Kaffee geht ganz schön ins Geld. Vor allem, wenn ihr nicht nur ein paar überschaubare Tassen pro Tag aus einem brauchbaren Kaffeevollautomaten fürs Büro ziehen wollt. Sobald wir über große Firmen, (halb-) öffentliche Bereiche mit viel Durchgangsverkehr oder Automaten in Wartebereichen oder (Groß-) Kantinen reden, reden wir auch über Bezahlsysteme.
Kaffee geht ganz schön ins Geld. Vor allem, wenn ihr nicht nur ein paar überschaubare Tassen pro Tag aus einem brauchbaren Kaffeevollautomaten fürs Büro ziehen wollt. Sobald wir über große Firmen, (halb-) öffentliche Bereiche mit viel Durchgangsverkehr oder Automaten in Wartebereichen oder (Groß-) Kantinen reden, reden wir auch über Bezahlsysteme.
Denn es gibt genug gute Gründe, die Kosten für die Versorgung mit leckeren Kaffeespezialitäten inklusive Service direkt auf Kunden, Besucher oder Mitarbeiter umzulegen.
In diesem B2B-Ratgeber beschäftigen uns diese Gründe genauso wie die verschiedenen Möglichkeiten, wie ihr Kaffeevollautomaten mit einem Bezahlsystem ausstatten könnt. Von der klassischen Kaffeemaschine mit Münzeinwurf bis zur kontaktlosen Zahlung mit RFID (Radio-Frequency Identification) oder NFC (Near Field Communication) finden wir heraus, welche Lösung zu welchem Benutzer und damit in welchen Betrieb passt.
Dieser Ratgeber über die Kasse mit der Kaffeeversorgung ist eine Fortsetzung meiner B2B-Reihe über Kaffeevollautomaten für Großraumbüros, große Unternehmen und spezielle Gewerbe.
Deshalb finden wir hier auch nur begrenzt Verweise auf Geräte aus meinem Kaffeevollautomaten Test. Wir reden eher von Modellen, die ihr leasen, mieten und abschreiben können solltet.
Welche Bezahlmethode am Ende zu euch passt (und ob sie sich überhaupt für eure Firma lohnt), müsst ihr selbst entscheiden. Wenn ihr dazu ein individuelles Angebot benötigt, könnt ihr euch zum Beispiel an meinen B2B-Kooperationspartner tradingtwins wenden.
Der TÜV-geprüfte Vollautomaten-Anbieter hat sich auf den objektiven Vergleich unterschiedlicher Lösungen für die gewerbliche Nutzung spezialisiert und liefert euch unverbindliche Angebote zu Miete und Leasing von Automaten für Gastro, Händler und die riesige Belegschaft in Konzernen. Ob mit oder ohne Bezahlsystem.
Das Formular für die Anforderung der Angebote könnt ihr direkt hier ausfüllen. Natürlich gibt es auch viele andere Anbieter für diesen Vergleich, aber ich mag den Service bei tradingtwins.
Wo lohnt sich ein Kaffeevollautomat mit Bezahlsystem?
Werden Kaffeevollautomaten mit Bezahlsystem an (halb-) öffentlichen Orten aufgestellt, spricht man vom „(Public) Vending“.
Dieser Begriff ist eine Abgrenzung zum Szenario, in dem ihr zum Beispiel die beliebten Kaffeevollautomaten von Jura aus dem Consumer-Bereich in einem Büro oder Ladengeschäft aufstellt und die Tassen pro Tag entweder pauschal abrechnet oder als Bewirtungsaufwand und ähnliches verbucht.
Für das Public Vending kommen im Grunde nur B2B-Modelle infrage, die sich mit Kassenterminal, Münzprüfer und Co ausstatten lassen. Die direkte Bezahlmöglichkeit für jede einzelne Tasse oder Kannenbefüllung zielt auf sechs grundsätzliche Faktoren ab:
Die Kaffeeautomaten werden ohne „Aufsicht“ von Kunden, Mitarbeitern etc. selbst bedient.
Der Kaffee wird pro Bezug nach einer bestimmten Kalkulation bezahlt (mit Gewinnmarge oder nur als Deckungsbeitrag).
