzeln überprüfen bzw. angeben müsst.

Wichtig ist, dass Kaffeevollautomaten, Kaffeemühlen und Kaffeemaschinen ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt werden. Nur dann zählen die Maschinen und Geräte zum Anlagevermögen von Unternehmen.

Die Abschreibung per AfA-Tabellen (Absetzung für Abnutzung) über die Nutzungsdauer erfolgt laut AfA-Tabelle für den Wirtschaftszweig „Gastgewerbe“ von 1995. In welcher Branche euer Unternehmen tatsächlich unterwegs ist, spielt keine Rolle.

Verschiedene Abschreibungsmöglichkeiten im Vergleich: Vorteile & Nachteile für Unternehmen

Das Finanzamt zählt das betriebliche Kaffeetrinken in Büros oder Unternehmen zu den Ausgaben, die die Steuerlast im Verhältnis zu euren Einnahmen vermindern können. Alle notwendigen Anschaffungen und Aufwendungen spielen hier hinein.

Speziell für Kaffeevollautomaten, eine Espressomaschine, Kaffeemaschinen und Kaffeemühlen ist der Anschaffungspreis (ohne Umsatzsteuer) ausschlaggebend. Der Kaufpreis legt fest, wie ihr die finanzielle Belastung beim Finanzamt geltend machen könnt:

Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)GWG-SammelpostenAfA-Abschreibung
Preis Kaffeevollautomat / Kaffeemaschine/ Siebträgermaschine / Kaffeemühle (netto)> 250 € < 800 €> 250 € < 1.000 €> 1.000 €
WahlmöglichkeitX
Abschreibungsfristensofort5 Jahre5 Jahre
Steuerlich wirksamer Prozentsatz des Kaufpreises pro Nutzungsjahr100 %20 %20 %
VorteilDirekte, vollständige Wirkung auf SteuerlastMehrere kleine Posten entfalten zusammen mehrfach SteuerminderungSteuerlich mehrfach wirksam
NachteilBei günstigem Maschinenpreis kaum AuswirkungenFür Vollautomaten nicht so wirksam wie für Güter mit längerer NutzungsdauerMonatsgenaue Abrechnung

Unabhängig von den Anschaffungskosten können Unternehmen bzw. Einzelunternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, die Umsatzsteuer (Vorsteuer) direkt angeben.

Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) vs GWG-Sammelposten

Liegen die Anschaffungskosten für Kaffeevollautomaten oder Kaffeemaschinen zwischen 250 und 800 Euro netto, habt ihr die Wahl. Ihr könnt eine Espressomaschine:

  1. Direkt in voller Höhe im Anschaffungsjahr als Betriebsausgabe absetzen (GWG)

  2. Mehrere Artikel mit Kaufpreis unter 1.000 Euro zusammenfassen und über 5 Jahre als GWG-Sammelposten abschreiben

Der Vorteil der ersten Variante: Die Maschine schlägt im betreffenden Anschaffungsjahr voll in die Bilanz und kann die höchste Steuerersparnis entfalten, die bei ihr möglich ist. Je geringer allerdings der Preis von Geräten, desto geringer der Effekt. 

Das lässt sich optimieren, wenn ihr nicht nur einen Kaffeevollautomaten kauft, sondern auch gleich noch neue Tische und Stühle, einen Geschirrspüler oder einen Kühlschrank dazu bestellt.

Etwa Büromöbel haben eine deutlich längere Abschreibungsdauer (13 Jahre). Ein Kaffeevollautomat hat nur fünf Jahre. Wandern GWG-Güter in einen Pool, werden alle Anschaffungskosten zusammengerechnet und gemeinsam über fünf Jahre steuerlich geltend gemacht.

Die Kaffeemaschinen sind also sowas wie ein Katalysator, der die steuerliche Wirksamkeit anderer Maschinen oder Geräte optimiert. 

Sind die Anschaffungskosten für euren Kaffeevollautomaten überaus gering – wie etwa beim Philips 3300 mit einem Nettopreis von rund 403 Euro – kann es sich ebenfalls lohnen, das Gerät in den Pool zu werfen. So habt ihr über fünf Jahre mehr davon als vom einmaligen „Kleckerbetrag“.

