Kaffeevollautomat Schule & Universität: Bildung braucht Koffein

Moin! Ich bin Arne. Nach einigen Jahren als Barista habe ich mich einer Mission verschrieben: mehr guten Kaffee unter die Leute zu bringen. Dafür stellen mein Team und ich eine breite Wissensbasis zum Thema Kaffee für euch bereit.

Wie wir testen | Unser Team

Bevor jemand einen Elternabend einberuft: Ich rede nicht von aufgeputschten Erstklässlern. Schon klar, dass Kaffeeautomaten in der Grundschule nur im Lehrerzimmer stehen sollten.

Bevor jemand einen Elternabend einberuft: Ich rede nicht von aufgeputschten Erstklässlern. Schon klar, dass Kaffeeautomaten in der Grundschule nur im Lehrerzimmer stehen sollten.

Wir reden von Kaffeevollautomaten für Gewerbe, die in der Oberstufe, Hochschule, Berufsschule und Universität für Pausenzeiten, Freistunden oder den Tagesstart zur Verfügung stehen. Denn nur mit Koffein sind Lehrende genießbar und Lernende aufnahmefähig.

Während etwa in Gastronomie, Kiosk oder Bäckerei der Servicegedanke im Mittelpunkt steht, geht es bei einem Automat für die Schule hauptsächlich um Schnelligkeit bei der Zubereitung, Einfachheit der Bedienung und Fragen zu Getränkekosten und der Bezahlung.

Zudem lassen sich Getränkeautomaten für Schule und Universität nicht einfach so kaufen. Wollt ihr mehr wissen, lest ihr diesen Ratgeber. 

Wollt ihr direkt Nägel mit Köpfen machen, könnt ihr euch an meinen Kooperationspartner tradingtwins wenden. Füllt das Formular aus und holt euch unverbindliche Angebote zu Kaffeevollautomaten für Firmen.

Die besten Kaffeeautomaten für Schulen im Test 2024: Darauf kommt es an

Wenn wir von Kaffeeautomaten in der Schule reden, meinen wir damit wenigstens drei Einsatzszenarien, die unterschiedliche Ansprüche an einen Automaten stellen:

  1.   Kaffeevollautomat fürs Lehrerzimmer

  2.   Kaffeevollautomaten in Gängen und Fluren

  3.   Kaffeevollautomaten in Cafeterien, Mensen, studentischen Coffeebars etc.

Für jedes dieser Szenarien gelten drei grundlegende Faktoren, die sich jeweils deutlich unterscheiden können:

  • Frequentierung und Anzahl der nutzenden Personen pro Tag

  • Verantwortung für Instandhaltung, Inbetriebnahme, Verbrauchsmaterialien etc.

  • Kostendeckung und Bezahlung der Getränke

Ein Kaffeeautomat für Lehrer, die in der Pause schnell mal einen Cappuccino ziehen, muss etwas anderes können als Kaffeeautomaten für zig Studenten, die im Uni-Hochbetrieb alle gleichzeitig Lust auf Kaffee haben.

Zudem sind (öffentliche) Schulen oder Universitäten meist Anstalten des öffentlichen Rechts und unterliegen damit einigen Beschaffungsbesonderheiten – nicht nur bei Kaffeeautomaten:

  • Leasing- oder Mietverträge für Kaffeevollautomaten müssen ausgeschrieben werden

  • Mit dem Verkauf von Kaffee dürfen Kosten gedeckt, aber keine Gewinne erwirtschaftet werden

  • Die (Haupt-) Zielgruppe ist extrem kostenbewusst

  • Schulgesetze (SchulG) schreiben rigorose Maßnahmen zu Gesundheit und Hygiene vor

Gerade der letzte Punkt ist manchmal heikel: Schulen, in denen Unter- und Oberstufe zusammen untergebracht sind, müssen zum Beispiel sicherstellen, dass sich zu junge Schüler nicht mal eben so einen doppelten Espresso kaufen können.

Kaffeeautomat fürs Professoren- & Lehrerzimmer: Jura, Nivona & Co reichen aus

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Ein Lehrerzimmer – egal in welchen Bildungseinrichtungen – ist nichts anderes als ein Büro. Dementsprechend kommt ihr hier mit jedem Gerät aus meinem Kaffeevollautomaten Test 2024 über die Runden, das an der Grenze von Consumer und Profi zu Hause ist.

Typische Kandidaten sind der Jura GIGA 6, der Jura GIGA 10 oder der Nivona 1040. Aber auch mit einem Saeco Xelsis Suprema oder einem Siemens EQ.900 macht ihr alles richtig. 