Die Transaktion verläuft automatisch und/ oder löst die Zubereitung überhaupt erst aus.
Die Kaffeespezialitäten sind standardisiert und kommen immer nach demselben Kaffee-Wasser-Milch-Verhältnis in die Tasse.
Die Bezahlmöglichkeit bzw. der Bezahlvorgang soll so einfach/ zeitgemäß sein, dass er von einer möglichst großen Anzahl an Personen genutzt wird.
Kaffee ist kein Incentive, sondern soll Einnahmen bringen bzw. nicht die Bilanz belasten.
Damit wird deutlich, warum ein Kaffeevollautomat mit Münzeinwurf oder anderem Zahlsystem in einem klassischen Büro oder Ladengeschäft nichts zu suchen hat. Es sei denn, ihr wollt Mitarbeiter oder Kunden mit folgenden Botschaften zu ihrem Kaffee erfreuen:
Macht euren Sch… doch alleine!
Eure individuellen Ansprüche an Kaffee sind uns egal!
Ihr wollt was Besonderes? Dann zahlt auch dafür!
Ab einer gewissen Unternehmensgröße und einer zunehmenden Personenanzahl, die in unterschiedlichen Bereichen unterwegs ist, ist aber genau diese Entpersonalisierung und Standardisierung wichtig.
Damit stellt ihr sicher, dass die Kosten für Kaffeemaschinen und Co nicht aus dem Ruder laufen. Außerdem haltet ihr den Dümmsten Anzunehmenden User davon ab, dass er irgendwas verstellt oder kaputt macht.
Er muss schließlich nur einen Knopf oder ein Touch-Display drücken und den klaren Anweisungen am Kaffeeautomaten folgen. Je mehr Personen bzw. Kunden den Automaten benutzen, desto größer wird schließlich das DAU-Risiko.
Nicht zuletzt gibt es Personengruppen bzw. Bereiche, bei denen allein die Existenz eines Kaffeevollautomat mit Münzeinwurf oder mit Bezahlsystem schon als wichtiger Image-Faktor ausreicht. Dazu gehören etwa:
Hostels: Kostenloser Kaffee sprengt die günstige Kalkulation als wichtigsten Anreiz zur Übernachtung. Aber dass es überhaupt Kaffee gibt, ist wichtig.
(Öffentliche) Wartebereiche: Warten ist die beste leere Zeit, die man mit Angeboten füllen kann!
Großkantinen und Aufenthaltsbereiche in großen Unternehmen: Fürs einzelne Büro oder die Abteilung können wiederum „normale“ Kaffeevollautomaten angeschafft werden.
Einkaufszentren oder ähnliche „Sammelgewerbe“: Kein einzelnes Unternehmen ist für die Imagebildung und Zielgruppenansprache zuständig.
Bereiche mit viel Durchgangsverkehr: Hier lassen sich vor allem hohe Einnahmen erzielen!
Public Vending ist also gleichzeitig ein Ansatz, um mit Kaffeemaschinen bzw. Kaffeespezialitäten Geld zu machen und trotzdem ein subtiler Beweis, dass ihr die Bedürfnisse von Kunden oder Mitarbeitern ernst nehmt.
Wir reden schließlich nicht vom ollen Kaffeeautomat, der braune Brühe in braune Plastikbecher spuckt. Wir reden von echten Kaffeevollautomaten mit Mahlwerk, die sich mit der Zubereitung von Espresso, Cappuccino oder Latte aus frischen (!) Bohnen Mühe geben.
Andersherum heißt Public Vending auch klar: Wenn bei euch nur drei, vier oder sieben Leute in einem Büro hocken und ihr die Tassen Kaffee pro Tag mit einfacher Mathematik in Sekunden ausrechnen könnt, braucht ihr nicht weiterlesen.
Wenn ihr diesen Unterschied einmal verstanden habt, wartet jedoch schon die nächste Frage: Mit welchem Bezahlsystem seid ihr in einem Einsatzbereich am besten beraten?