Jura E8 EC Kaffeebezug

Andersherum ist bei einem Kaffeevollautomaten wie dem Jura E8 EC mit einem derzeitigen Nettopreis von rund 865 Euro klar, dass die Sofortabschreibung sinnvoller sein kann als der GWG-Pool.

865 Euro machen für kleine Unternehmen und Gewerbe in einem Steuerjahr viel aus, während ein Abschreibungsanteil von 173 Euro jährlich nur dann Vorteile bringt, wenn im Pool reichlich mehr Güter zu finden sind.

Kaffeevollautomat über AfA-Tabelle steuerlich absetzen

Sobald der Netto-Kaufpreis für den Kaffeevollautomaten über 1.000 Euro liegt, habt ihr keine Wahl: Ihr müsst die Kosten der Anschaffung über fünf Jahre Nutzung steuerlich geltend machen. Hier gilt eine wichtige Regel:

Die Absetzung für Abnutzung bzw. Abschreibungsdauer des Geräts beginnt erst im Monat der Anschaffung. Das ist für die Steuerersparnis im ersten Jahr wichtig. Kauft ihr den Vollautomaten etwa im Juni, gelten die Werte laut Abschreibungstabelle auch erst ab Juni. 

Davon abgesehen haben AfA-Kaffeevollautomaten den Vorteil, dass ihr keine Grenzen beachten müsst. Je teurer die Anschaffung, desto mehr helfen die Kosten, die Soll-Seite zu verkleinern.

Steuerersparnis berechnen: Kaffeevollautomat nach AfA-Tabelle abschreiben

In meinem Kaffeevollautomaten Test 2025 tauchen kaum echte Kaffeevollautomaten fürs Gewerbe auf. Ich sehe aber den Bedarf an Experteneinschätzungen zu solchen Angeboten. Darum habe ich mir jüngst den Jura W8 vorgenommen.

Er wird als Kaffeemaschine für Büros, Werkstätten, Geschäftsräume oder kleine Ladengeschäfte empfohlen und kostet herstellerseitig derzeit 2.118,20 Euro inklusive MwSt., also 1.780 Euro netto.

Der Einfachheit halber nehmen wir an, ihr habt ihn im Januar gekauft und macht ihn so zum Ende des Jahres mit zwölf Monaten geltend. Die Beispielrechnung sieht so aus:

Anschaffungspreis netto=1.780 €
Umsatzsteuer (MwSt.)=338 €
Abschreibungsdauer laut AfA-Tabelle=60 Monate (= 5 Jahre)
Abschreibung pro Monat=30 € (Preis / 60)
Abschreibung pro Wirtschaftsjahr=360 € (30 x 12)
Steuerersparnis (Steuersatz 30%)=108 €

Hier sehen wir eine weitere wichtige Regel im Kaffeevollautomaten-Steuer-Komplex:

Der (jährliche) AfA-Satz entspricht nicht direkt einer Steuerersparnis. Allen anrechenbaren Kosten müsst ihr die durchschnittlichen Gewerbesteuersätze von 30 Prozent in Deutschland gegenüberstellen. 

Nehmen wir den Jura GIGA 10 als einen der preisintensivsten Kaffeevollautomaten in meinem Test, kostet dieser beim Hersteller derzeit 2.999 Euro inklusive MwSt., also rund 2.520 Euro netto. Dann sieht die Rechnung so aus:

Anschaffungspreis netto=2.520 €
Umsatzsteuer (MwSt.)=479 €
Abschreibungsdauer laut AfA-Tabelle=60 Monate (= 5 Jahre)
Abschreibung pro Monat=42 € (Preis / 60)
Abschreibung pro Wirtschaftsjahr=504 € (42 x 12)
Steuerersparnis (Steuersatz 30%)=151,20 €

Wenn der Kaffeevollautomat steuerlich etwas bewegen soll, braucht er also einen hohen Kaufpreis. Aber nicht immer wird die dazugehörige Leistung gebraucht – oder ihr könnt die Kosten derzeit gar nicht tragen. 

Darum solltet ihr vor Kauf oder Miete nicht immer nur an Steuern denken, sondern überlegen, was ihr von einem Produkt fürs Unternehmen wirklich verlangt. Das gilt selbstverständlich für alle Anlagen und Güter.

