Kaffeevollautomat für Firmen: Die richtigen Fragen stellen

In meiner neuen B2B-Ratgeberreihe zu Kaffeevollautomaten spreche ich immer wieder davon, dass ihr euren täglichen bzw. jährlichen Kaffeeverbrauch genau kennen solltet, bevor ihr euch Angebote zu Kaffeevollautomaten oder Kaffeemaschinen einholt.

Dazu müsst ihr lernen, die richtigen Fragen zu stellen. Denn jede ungenaue Kalkulation kostet euch am Ende einen Haufen Geld, zufriedene Gäste, Kunden oder Mitarbeiter.

Die Fragen zum Kaffeevollautomat für Firmen will ich hier erklären. Rechnen müsst ihr selbst. Oder ihr überlasst das einem Vergleichsanbieter, der euch auf Grundlage einiger Eckdaten zu eurem Unternehmen und Kaffeebedarf individuelle sowie unverbindliche Vergleichsangebote schickt.

Da diese Vergleiche für Firmen wichtig sind, habe ich mir professionelle Hilfe geholt und das entsprechende Formular für euch eingebunden. Das spart euch Lesezeit wie Rechenarbeit und mir allzu detaillierte Erklärungen, die ohnehin nicht auf jeden zutreffen.

Die Unternehmensfrage: Kaffeeautomat für Firmen, Gastro, Hotel oder Büro?

Mit dem generellen Aufstellungsort bzw. der Branche eures Unternehmens fallen bestimmte Kaffeemaschinen direkt weg – ihr spart euch also sinnlose Umwege.

Meine Sieger im Kaffeevollautomaten Test 2024 sind allesamt Consumer-Modelle, die höchstens noch den Einsatz im Büroraum kleiner Unternehmen überstehen.

Meist gehe ich bei Geräten wie dem Siemens EQ 9 Kaffeevollautomat oder dem Miele CM 7550 von einer maximalen Nutzerzahl von 6 Personen aus.

Sobald ihr mit eurem Gerät mehr Mitarbeiter im Büro oder Gäste versorgen wollt, reden wir von Modellen wie dem WMF 1500 S oder Tchibo Kaffeevollautomaten (die auch von WMF hergestellt werden).

Mit bis zu 180 Tassen am Tag ist die 1500-Version wesentlich leistungsfreudiger, reicht aber immer noch nicht ansatzweise an Performance-Monster wie den Melitta Cafina CT8 heran, der zum Beispiel 200 Café Crème pro Stunde hinbekommt. Schon dieser Vergleich führt zur nächsten Frage …

Die Tassenfrage: Wie viele Bezüge benötigt die Firma wirklich?

Die Frage nach dem täglichen Durchsatz ist die zentrale Kalkulationsgrundlage bei der Beschaffung eines Kaffeevollautomat für Firmen. Aus diesem ergibt sich ein Tassenpreis, der euch zeigt, ob ihr euch wirklich einen Vollautomaten leisten wollt und könnt – oder ob eine Industrie-Kaffeemaschine o.ä. nicht die bessere Wahl ist.

Im Tassenpreis verstecken sich sehr viele Komponenten:

Diese Kostenkomponenten steigen mit zunehmender Anzahl täglicher Bezüge zwar an, verteilen sich aber damit auch auf mehrere Köpfe – und rechnen sich dadurch besser. Darum ist die Ermittlung der Bezüge auch so wichtig.

Wenn ihr weniger als 50 Tassen pro Tag bezieht, euch aber eine Maschine zulegt, die vielleicht 500 Tassen hinbekommt, kippt eure Rechnung genauso in Richtung Verlustgeschäft, wie wenn ihr 30 Mitarbeiter mit einer Maschine zufriedenstellen wollt, die nur 30 Tassen pro Tag hinbekommt.

Warum? Weil ihr davon ausgehen könnt und müsst, dass die 30 Mitarbeiter nicht sauber über den Arbeitstag verteilt jeweils nur einen einzigen Kaffee beziehen. Würdet ihr so rechnen, könntet ihr gleich mit hohen Wartungs- und Reparaturkosten kalkulieren und solltet euch überlegen, wie ihr die ständigen Ausfallzeiten der Maschine kompensiert.

In der Gastronomie gibt es die Mitarbeiterzahl als Bezugsgröße nicht. Das Gästeaufkommen schwankt. Hier ergibt es Sinn, wenn ihr vor dem Kauf bzw. der Anschaffung einer Profi-Kaffeemaschine erst einmal über einen Zeitraum X einen wiederkehrenden Höchstwert an Bezügen ermittelt.

Dazu empfehle ich euch die Kurzzeitmiete von Kaffeemaschinen für Unternehmen. Die Ausleihe über einen Monat oder wenige Wochen kostet zwar vergleichsweise mehr, erspart euch aber auf lange Sicht die Fehlinvestition in eine zu schwache oder zu leistungsfähige Maschine.

Außerdem findet ihr so auch heraus, ob ihr in eurem Gewerbe (Bäcker, Kiosk, Späti etc.) oder Gastronomie-Betrieb mit einem Vollautomaten hinkommt oder ob am Ende die Siebträgermaschine nicht doch geeigneter ist. Apropos …

Die Abwechslungsfrage: Welche Getränkevarianten benötigt ihr in eurer Firma?

Dies scheint nur ein Detail, es liefert aber oft entscheidende Erkenntnisse. Viele Betriebe finden bei einer Mitarbeiterbefragung womöglich heraus, dass keiner Lust auf Espresso oder Latte, aber alle Lust auf Filterkaffee haben.