Hier geht es nicht nur um Technik, Aufwand oder Preisunterschiede in Betrieb und Beschaffung. Es geht um die (häufigsten) Verwender und ihre Einstellungen zu bestimmten Bezahlmöglichkeiten.
Karten, Bargeld oder Mobile Payment: Bezahlsysteme für Kaffeevollautomaten im Überblick
Nieder mit Münzen und Wechselgeld, her mit der digitalen Technologie? Ja, nein, vielleicht. Auch wenn unser Handy inzwischen so ziemlich jede Alltagsaufgabe übernimmt, ist das Konzept Münzeinwurf als Zahlungssystem nicht zwingend veraltet. Schauen wir uns die Systeme genauer an.
Kaffeevollautomaten für Bargeld, Jetons oder Tokens
Natürlich lacht sich das 21. Jahrhundert im Hintergrund schlapp, wenn wir in der Tasche nach Münzen kramen müssen, um einen Kaffee aus dem Automaten zu ziehen. Vor allem, wenn wir nicht vom Euro-Kaffee (siehe braune Brühe) sprechen, sondern durchaus preisintensive Getränke meinen.
Gerade in Deutschland ist ein Vollautomat mit Münzgeld jedoch längst nicht passé – auch wenn die Pandemie unsere Einstellung zum kontaktlosen Bezahlprozess verändert hat. Dennoch bleiben die Vorteile dieser Variante:
Der Nutzer braucht kein eigenes Endgerät oder muss Daten wie die PIN eingeben (Datenschutz ist auch bei Kaffee wichtig)!
Der Zahlvorgang und die Zubereitung funktionieren schnell und unmissverständlich.
Der Kaffeevollautomat braucht keine stabile digitale Anbindung oder „Empfang“.
Auf der anderen Seite werden die Nachteile der Bezahlung mit Münzgeld immer offensichtlicher, seitdem es genug Alternativen gibt:
Der Nutzer braucht Kleingeld.
Der Automat muss Wechselgeld geben.
Münzwechsler, Münzprüfer und Geldbehälter sind ziemlich groß, der Vollautomat wird also zum ausladenden Industrie-Kaffeeautomat.
Eine regelmäßige Leerung des Geldes ist wichtig.
Irgendwer muss die ganzen Münzen zur Bank bringen.
Selbst, wenn ihr einen Banknotenleser installiert und die Zahlmöglichkeit um eine weitere Methode erweitert, bleiben die grundsätzlichen Faktoren gleich. Und selbst wenn ihr das Problem mit dem Kleingeld über Wertmarken wie Jetons oder Tokens löst, ändert das nichts.
Schließlich müssen diese Jetons oder Tokens irgendwo berechnet und verbucht werden, es braucht eine Verwaltung und einen Personenschlüssel für die Ausgabe und immer noch jemanden, der den Kaffeeautomaten regelmäßig leert.
Schon deshalb sollte der Münzeinwurf um digitale Möglichkeiten erweitert werden. Das gilt auch, wenn ihr euren Kaffeeautomaten in Bereichen installiert, in denen die Nutzungsintensität wartungsfreundlich überschaubar bleibt und die Kundschaft wirklich konservativ ist.
Kaffeevollautomaten für die Kartenzahlung
Für die meisten Deutschen ist das Zahlen mit der Bankkarte der Inbegriff von „kontaktloses Zahlen“ – auch dank Corona. Daraus ergibt sich, dass ein Kartenlesegerät am Kaffeevollautomaten ohne NFC-Technik eigentlich keinen Sinn mehr ergibt.
Die Near Field Communication (Karte dranhalten, Betrag wird abgebucht) gibt es nicht nur für die klassische EC-Karte, sondern auch als spezielles Guthabensystem. Dabei wird eine Chipkarte über ein extra Terminal mit Geld aufgeladen, das dann für die Getränke am Automaten verwendet wird.
Weil diese Chipkarten nichts anderes als Jetons oder ein Token in Kartenform sind, halte ich auch dies für einen vermeidbaren Doppelschritt. Auf der anderen Seite müsst ihr mit der Wertkarten-Zahlung nicht bei jedem Espresso die wertvolle (und Datenklau-gefährdete) EC-Karte zücken.
