Kaffeevollautomat mit Bezahlsystem: Alternativen zum Münzeinwurf

Kaffee geht ins Geld. Vor allem, wenn ihr nicht nur ein paar Tassen pro Tag aus einem brauchbaren Kaffeevollautomaten fürs Büro ziehen wollt. Sobald wir über Firmen, Bereiche mit Durchgangsverkehr oder Automaten in Wartebereichen oder Kantinen reden, reden wir über Bezahlsysteme.

Es gibt genug Gründe, die Kosten für die Kaffeespezialitäten-Versorgung inklusive Service auf Kunden, Besucher oder Mitarbeiter umzulegen. In diesem B2B-Ratgeber beschäftigen uns diese Gründe genauso wie die Möglichkeiten, einen Kaffeevollautomat mit Bezahlsystem nachzurüsten.

Ob Kaffeemaschine oder Kaffeevollautomat mit Münzeinwurf, kontaktlose Zahlung mit RFID (Radio-Frequency Identification) und NFC (Near Field Communication) oder Guthabenkarte: Wir finden heraus, welches Zahlungssystem welche Vorteile oder Nachteile hat.

Da es hier um Kaffeevollautomaten für Gewerbe und Firmen geht, reden wir nur bedingt über Modelle aus meinem Kaffeevollautomaten Test 2026. Wir reden eher über Maschinen, die ihr auch über ein individuelles Angebot meines B2B-Kooperationspartners tradingtwins beziehen könnt.

Der TÜV-geprüfte Anbieter vergleicht Kaffee-Lösungen für die gewerbliche Nutzung und liefert unverbindliche Angebote zu Miete und Leasing von Automaten für Gastro, Händler und die Belegschaft. Ob mit oder ohne Bezahlsystem.

Das Formular für die Angebote könnt ihr direkt ausfüllen. Natürlich gibt es viele Anbieter für diesen Vergleich, aber ich mag den Service bei tradingtwins.

Geldeinwurf bis App: Wo lohnt sich ein Kaffeevollautomat mit Bezahlsystem?

Kaffeevollautomaten mit Bezahlsystem an (halb-) öffentlichen Orten fallen unter das „(Public) Vending“. Dies ist etwas anderes, als wenn ihr etwa einen Kaffeevollautomaten für die Tankstelle kauft und die Tassen pro Tag pauschal abrechnet oder als Bewirtungsaufwand und ähnliches verbucht.

Für das Public Vending kommen nur B2B-Modelle infrage, die sich mit Kassenterminal, Münzprüfer und Co ausstatten lassen. Die direkte Bezahlmöglichkeit für jede Tasse oder Kannenbefüllung zielt auf sechs grundsätzliche Faktoren ab:

Damit wird deutlich, warum ein Kaffeevollautomat mit Münzeinwurf oder anderem Zahlungssystem nicht als Kaffeevollautomat fürs Büro oder ein Ladengeschäft funktioniert. Der Kaffee ist ein transaktionales Produkt, es geht nicht um Wohlfühleffekte oder Motivation.

Ab einer gewissen Unternehmensgröße und zunehmender Personenanzahl aus unterschiedlichen Bereichen ist aber Entpersonalisierung und Standardisierung wichtig. Ihr haltet die Kosten für Kaffeemaschinen und Co in Zaum und stellt sicher, dass der Dümmste Anzunehmende User nichts verstellt oder kaputt macht.

Er muss nur einen Knopf oder ein Touch-Display drücken und den Anweisungen am Kaffeeautomaten folgen. Je mehr Personen bzw. Kunden den Automaten benutzen, desto größer wird das DAU-Risiko.

Nicht zuletzt gibt es Personengruppen bzw. Bereiche, bei denen allein die Existenz eines Kaffeevollautomat mit Geldeinwurf oder Bezahlsystem als Image-Faktor ausreicht. Dazu gehören etwa:

Public Vending ist also ein Ansatz, um mit Kaffeemaschinen bzw. Kaffeespezialitäten Geld zu machen und trotzdem ein subtiler Beweis, dass ihr die Bedürfnisse von Kunden oder Mitarbeitern ernst nehmt.