Oder ihnen wird plötzlich klar, dass der Heißwasser- bzw. Teeverbrauch weitaus höher liegt als der Kaffeekonsum. Und irgendwie werden zum Beispiel in Verpflegungseinrichtungen die Kids vergessen, für die Kakao vorrätig sein sollte.

Mit der Abwechslungsfrage grenzt ihr sehr genau ab, welche Funktionen euer Vollautomat unbedingt haben muss. Oder ihr entdeckt, dass ihr eigentlich nach einer Industrie-Kaffeemaschine, einem professionellen Teebereiter im Großformat oder einer anderen Variante sucht.

Der Kaffeevollautomat für Firmen wäre in solchen Fällen – wenn überhaupt – nur eine nette Ergänzung. Dann reicht auch ein Consumer-Highend-Modell wie der Jura Z8.

Die Extrafrage: Wie soll der Kaffeevollautomat in der Firma betrieben werden?

Nachdem die grundsätzlichen Erkenntnisse zum Kaffeeverbrauch gesammelt sind, höre ich schon so manchen Beschaffungsbeauftragten die verzweifelte Frage stellen, wer das alles bezahlen soll. Wenn guter Kaffee bei euch nicht auf der Incentive-Liste steht, lautet die Antwort häufig: die Mitarbeiter (oder Kunden), natürlich.

Ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl in großen Betrieben funktioniert das Prinzip Kaffeekasse jedoch nicht mehr. Also braucht euer Vollautomat ein Bezahlsystem. Außerdem solltet ihr bei einem Profigerät wie dem WMF 8000S ernsthaft über den Betrieb mit Festwasseranschluss nachdenken.

Damit spart ihr euch Leerläufe wegen fehlender Tankfüllung und müsst auch nicht über eine volle Abtropfschale nachdenken. In der Gastronomie ist eine Maschine mit Festwasseranschluss nach meiner Ansicht immer sinnvoll – zumindest ab einem gewissen Durchsatz.

Weitere Faktoren, die an dieser Stelle zu klären sind, wären für mich:

Viele professionelle Geräte werden durch einen Unterschrank oder andere Möbel-Ergänzungen zur Service-Station. Damit löst ihr zum Beispiel das Problem, möglichst viele Gefäße bereitzuhalten und die Verbrauchsmaterialien immer zur Hand zu haben.

Die Möbelfrage finde ich zwar nicht so wichtig, aber jedes Extra, dass ihr im Vorfeld begründet oder bewusst ignoriert, spart am Ende Probleme oder teure Nachrüstungen.

Die Beschaffungsfrage: Kaffeevollautomat mieten, kaufen oder leasen?

Unterm Strich bringt euch jede weitere Erkenntnis über euren tatsächlichen Bedarf der unweigerlichen Frage nach der besten Investitionsstrategie näher.

Auch wenn pauschale Antworten nicht möglich sind, haben sich folgende Faustregeln etabliert:

Um das in nachvollziehbaren Zahlen ausdrücken, die exakt zu eurem Unternehmen passen, solltet ihr das Formular ausfüllen.

Außer Frage: In gute Firmen gehören nur gute Kaffeebohnen!

Meine ewige Predigt, dass nur gute Kaffeebohnen in eure Maschinen und Geräte kommen sollten, ist nirgendwo so angebracht wie in einem Ratgeber zu Kaffeevollautomaten für Firmen. Denn als Unternehmen nehmt ihr Mengen ab, die die Wertschöpfungskette von Kaffee erheblich beeinflussen. Zum Guten wie zum Schlechten.

Dementsprechend habt ihr als B2B-Kunden auch eine noch größere Verantwortung als der Einzelkunde. Deshalb macht es mich immer etwas wütend, dass euch große Marken als Verleiher von Profi-Kaffeemaschinen ihre billigen Bohnen mitunter aufzwingen.

Viele Mietverträge spezieller Hersteller mit eigenen Bohnen kommen nur zustande, wenn ihr gleichzeitig eine bestimmte Menge Kaffeebohnen pro Monat abnehmt. Die ihr übrigens auch extra bezahlen sollt. Ich verstehe den Gedanken der Unternehmen, wehre mich aber mit Händen und Füßen dagegen.

Wenn es selbst Siemens schafft, sich mit Coffee Circle zusammenzutun und vertretbare Bohnen für die eigene EQ-Serie zu entwickeln, kriegt es auch jedes kleinere Unternehmen hin, sich nach anständigen Bohnen-Partnern umzusehen.

Damit fallen zwar manche bequemen und scheinbar günstigen Mietverträge (aus meiner Sicht) flach. Aber das ist auf lange Sicht genau der richtige Weg. Wenn Anbieter wie Tchibo oder Melitta ihre B2B-Maschinen und -Bohnen nicht mehr loswerden, müssen sie umdenken. Und darum geht es mir.

Zudem solltet ihr nicht vergessen, welchen Effekt hervorragende Bohnen auf eure Mitarbeiter, Kunden oder Gäste haben: Sie erzeugen Aha-Erlebnisse in Sachen Geschmacksvielfalt, wecken das Interesse an eurem Angebot und liefern gleichzeitig wichtige Pluspunkte für euer Image.

Vielleicht versteht ihr jetzt noch besser, warum ich für den Angebotsvergleich einen herstellerunabhängigen Anbieter ausgesucht und dessen Formular eingebettet habe. Eine gute Ergänzung zu diesem maßgeschneiderten Angebot ist übrigens Wissen darüber, wie ihr euren Kaffeevollautomaten steuerlich abschreiben könnt.

Falls nicht – und falls ihr noch weitere Fragen habt, hinterlasst mir gerne einen Kommentar!