Kaffeevollautomaten mit Mobile Payment
Bargeldloses, kontaktloses Bezahlen über mobile Endgeräte, Smartphone und App gelten als absolut sexy Technologie für Kaffeevollautomaten mit Bezahlsystem.
Hier braucht ihr ein Benutzerkonto, einen Zahldienstleister wie Google Pay oder Apple Pay und einen QR-Code, der bei jedem Tassenbezug gescannt werden muss. Ist euer Smartphone schon so weit, klappt auch die Bezahlung über NFC-Sticker.
Codes und Co statt Geld und Karten sind für junge Mitarbeiter mit entsprechender digitaler Sozialisierung normal und selbstverständlich. Hat euer Unternehmen jedoch einen höheren Altersdurchschnitt, sehe ich Probleme.
Ihr müsst nicht nur die richtige Technik von einem Anbieter verwenden, auf den sich möglichst viele Mitarbeiter einigen können. Ihr müsst auch darauf bauen, dass die Mitarbeiter bereit sind, die App des jeweiligen Anbieters zu verwenden.
Mobile Payment hat noch so viele „Gegner“, dass die dazugehörigen Kaffeevollautomaten bisher nur in sehr jungen Firmen oder Bereichen funktionieren. Siehe Hostel und Co oder SB-Gastronomie.
Leasen, Mieten, kaufen? Wie soll ich die Bezahlsysteme für Kaffeevollautomaten bezahlen?
Installation, Einstellungen, Zusatzfunktionen, Wartung … bei jeder Lösung für die Zahlung am Kaffeevollautomaten könnt ihr vieles „falsch“ machen, das euch am Ende Stress bereitet und Umsatz kostet. Schon deswegen würde ich für Kaffeeautomaten in Gewerbe und Betrieb immer auf die Miete, manchmal aufs Leasing und selten bis nie auf den Kauf setzen.
Der Hype um mobiles Bezahlen zeigt uns, wie schnell die Technik voranschreitet. Ein Kaffeeautomat, der heute noch das neueste vom Neusten ist, wirkt morgen schon wieder so vorsintflutlich wie ein Münzeinwurf.
Mit der Miete von Kaffeevollautomaten zahlt ihr erst einmal mehr Geld, habt aber am Ende stets die neueste Automaten-Technik mit überschaubarer Laufzeit. Wenn ihr etwa auf NFC und eine digitalisierte Kaffeeversorgung aufrüsten wollt, wechselt ihr einfach das Abo-Modell. Mehr darüber erzähle ich euch im B2B-Ratgeber zum Kaffeevollautomaten mieten.
Leasing und Kaffeemaschinen passen aus diversen Gründen nicht zusammen, was jedoch nicht heißt, dass dieses Beschaffungsmodell komplett flachfällt. Ihr solltet nur alle Aspekte aus meinem Ratgeber zum Kaffeevollautomaten leasen kennen.
Wenn ihr schon dabei seid, werft gern noch einen Blick in meinen Ratgeber zu Gastro-Vollautomaten und zu Hotel-Kaffeevollautomaten. Gibt es da einen Unterschied? Ja, gibt es.
Wenn ihr ein paar Nummern kleiner stapeln wollt und euren eigenen Kaffeevollautomaten fürs Büro kaufen möchtet, für den es nur passende Tassen und frische Kaffeebohnen (*erneute schamlose Eigenwerbung*) braucht, empfehle ich derzeit den Nivona NICR 1040 CafeRomatica.
Er ist der erste „echte“ Kaffeevollautomat fürs Büro mit einem B2C-Preis und B2C-Maßen. Den könnt ihr kaufen und klassisch abschreiben.
Zu Miete, Leasing und Kauf sowie zu passenden Automaten verschiedener Anbieter schaut ihr gern mal bei tradingtwins vorbei und holt euch unverbindliche Angebote ein.
Meine Frage an euch: Mit welchen Bezahlsystemen werdet ihr an Kaffeevollautomaten regelmäßig konfrontiert? Welche Erfahrung habt ihr damit gemacht? Seid ihr Bargeldlos-Fans oder doch Freunde der Münze? Ich freue mich auf eure Kommentare!
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