In meiner B2B-Ratgeberreihe zu Kaffeevollautomaten ist ein zentraler Tipp, dass ihr euren täglichen bzw. jährlichen Kaffeeverbrauch kennen solltet, bevor ihr Angebote zu Kaffeevollautomaten oder Kaffeemaschinen einholt. Dazu müsst ihr die richtigen Fragen stellen.
In meiner B2B-Ratgeberreihe zu Kaffeevollautomaten ist ein zentraler Tipp, dass ihr euren täglichen bzw. jährlichen Kaffeeverbrauch kennen solltet, bevor ihr Angebote zu Kaffeevollautomaten oder Kaffeemaschinen einholt. Dazu müsst ihr die richtigen Fragen stellen.
Jede ungenaue Kalkulation kostet euch Geld, zufriedene Gäste, Kunden oder Mitarbeiter. Fragen zum besten Kaffeevollautomat für Firmen klären wir hier. Rechnen müsst ihr selbst. Oder ihr überlasst das einem Vergleichsanbieter, der auf Grundlage einiger Eckdaten zu eurem Unternehmen und Kaffeebedarf individuelle und unverbindliche Vergleichsangebote schickt.
Da diese Vergleiche für Firmen wichtig sind, habe ich mir professionelle Hilfe von tradingtwins geholt und das Formular für euch eingebunden. Das spart Lesezeit, Rechenarbeit und zu detaillierte Erklärungen, die ohnehin nicht auf jeden zutreffen.
Die Unternehmensfrage: Gewerbe-Kaffeeautomat für Firmen, Gastro, Hotel oder Büro?
Mit dem Aufstellungsort bzw. eurer Branche fallen bestimmte Kaffeemaschinen sofort aus der engeren Wahl. Meine Sieger im Kaffeevollautomaten Test 2025 sind Consumer-Modelle, die höchstens den Einsatz im Büroraum kleiner Unternehmen überstehen.
Meist gehe ich bei Geräten wie dem Siemens EQ 900 Kaffeevollautomat oder dem Miele CM 7550 von einer maximalen Nutzerzahl von 6 Personen aus.
Sobald ihr mit eurem Gerät mehr Mitarbeiter oder Gäste per Kaffeevollautomaten fürs Büro versorgen wollt, reden wir von Modellen wie dem WMF 1500 S oder Tchibo Kaffeevollautomaten im Gewerbe-Format.
Mit bis zu 180 Tassen am Tag ist die 1500-Version wesentlich leistungsfreudiger, reicht aber immer noch nicht an Performance-Monster wie den Melitta Cafina CT8 Kaffeeautomat heran, der zum Beispiel 200 Café Crème pro Stunde hinbekommt. Schon dieser Vergleich führt zur nächsten Frage …
Die Tassenfrage: Wie viele Bezüge muss die Industrie-Kaffeemaschine schaffen?
Die Frage nach dem täglichen Durchsatz ist die zentrale Kalkulationsgrundlage bei der Beschaffung eines Kaffeevollautomat für Firmen. Aus diesem ergibt sich ein Tassenpreis, der zeigt, ob ihr euch wirklich einen Vollautomaten leisten wollt – oder ob eine Industrie-Kaffeemaschine nicht die bessere Wahl ist.
Auch könnt ihr kalkulieren, ob ein Bezahlsystem für den Vollautomaten sinnvoll ist, welche Preise ihr pro Getränk aufrufen solltet usw. Im Tassenpreis verstecken sich viele Komponenten:
Kosten der Verbrauchsmaterialien (Kaffeebohnen, Milch, Kaffeeweißer, Zucker)
Betriebskosten (Strom, Wasser)
Anschaffungspreis der Maschine nach Beschaffungsvariante (Mieten, Leasing, Kauf)
Wartungs- und Reparaturkosten
Abschreibungsdauer etc.
Diese Kostenkomponenten steigen mit zunehmender Anzahl täglicher Bezüge zwar an, verteilen sich aber damit auf mehrere Köpfe – und rechnen sich besser. Darum ist die Ermittlung der Bezüge auch so wichtig. Das gilt nicht nur für die typische Firma, sondern auch fürs Restaurant und jedes Gewerbe.