Warum die Abschreibungstabelle bei Geräten mit niedrigerem Kaufpreis keinen Sinn ergäbe, sehen wir übrigens an einem tollen Kaffeevollautomaten wie dem Nivona Nivo 8 für einen Nettopreis von 965 Euro.

Hier wäre jährlich nur ein Abschreibungsbetrag von 192 Euro drin, der sich in eine Ersparnis von nur knapp 58 Euro übersetzt. Peanuts.

Kaffeebohnen, Milch & Zucker & Co: Diese Posten bei der Steuer nicht vergessen!

Kaffee mit Milch und Sahne

Kaffeevollautomaten leuchten steuerlich sofort ein. Aber bei allem, was damit zu tun hat, verschenken viele Unternehmen Geld. Denn mit dem Kauf der Maschine ist es ja nicht getan. Ich zeige euch das mal an einem beispielhaften Kosten-Szenario:

Nehmen wir an, ihr stellt euren Vollautomaten auf einen starken Shot mit rund 9 Gramm Kaffeepulver pro Espresso ein. Dann reicht eine Kilopackung Bohnen für 111 Tassen Latte, Cappuccino, Lungo (jeweils mit Single Shot).

Nehmen wir weiter an, ihr arbeitet in einem Büro mit insgesamt vier Mitarbeitern, die jeweils vier Tassen Kaffee pro Arbeitstag trinken. Dann kostet euch die Kaffeezubereitung (ohne Einbezug der Maschine) folgendes:

Kaffeepulver pro Bezug=9 g
Bezüge pro Packung Kaffeebohnen (1kg)=11 g
Personen=4
Arbeitstage pro Jahr=230
Tassen pro Person pro Tag (Single Espresso)=4
Tassen pro Arbeitsjahr=3.680
Reichweite pro Packung Kaffeebohnen in Tagen=7
Benötigte Packungen pro Arbeitsjahr=33
Preis pro Kilo Kaffeebohnen (KLASSIK inkl. MwSt.)=29,50 €
Ausgabe Kaffeebohnen pro Arbeitsjahr=973,50 €
Menge Milch pro Cappuccino (klassisches Rezept)=100 ml
Bezüge pro Packung Milch (1l)=10
Reichweite pro Packung bei 4 Cappuccino pro Tag=2,5
Benötigte Packungen Milch pro Arbeitsjahr=92
Preis pro Packung (H-Milch 3,5%; Eigenmarke, Ø inkl. MwSt.)=1,05 €
Ausgabe Milch pro Arbeitsjahr=96,60 €

Alle diese Mittel zur Kaffeezubereitung gelten als Betriebsausgaben, die ihr als Aufwendungen direkt in der Steuererklärung angeben könnt. 

Aus Erfahrung weiß ich, dass das Finanzamt realistische Zahlen ohne Nachfrage akzeptiert. Mir ist aber bewusst, dass wir bei (meinen) Bohnen nicht vom üblichen Supermarkt-Pack reden, sondern hochwertige Zutaten verwenden, die Fragen aufwerfen. 

Doch nur, weil wir das Steuertheater reibungslos über die Bühne bringen wollen, bedeutet das nicht, auf Prinzipien zu verzichten!

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Was kann ich beim Kaffeevollautomaten noch absetzen?

Sämtliche Milchprodukte von Pflanzendrinks bis Milchpulver können ebenso angegeben werden wie eine Wartung durch einen Profi bzw. eine Werkstatt. Notwendige Ersatzteile können allerdings nicht angegeben werden, da sie sich nicht selbstständig verwenden lassen und somit nicht als eigenständiges Gut gelten.

Auch euren Verbrauch an Vollautomaten-Reinigern und Entkalkern dürft ihr mühelos in Formulare schreiben, da sie ebenfalls zur Wartung zählen. Es lohnt sich also doppelt, euren Vollautomaten hygienisch rein zu halten.

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Selbst Zubehör wie Tassen, Thermobecher, Kaffeegläser oder Kaffeeklammern können angegeben werden, auch wenn nicht immer alles durchgeht. Wenn ihr euch in meinem Shop eindeckt, hebt also die Rechnung auf.

Bewirtung vs Aufmerksamkeit: Warum ist das wichtig?