Wir reden schließlich nicht vom ollen Kaffeeautomat, der braune Brühe spuckt. Wir reden von Kaffeevollautomaten mit Mahlwerk, die sich mit der Zubereitung von Espresso, Cappuccino oder Latte aus frischen (!) Bohnen Mühe geben.

Andersherum heißt Public Vending : Wenn nur drei, vier oder sieben Leute in einem Büro hocken und ihr die Tassen Kaffee pro Tag mit einfacher Mathematik ausrechnen könnt, braucht ihr nicht weiterlesen.

Wenn ihr diesen Unterschied verstanden habt, wartet die nächste Frage: Mit welchem Bezahlsystem seid ihr am besten beraten? Hier geht es nicht nur um Technik, Aufwand oder Preisunterschiede. Es geht um die (häufigsten) Verwender und ihre Einstellungen zu bestimmten Bezahlmöglichkeiten.

Karten, Bargeld oder Bezahlen mit App: Zahlungssysteme für Kaffeevollautomaten im Überblick

Nieder mit Münzen und Wechselgeld, her mit der digitalen Technologie? Ja, nein, vielleicht. Auch wenn unser Handy inzwischen jede Alltagsaufgabe übernimmt, ist das Konzept Münzeinwurf als Zahlungssystem nicht zwingend veraltet.

	Diverser Nutzerkreis	Alle Altersgruppen	Alle Standorte	Verwaltungs- aufwand	Aufwand Auswertung Kosten/Umsatz
Münzeinwurf	✓	✓	✓	►	▲
Geldscheinleser	✓	✓	✓	►	▲
Token	X	X	X	▲	►
Kartenzahlung	✓	X	✓	▼	►
Guthabenkarte	X	X	X	▲	►
Bezahlen mit App	✓	X	✓	▼	▼

Kaffeevollautomaten für Münzeinwurf, Jetons oder Tokens

Natürlich lacht sich das 21. Jahrhundert schlapp, wenn wir nach Münzen kramen müssen, um einen Kaffee aus dem Automaten zu ziehen. Vor allem, wenn wir nicht vom Euro-Kaffee sprechen, sondern preisintensive Getränke meinen.

Gerade in Deutschland ist ein Vollautomat mit Münzgeld jedoch nicht passé – auch wenn die Pandemie unsere Einstellung zum kontaktlosen Bezahlprozess verändert hat. Die Vorteile:

Auf der anderen Seite werden die Nachteile der Bezahlung per Geldeinwurf immer offensichtlicher:

Selbst, wenn ihr einen Banknotenleser installiert und die Zahlmöglichkeit um eine weitere Methode erweitert, bleiben die grundsätzlichen Faktoren gleich. Und selbst wenn ihr das Problem mit dem Kleingeld über Wertmarken wie Jetons oder Tokens löst, ändert das nichts.

Schließlich müssen Jetons oder Tokens berechnet und verbucht werden, es braucht eine Verwaltung, einen Personenschlüssel für die Ausgabe und jemanden, der den Kaffeeautomaten regelmäßig leert.

Schon deshalb sollte der Münzeinwurf um digitale Möglichkeiten erweitert werden. Das gilt auch, wenn ihr Kaffeeautomaten in Bereichen installiert, in denen die Nutzungsintensität wartungsfreundlich überschaubar bleibt und die Kundschaft wirklich konservativ ist.

Kaffeevollautomaten für Kartenzahlung & Guthabenkarte

Für die meisten Deutschen ist das Zahlen per Bankkarte synonym für „kontaktloses Zahlen“ – auch dank Corona. Daraus ergibt sich, dass ein Kartenlesegerät am Kaffeevollautomaten ohne NFC-Technik eigentlich keinen Sinn mehr ergibt.

Die Near Field Communication (Karte dranhalten, Betrag wird abgebucht) gibt es nicht nur für die EC-Karte, sondern auch als spezielles Guthabensystem. Dabei wird eine Chipkarte über ein extra Terminal mit Geld aufgeladen, das dann für Getränke am Automaten verwendet wird.