Selbst ältere Modelle wie der Siemens EQ.9 sind eine Empfehlung. Generell zählen im Lehrerzimmer folgende Faktoren:

  • Einfache Bedienung mit übersichtlichem Display

  • Höhere Leistung bis etwa 80 Tassen pro Tag

  • Geringe Lautstärke von Mahlwerk, Pumpe & Milchsystem

  • Automatischer Milchaufschäumer (Cappuccinatore oder integriert)

Fast noch wichtiger als das Gerät selbst ist eine Wartungs- und Pflegeroutine. Wir alle wissen: Wenn sich keiner verantwortlich fühlt, macht’s auch keiner. Hier müsst ihr im Kollegium klare Regeln etablieren – und zur Not einen Maschinenputzplan aufstellen.

Kaffeevollautomaten zwischen Klassenzimmer & Bibliothek: Möglichst automatisch

Gänge, Aufenthaltsbereiche und ähnliche Orte, an denen Schüler, Studenten und Lehrkörper zusammen- oder vorbeikommen, sind ein klarer Fall für Kaffeevollautomaten nach Industriestandards.

Hier braucht es nicht nur einen möglichst großen Tassendurchsatz, es braucht Kaffeevollautomaten mit Bezahlsystem. Anders ließe sich der SB-Gedanke mit so vielen potenziellen Kaffeebedürftigten nicht umsetzen. 

Kaffeevollautomat mit Bezahlsystem Coffee

Ob ihr dabei auf den klassischen Münzeinwurf, Karten oder Tokens setzt, ist eine Frage der erwarteten Nutzerfrequenz und dem sonstigen Bezahlsystem in der Einrichtung. Die typische MensaCard lässt sich auch für den Kaffeeautomat verwenden, wenn ihr sie entsprechend aufrüsten könnt.

Bei einem Industrie-Kaffeevollautomat in den Maßen eines Melitta Cafina XT8 (Tagesleistung 370 Tassen) oder eines WMF 9000S+ (350 Tassen) müsst ihr euch zusätzlich überlegen, wie ihr flankierendes Zubehör (Kaffeebohnen, To-Go-Becher, Zucker etc.) bereithaltet und bevorratet, ohne dass irgendwer damit Unfug treibt.

Das umgeht ihr am einfachsten mit voll integrierten Getränkeautomaten wie einem Dallmayr X220 oder einem Sielaff SiVend-Modell. 

Wichtig ist (mir und den Nutzern), dass ihr keine Geräte mit Instant-Befüllung, sondern mit echten Bohnen aufstellt.

Außerdem solltet ihr im Sinne der Nachhaltigkeit auf Kaffeeautomaten setzen, die jede (eigene) Tasse und wiederverwendbare To-Go-Becher befüllen. Papp- oder gar Plastikbecher sind passé.

Kaffeevollautomaten in Cafeteria & Mensa: Es kommt darauf an

Verpflegungspunkte wie Cafeterien und Mensen können auf zwei Arten mit Kaffee bespielt werden: Als SB-Lösung oder in der Ausgabe durch Personal.

In beiden Fällen braucht ihr keine voll integrierte Automatenlösung, sondern könnt Stationen mit Kaffeevollautomat, Unterschrank, Milchkühler, Zubehör-Ausgabe etc. aufbauen. Die Kollegen und Kolleginnen der Versorgungspunkte können sich um den Nachschub schließlich kümmern.

Jura Z8 Kaffeeautomat Ueberblick Tasse

Geht der Kaffee von Personalhand über einen Tresen oder wird in einem Kassenbereich abgerechnet, könnt ihr euch das direkte Bezahlsystem sparen. Dann habt ihr noch mehr Maschinenauswahl, da etwa Tchibo für seine Coffea-Profi-Linie nicht alle Bezahlmöglichkeiten angibt.

Da sich irgendwann jeder Schüler, Student oder Lehrer an einem solchen Versorgungspunkt einfindet, steht hier vor allem ein maximaler Tassendurchsatz im Vordergrund. Mehr ist auf jeden Fall mehr.

Vorteile & Nachteile: Warum Kaffeevollautomaten in Schulen & Unis?