Wer zu jedem Cappuccino oder Latte auch gern etwas zu essen auf den Konferenztisch stellt, sollte aufpassen: 

Je mehr Speisen zum Kaffeegetränk gereicht werden, desto eher wird aus der Aufmerksamkeit eine Bewirtung. Während eine Aufmerksamkeit zu 100 % abgesetzt werden kann, ist eine Bewirtung nur mit 70 % anrechenbar. Das gilt für alle Elemente des Menüs.

Ein Keks zu jeder Tasse ist vollkommen in Ordnung. Sobald daraus aber Kuchen oder Torte wird, wird’s schon schwierig. 

Kaffeemaschine fürs Büro absetzen: Kaufen, mieten oder Leasing?

Sage the Precision Brewer Kaffeemaschine Kaffee fertig

Wenn ihr euren Kaffeevollautomaten mieten wollt oder das Vollautomaten-Leasing in Betracht zieht, hat dies aus Steuersicht mehrere Vorteile:

  • Keine hohen Anschaffungskosten

  • Laufende Miet- & Leasingkosten lassen sich jeweils vollständig absetzen

  • Miet- & Leasingkosten können bis zu fünf Jahre lang geltend gemacht werden

Angenommen, ihr bestellt einen durchschnittlich hochwertigen Kaffeevollautomaten für die Gastronomie zur Miete und zahlt eine übliche monatliche Gebühr von 129 Euro. Dann könnt ihr dafür fünf Jahre lang jeweils 1.548 € geltend machen.

Andererseits kostet euch der Kaffeevollautomat unterm Strich 7.740 Euro (bei einer Laufzeit von 5 Jahren), wofür ihr im Kauf wirklich starke Gewerbe-Maschinen erhaltet. 

Erneut gilt also: Die Frage nach Kauf, Miete oder Leasen muss in jedem Unternehmen weniger aus steuerlicher Sicht als im Hinblick auf den Kosten-Nutzen-Faktor untersucht werden.

Kaffeevollautomat für Homeoffice & Arbeitszimmer steuerlich absetzen: Geht das?

Melitta Avanza Arne Cappuccino

Wer von zu Hause arbeitet, braucht Kaffee. Und das ist eindeutig ein „betrieblicher Kaffee“? Leider nein. Laut Steuerrecht lässt sich in diesem Szenario nicht zwischen privat und beruflich trennen.

Deshalb hat der Gesetzgeber entschieden, dass Kaffeevollautomaten, Kaffeemaschinen und alles, was damit zusammenhängt, nicht als Werbungskosten geltend gemacht werden können. 

Solltet ihr allerdings ein CoWorking-Büro mieten und dort selbst eine Kaffeemaschine aufstellen, kann diese abgesetzt werden, da dieses „Arbeitszimmer“ nicht als „häuslich“ gilt.

Steuerersparnis per Kaffeevollautomat: In jedem Fall eine gute Idee!

Beim Kauf oder der Miete von Kaffeevollautomaten fürs Gewerbe geht es zuallererst um den Kaffee. Doch warum solltet ihr nicht auch in anderer Hinsicht davon profitieren? 

Auch wenn Steuern anstrengend und nicht immer gerecht sind, bietet uns der Gesetzgeber erstaunlich viele Gelegenheiten, welche zu sparen. Also Knopfdruck-Cappuccino marsch!

Welche Steuerthemen aus meinem Themenbereich interessieren euch noch? Hinterlasst gern einen Kommentar!

FAQ zur Abschreibung von Vollautomaten

Der Nettopreis bestimmt die Abschreibungsdauer. Geräte unter 1.000 Euro werden sofort oder per GWG-Sammelposten abgeschrieben, Geräte über 1.000 Euro in fünf Jahren.

Wird eine Kaffeemaschine mit einem Nettowert über 250 Euro ausschließlich betrieblich genutzt, gehört sie zum Anlagevermögen.

Kaffeemaschinen, Vollautomaten und Siebträgermaschinen lassen sich ab einem Wert von 250 Euro netto abschreiben.

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Aktualisiert: 19. Dezember 2024
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Moin! Ich bin Arne. Nach einigen Jahren als Barista habe ich mich einer Mission verschrieben: mehr guten Kaffee unter die Leute zu bringen. Dafür stellen mein Team und ich eine breite Wissensbasis zum Thema Kaffee für euch bereit.

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