Wenn ihr weniger als 50 Tassen pro Tag bezieht, euch aber eine Maschine zulegt, die vielleicht 500 Tassen hinbekommt, kippt eure Rechnung genauso in Richtung Verlustgeschäft, wie wenn ihr 30 Mitarbeiter mit einer Maschine zufriedenstellen wollt, die nur 30 Tassen pro Tag hinbekommt.
Geht davon aus, dass die 30 Mitarbeiter nicht über den Arbeitstag verteilt jeweils nur einen Kaffee beziehen. Würdet ihr so rechnen, müsstet ihr mit hohen Wartungs- und Reparaturkosten kalkulieren und solltet euch überlegen, wie ihr die ständigen Ausfallzeiten der Maschine kompensiert.
Bei Kaffeevollautomaten für die Gastronomie gibt es die Mitarbeiterzahl als Bezugsgröße nicht. Das Gästeaufkommen schwankt. Hier ist es das Beste, wenn ihr vor dem Kauf bzw. der Anschaffung einer Profi-Kaffeemaschine über einen Zeitraum X einen wiederkehrenden Höchstwert an Bezügen ermittelt.
Dazu empfehle ich die Kurzzeitmiete von Kaffeemaschinen für Unternehmen. Die Ausleihe über einen Monat oder wenige Wochen kostet zwar vergleichsweise mehr, erspart euch aber auf lange Sicht die Fehlinvestition in eine zu schwache oder zu leistungsfähige Maschine.
Außerdem findet ihr so heraus, ob ihr in eurem Gewerbe (Bäcker, Kiosk, Späti etc.) oder Gastronomie-Betrieb mit einem Vollautomaten hinkommt oder ob die Siebträgermaschine geeigneter ist. Apropos …
Die Abwechslungsfrage: Welche Getränkevarianten benötigt ihr in eurer Firma?
Dies scheint nur ein Detail, es liefert aber entscheidende Erkenntnisse: Viele Betriebe finden bei einer Mitarbeiterbefragung heraus, dass keiner Lust auf Espresso oder Latte, aber alle Lust auf Filterkaffee haben. Oder es wird klar, dass der Heißwasser- bzw. Teeverbrauch höher liegt als der Kaffeekonsum. Ein Kaffeeautomat mit Kakaofunktion ist für Verpflegungseinrichtungen mit Kinder-Kunden wichtig usw.
Mit der Abwechslungsfrage grenzt ihr ab, welche Funktionen euer Vollautomat unbedingt haben muss. Oder ihr entdeckt, dass ihr eigentlich nach einer Industrie-Kaffeemaschine, einem professionellen Teebereiter im Großformat oder einer anderen Variante sucht.
Der Kaffeevollautomat für Firmen wäre in solchen Fällen – wenn überhaupt – nur eine nette Ergänzung. Dann reicht auch ein Consumer-Highend-Modell wie der Jura J8 Twin.
Die Extrafrage: Wie soll der Kaffeevollautomat in der Firma betrieben werden?
Nachdem grundsätzliche Erkenntnisse zum Kaffeeverbrauch gesammelt sind, höre ich Beschaffungsbeauftragte die Frage stellen, wer das alles bezahlen soll. Wenn guter Kaffee bei euch nicht auf der Incentive-Liste steht, müssen die Kaffeetrinker selbst ran.
Ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl funktioniert das Prinzip Kaffeekasse nicht mehr. Also braucht euer Vollautomat ein Bezahlsystem oder ihr setzt auf einen Vollautomat mit Geldeinwurf. Außerdem solltet ihr bei einem Profigerät wie dem WMF 8000S über den Betrieb als Vollautomat mit Festwasseranschluss nachdenken.
Damit spart ihr Leerläufe wegen fehlender Tankfüllung und müsst nicht über eine volle Abtropfschale nachdenken. In der Gastronomie ist eine Maschine mit Festwasseranschluss immer sinnvoll – zumindest ab einem gewissen Durchsatz.
Weitere Faktoren, die an dieser Stelle zu klären sind:
Zweiter Bohnenbehälter – einfacher Wechsel zwischen „normal“ und „Decaf“ o.ä.
Frischmilchsystem statt Milchpulver – beides ist möglich, Frischmilch ist aufwendiger, aber ohne Milch ist es kein richtiger Kaffee. Wozu gibt es etwa Milchkühler für Kaffeevollautomaten?