Das Bildungssystem ist auf Kaffee erbaut. Und die Ansprüche an die Getränke steigen selbst dann, wenn es schnell gehen und günstig sein muss. Ein Kaffeeautomat kann diese Zwiespaltigkeit sehr gut beantworten:

  • Viele verschiedene Getränke ohne Aufwand

  • Gleichbleibende Temperatur, Menge, Qualität etc. in der Tasse

  • Schnelle Versorgung vieler Nutzer möglich

  • Je nach Maschine kaum oder kein Personal notwendig

  • Einfache Abrechnung durch Bezahlsysteme

  • Verfügbarkeit rund um die Uhr

Beschaffung & Betrieb als Herausforderung

Jeder Kaffeeautomat für Schulen und Unis ist das Ergebnis eines sehr komplizierten Beschaffungsprozesses mit Ausschreibungen, Gremiensitzungen und Anträgen. Ihr entscheidet niemals allein, welcher Vollautomat angeschafft werden soll.

Auch der Betrieb ist keine Kleinigkeit – vielleicht abgesehen vom Gerät im Lehrerzimmer. Hygieneanforderungen, die erwartbar hohen Wartungsintervalle und nicht zuletzt die hohe Preissensibilität der Zielgruppe machen es schwer, die richtige Entscheidung zu treffen.

Die Preisfrage für Kaffee & Kakao ist schwer zu beantworten

Kaffeepflanze

Studentenwerke müssen laut den Vorschriften zur Wirtschaftsführung „für Dienstleistungen ohne einen ausgeprägt sozialen Charakter kostendeckende Leistungsentgelte […] erheben“, wie es beispielsweise im Jahresbericht 2018 des Sächsischen Rechnungshofs heißt.

Was das für die Endpreise der Getränke bedeutet, ist von Uni zu Uni unterschiedlich. Außerdem müssen unterschiedliche Preise für Lehrende, Mitarbeiter, Studenten und Gäste erhoben werden.

Ich hab mal Beispiele recherchiert: Das Studentenwerk Magdeburg hat etwa die Preise für Milchkaffee gerade angepasst und verlangt jetzt zwischen 1,20 Euro und 1,60 Euro an seinen Snack-Punkten.

 Die Uni Hamburg verlangt an ihren Mensa-Kaffeeautomaten laut Aussage einiger Coffeeness-Teammitglieder ab 2 Euro pro Kaffee, während eine kleine Uni in westlichen Bundesländern mit nur einem verfügbaren Automaten zwischen 1,60 und 3 Euro verlangt.

Dies sind in jeder Hinsicht Kampfpreise, die auf Kosten elementarer Qualitätsfaktoren gehen. Schlechte Qualität (meist aufgrund billiger Kaffeebohnen) sorgt unterdessen trotz günstiger Preise dafür, dass sich die Adressaten ihren Kaffee woanders holen. Ein Kaffeeautomat rechnet sich jedoch nur, wenn er auch intensiv genutzt wird. 

Ihr merkt: Hier entsteht ein Teufelskreis, der das Thema Kaffeeautomaten für Schulen und Unis komplexer macht als in Gewerbe oder Gastronomie.

Alternative Kaffeemaschine?

Sage the Precision Brewer Kaffeemaschine Kaffee fertig

Eine Kaffeemaschine – ob in Gastro-Maßen für Unternehmen, als simple Lösung fürs Lehrerzimmer oder als vollintegriertes Gerät – kann eine Alternative für Schule oder Uni sein. 

Literweise Filterkaffee ohne Milchschaum oder Espresso-Spielereien ist schließlich besser als gar kein Koffein. Filterkaffeemaschinen werden von vielen sogar bevorzugt. 

Aus Sicht der Schulen ist Filterkaffee von A bis Z günstiger als jedes Vollautomaten-Getränk. Aber auch um einiges „langweiliger“ und beschränkter. Zudem mögen wesentlich mehr Menschen Cappuccino oder Kakao als schwarzen Kaffee.

Stattet ihr euch nur mit Filterkaffeemaschinen für Unternehmen aus, spart ihr zwar auf der Kostenseite. Allerdings könnt ihr fast davon ausgehen, dass die Angebote weniger genutzt werden. Das wiederum senkt die Deckungsbeiträge.

Eine Mischung aus Vollautomat und Filtergeräten ist daher (wie praktisch in jedem öffentlichen Bereich) immer eine gute Idee.

Alternative Konzession?

Starbucks auf dem Campus oder ein gewinnorientierter Coffeeshop in der Aula? Das ist zwar möglich, aber nicht einfach. Willkommen in der Welt des Vergaberechts und der sogenannten Dienstleistungskonzession.

Damit ihr eure Kaffeeversorgung an Unternehmen auslagern könnt, sind viele Pflichten, Formulare, Vorschriften, Umsatzschwellen und Checklisten zu beachten.