Weil diese Chipkarten nichts anderes als Jetons oder ein Token in Kartenform sind, halte ich auch dies für einen vermeidbaren Doppelschritt. Auf der anderen Seite müsst ihr mit der Wertkarten-Zahlung nicht bei jedem Espresso die wertvolle (und Datenklau-gefährdete) EC-Karte zücken.

Kaffeevollautomaten für Mobile Payment – Bezahlen mit App

Bargeldloses, kontaktloses Bezahlen über mobile Endgeräte, Smartphone und App gelten als sexy Technologie für Kaffeevollautomaten mit Bezahlsystem. 

Hier braucht ihr ein Benutzerkonto, einen Zahldienstleister wie Google Pay oder Apple Pay und einen QR-Code, der bei jedem Tassenbezug gescannt werden muss. Ist euer Smartphone so weit, klappt auch die Bezahlung über NFC-Sticker.

Codes statt Geld und Karten sind für junge Mitarbeiter mit digitaler Sozialisierung normal und selbstverständlich. Hat euer Unternehmen jedoch einen höheren Altersdurchschnitt, sehe ich Probleme.

Ihr müsst nicht nur die richtige Technik von einem Anbieter verwenden, auf den sich möglichst viele Mitarbeiter einigen können. Ihr müsst auch darauf bauen, dass Mitarbeiter bereit sind, die App zu verwenden.

Mobile Payment hat noch so viele „Gegner“, dass die dazugehörigen Kaffeevollautomaten bisher nur in sehr jungen Firmen oder Bereichen funktionieren. Siehe Hostel oder SB-Gastronomie.

Leasen, Mieten, kaufen: Wie soll ich die Bezahlsysteme für Kaffeevollautomaten bezahlen?

Installation, Einstellungen, Zusatzfunktionen, Wartung … bei jeder Lösung für die Zahlung am Kaffeevollautomaten könnt ihr vieles „falsch“ machen, das Stress bereitet und Umsatz kostet. Schon deswegen würde ich für Kaffeeautomaten in Gewerbe und Betrieb immer auf die Miete, manchmal aufs Leasing und selten bis nie auf den Kauf setzen.

Der Hype um mobiles Bezahlen mit App zeigt, wie schnell die Technik voranschreitet. Ein Kaffeeautomat, der heute noch neu ist, wirkt morgen vorsintflutlich wie ein Münzeinwurf.

Mit der Miete von Kaffeevollautomaten zahlt ihr mehr Geld, habt aber stets die neueste Automaten-Technik mit überschaubarer Laufzeit. Wenn ihr etwa auf NFC und eine digitalisierte Kaffeeversorgung aufrüsten wollt, wechselt ihr einfach das Abo-Modell. Mehr darüber erzähle ich im B2B-Ratgeber zum Kaffeevollautomaten mieten.

Leasing und Kaffeemaschinen passen aus diversen Gründen nicht zusammen, was jedoch nicht heißt, dass dieses Beschaffungsmodell komplett flachfällt. Ihr solltet nur alle Aspekte aus meinem Ratgeber zum Kaffeevollautomaten leasen kennen.

Wenn ihr schon dabei seid, werft gern noch einen Blick in meinen Ratgeber zu Gastro-Vollautomaten und zu Hotel-Kaffeevollautomaten. Gibt es da einen Unterschied? Ja, gibt es.

Wenn ihr kleiner stapeln wollt und einen Kaffeevollautomaten fürs Büro kaufen möchtet, für den es nur passende Tassen und frische Kaffeebohnen für Vollautomaten braucht, empfehle ich derzeit den Nivona NICR 1040 CafeRomatica. Er hat ein paar B2B-Anklänge, bleibt aber im B2C-Kategorien – und lässt sich einfach als Kaffeevollautomat abschreiben.

Zu Miete, Leasing und Kauf sowie zu passenden Automaten verschiedener Anbieter schaut ihr gern mal bei tradingtwins vorbei und holt euch unverbindliche Angebote ein.

Mit welchen Bezahlsystemen werdet ihr an Kaffeevollautomaten regelmäßig konfrontiert? Welche Erfahrung habt ihr gemacht? Seid ihr Bargeldlos-Fans oder Freunde der Münze? Ich freue mich auf eure Kommentare!