Display mit Touch oder einfache Knöpfe – je mehr Mitarbeiter (ohne Vorwissen) an der Maschine hantieren, desto wichtiger ist eine unmissverständliche Menüführung
Viele professionelle Geräte werden durch einen Unterschrank oder Möbel-Ergänzungen zur Service-Station. Damit löst ihr zum Beispiel das Problem, möglichst viele Gefäße bereitzuhalten und die Verbrauchsmaterialien, frische Kaffeebohnen usw. immer zur Hand zu haben.
Kaffee entwickelt für den Vollautomaten
Mein Kaffee eignet sich bestens für alle Getränke aus dem Vollautomat.
Täglich frisch geröstet
Schokoladiges Aroma
Fair gehandelt
Für Espresso, Kaffee & Milchgetränke
Die Beschaffungsfrage: Kaffeevollautomat mieten, kaufen oder leasen?
Jede Erkenntnis über euren tatsächlichen Bedarf bringt euch der Frage nach der besten Investitionsstrategie näher – sollt ihr den Kaffeevollautomat mieten, ist ein Vollautomaten-Leasing sinnvoll oder bleibt doch der Kauf?
Auch wenn pauschale Antworten nicht möglich sind, haben sich folgende Faustregeln etabliert:
Meine Sieger aus dem Kaffeevollautomaten Test für Büros mit bis zu sechs Mitarbeitern solltet ihr kaufen. Die Abschreibungsmöglichkeiten übertrumpfen Alternativen wie das Mieten oder Leasing. Zumal professionelle Verleiher sowieso kaum Consumer-Geräte im Angebot haben.
Alle Geräte in den Klassen darüber sind ein heißer Kandidat für die Miete – ich finde, dass diese Beschaffungsvariante für professionelle Maschinen die vernünftige Entscheidung ist.
Kaffeevollautomaten leasen ist meiner Ansicht nach ein Verlustgeschäft. Warum das so ist, erkläre ich im Ratgeber ausführlicher.
Um das in nachvollziehbaren Zahlen ausdrücken, die zu eurem Unternehmen passen, solltet ihr das Formular ausfüllen.
Außer Frage: In beste Firmen gehören nur beste Kaffeebohnen!
Meine ewige Predigt, dass nur gute Kaffeebohnen in eure Maschinen und Geräte kommen sollten, ist nirgendwo so angebracht wie bei Kaffeevollautomaten für Firmen. Als Unternehmen nehmt ihr Mengen ab, die die Wertschöpfungskette von Kaffee erheblich beeinflussen. Zum Guten wie zum Schlechten.
Dementsprechend habt ihr als B2B-Kunden auch eine größere Verantwortung als der Einzelkunde. Deshalb macht es mich immer etwas wütend, dass euch große Marken als Verleiher von Profi-Kaffeemaschinen ihre billigen Bohnen mitunter aufzwingen.
Viele Mietverträge spezieller Hersteller mit eigenen Bohnen kommen nur zustande, wenn ihr gleichzeitig eine bestimmte Menge Kaffeebohnen pro Monat abnehmt. Die ihr extra bezahlen sollt. Ich verstehe den Gedanken der Unternehmen, wehre mich aber mit Händen und Füßen.
Wenn es selbst Siemens schafft, sich mit Coffee Circle zusammenzutun und vertretbare Bohnen für die eigene EQ-Serie zu entwickeln, kriegt es auch jedes kleinere Unternehmen hin, sich nach anständigen Bohnen-Partnern umzusehen.
Damit fallen zwar manche bequemen und scheinbar günstigen Mietverträge (aus meiner Sicht) flach. Aber das ist auf lange Sicht der richtige Weg. Wenn Anbieter wie Tchibo oder Melitta ihre B2B-Maschinen und -Bohnen nicht mehr loswerden, müssen sie umdenken. Und darum geht es mir.
Zudem solltet ihr nicht vergessen, welchen Effekt hervorragende Bohnen auf eure Mitarbeiter, Kunden oder Gäste haben: Sie erzeugen Aha-Erlebnisse in Sachen Geschmacksvielfalt, wecken das Interesse an eurem Angebot und liefern wichtige Pluspunkte für euer Image.
Eine gute Ergänzung zu einem maßgeschneiderten Angebot ist das Wissen darüber, wie ihr euren Kaffeevollautomaten steuerlich abschreiben könnt.
Falls ihr weitere Fragen habt, hinterlasst mir gerne einen Kommentar!