Fakt ist jedoch, dass Konzessionen, also die Auslagerung der Leistung und des betrieblichen Risikos an Dritte, eine gangbare Lösung ist, um bestimmte Bereiche wie die Kaffeeversorgung auf wirtschaftliche Füße zu stellen.

Falls euch dieses Thema interessiert, tauchen wir an anderer Stelle gern tief ein. Hinterlasst mir dazu einfach einen Kommentar.

Bessere Kaffeebohnen gleich mehr Zahlungsbereitschaft?

Kurz zurück zum Zusammenhang zwischen Bohnenqualität, Getränkepreisen und Zahlungsbereitschaft. Auch wenn Studenten oder Schüler ihr Geld zusammenhalten (müssen), sind sie doch bereit, für guten Kaffee auch gute Preise zu zahlen.

Witzigerweise haben wir das ausgerechnet Starbucks zu verdanken. Die Kette hat Kaffee als Genussmittel weitaus mehr gepusht als jede Tchibo-Filiale im Land.

Kaffeebohnen

Ich finde, dass wir dieses neue Denken über Kaffee gerade bei der jungen Generation ausnutzen sollten – nur eben nicht wie Starbucks, sondern wie Leute, die sich um Nachhaltigkeit und Wertschöpfung scheren.

Im Umkreis jeder Schule und aller Universitäten gibt es genug Röstereien, die faire Qualität zu fairen Preisen anbieten. Warum also nicht eine lokale Ausschreibung für transparent gehandelten Kaffee machen, der ab einer bestimmten Absatzmenge auch noch überraschend günstig werden kann?

Wenn ihr Filterkaffeemaschinen und Automaten mit ordentlichen Kaffeebohnen füttert, spricht sich der bessere Geschmack schnell rum. 

Müsst ihr dafür etwas mehr Geld verlangen, garantiere ich euch fast, dass trotzdem Hochbetrieb herrscht. Denn vom Schüler über die Lehrkräfte bis zum Besucher beim Elternabend hat einfach niemand mehr Lust auf schlechten Kaffee.

Miete, Leasing, Kauf im Vergleich: Empfehlung für Bildungseinrichtungen

Schon aufgrund der rechtlichen Strukturen von Schulen oder einer Universität können wir den einfachen Kauf eigentlich vergessen. Es sei denn, wir reden von einem Consumer-Gerät für Lehrer- und Aufenthaltszimmer.

In jedem anderen Bereich ist das Kaffeevollautomaten-Leasing inklusive Service- und Wartungsvertrag die einzig sinnvolle Lösung. Schon allein wegen der Abrechnung und Budgetierung. 

Die Langzeitmiete mag unterm Strich zwar preisintensiver als der Kauf sein, sorgt aber während der Betriebsdauer für stets funktionstüchtige und gewartete Geräte sowie weniger Meckerei vom Rechnungshof.

Die klassische Kaffeevollautomaten-Miete mit kurzer Laufzeit und hohen Monatsraten ist ähnlich wie in Hotels, bei Einzelhändlern oder anderen Firmen nur eine kurzfristige Lösung, die sich für Events oder als Testballon anbietet.

Kaffeeautomaten für Schulen und Universitäten: Studenten, Schüler & Lehrer wollen mehr!

(Guter) Kaffee auf Knopfdruck ist allgegenwärtig und macht daher auch nicht vor Schulen jeglicher Art Halt. Die größten Hürden bestehen in der Anschaffungs-Bürokratie und den Ansprüchen unterschiedlicher Standorte.

Macht eine gründliche Bedarfsanalyse, schaut euch die Kosten-Nutzen-Struktur an und entscheidet dann, ob Geräte aus meinem Kaffeevollautomaten Test 2024 ausreichen oder ihr zum Beispiel Angebote von tradingtwins einholen solltet.

Wie steht es um die Kaffeeversorgung an eurer Schule, Hochschule oder Bildungseinrichtung? Berichtet insbesondere vom Preis-Geschmacks-Verhältnis und welche Geräte bei euch zu finden sind. Ich freue mich auf eure Kommentare.

Dein Kaffee-Experte
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Arne Preuss

Moin! Ich bin Arne. Nach einigen Jahren als Barista habe ich mich einer Mission verschrieben: mehr guten Kaffee unter die Leute zu bringen. Dafür stellen mein Team und ich eine breite Wissensbasis zum Thema Kaffee für euch bereit.

Mehr über Arne Preuss

Moin! Ich bin Arne. Nach einigen Jahren als Barista habe ich mich einer Mission verschrieben: mehr guten Kaffee unter die Leute zu bringen. Dafür stellen mein Team und ich eine breite Wissensbasis zum Thema Kaffee für euch bereit.

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