Ohne Kaffee bräche in Kiosken, Tankstellen und Kantinen in ganz Deutschland das Chaos aus. Von Büros und Firmen jeglicher Art ganz zu schweigen. Aber wer soll die Selbstversorgung aus dem Kaffeevollautomaten eigentlich bezahlen? Oder gibt es eine clevere Refinanzierung?
Ohne Kaffee bräche in Kiosken, Tankstellen und Kantinen in ganz Deutschland das Chaos aus. Von Büros und Firmen jeglicher Art ganz zu schweigen. Aber wer soll die Selbstversorgung aus dem Kaffeevollautomaten eigentlich bezahlen? Oder gibt es eine clevere Refinanzierung?
Eine Lösung für das Kaffee-Kosten-Dilemma in Unternehmen oder (halb-)öffentlichen Einrichtungen ist ein Kaffeevollautomat mit Münzeinwurf.
Im Gegensatz zu anderen Bezahlsystemen scheint der Einwurf von Münzen wie ein simples Prinzip mit geringem Technologie-Aufwand – Euros rein, Kaffee raus und fertig. Trotzdem solltet ihr euch einige Fragen stellen, bevor ihr euch für einen Kaffeeautomaten für euer Unternehmen entscheidet.
Wollt ihr den Kaffeevollautomaten leasen oder mieten? Sind Münzen wirklich das beste Kaffeevollautomaten-Bezahlsystem? Wie sieht es mit Alternativen aus? Und ist das überhaupt notwendig oder reicht auch ein Kaffeevollautomat fürs Büro wie der Nivona 1040?
Um euch die Entscheidung zu erleichtern, habe ich meine B2B-Ratgeber-Reihe erweitert und schaue mir die Vor- und Nachteile von Kaffeevollautomaten mit Münzeinwurf im Vergleich mit anderen Bezahlsystemen an.
Wollt ihr es euch noch einfacher machen, könnt ihr dieses Formular meines Kooperationspartners tradingtwins ausfüllen. Der Kaffeevollautomaten-Anbieter ist TÜV-geprüft und auf Geräte für den Gewerbe-Bereich spezialisiert.
Dort bekommt ihr nicht nur ein unverbindliches Angebot für passende Geräte mit und ohne Münzwechsler, sondern auch Beratung von der Anschaffung bis zur Refinanzierung.
Vor- & Nachteile im Überblick: Was kann ein Kaffeeautomat mit Münzeinwurf?
Ein Kaffeeautomat mit Münzschlitz erinnert ein bisschen an die gute alte Telefonzelle – nur eben für Heißgetränke. Doch gerade die Deutschen lieben ihr Bargeld. Deswegen sind Kaffeevollautomaten mit Münz-Bezahlsystem noch nicht ausgemustert. Sie bieten sogar einige Vorteile:
Die Bezahlung ist intuitiv, jeder Kunde kann den Kaffeevollautomaten ohne Anleitung bedienen.
Bei Bargeld als Bezahlmethode brauchen Kunden weder ein Smartphone noch eine PIN.
Ohne Karte oder mobile Bezahlung müsst ihr euch über Datenschutz und Co keine Gedanken machen – höchstens über ausreichend Wechselgeld.
Ohne „Online“-Zahlungssystem braucht der Kaffeeautomat keine Netzwerkverbindung.
Im praktischen Einsatz zeigen Geld-Kaffeevollautomaten auch einige Nachteile:
Kunden brauchen Münzen, um den Kaffeevollautomaten bedienen zu können
Ihr müsst den Kaffeevollautomaten mit einem Geldwechsler für Rückgeld ausstatten – wer hat schon immer passendes Wechselgeld dabei.
Geld sammelnde Kaffeevollautomaten sind regelmäßig zu leeren, den Betrag müsst ihr zählen, verbuchen und zur Bank bringen.
Das technische Innenleben mit Münzwechsler, Münzprüfer und Co braucht viel Platz – das Gerät nimmt ausladende Maße an.
Ihr könnt die Ausstattung um einen Geldschein-Leser erweitern oder die Münzen gegen Tokens, Jetons oder jede Art von Chip tauschen – die Probleme bleiben grundsätzlich die gleichen. In jedem Fall müsst ihr Mitarbeiter für den Betrieb des Kaffeevollautomaten haben.
Schon allein deshalb lohnt es sich, den Kaffeevollautomaten um ein bargeldloses Bezahlsystem zu erweitern – egal wie konservativ eure Kunden oder Mitarbeiter sein mögen. Mit mehreren Formen der Bezahlung erhöht ihr theoretisch die Zahl der Nutzer, die das Angebot annehmen.
Kaffee gegen Münzen: Für wen lohnt sich ein Kaffeeautomat mit Wechselgeld?
Anders als bei anderen Gastronomie-Kaffeevollautomaten reden wir bei Bezahlsystemen vom Bereich „(Public) Vending“. Das heißt, dass ihr den Kaffee nicht als Service anbietet, sondern direkt Geld verdienen wollt.
Deswegen gibt es einige wichtige Kriterien und Anforderungen, in denen sich die Standautomaten von einem Kaffeevollautomaten für zu Hause (oder den typischen gastronomischen Betrieb) unterscheiden:
Die Getränkespezialitäten sind auf eine bestimmte Auswahl beschränkt (z.B. Kaffee, Espresso, Cappuccino und Tee), sie werden standardisiert zubereitet.
Die Kaffeevollautomaten werden über eine Display-Tasten-Kombination komplett selbst bedient.
Getränke werden erst bei direkter Bezahlung im Automaten zubereitet bzw. ausgegeben.
Individuelle Getränkespezialitäten oder besondere Ansprüche kann diese Art Kaffeevollautomat nicht erfüllen. Auf der anderen Seite kann kein Mitarbeiter oder Kunde durch planloses Rumdrücken auf dem Kaffeevollautomaten irgendwas verstellen oder kaputt machen.
Zudem könnt ihr durch die Standardisierung von Cappuccino und Co Kosten drücken, sodass sich die Kaffeevollautomaten rechnen. Trotzdem heißt das nicht, dass ihr an der Kaffee-Qualität sparen solltet.
Ob zu Hause oder bei Kaffeevollautomaten in Firmen oder anderen Einrichtungen – die richtigen Bohnen bestimmen, ob Kaffee und Espresso als Plörre oder hochwertige Heißgetränke in der Tasse landen.
Für welche Firmen & Einrichtungen sind Automaten mit Bezahlsystem geeignet?
Grundsätzlich sind standardisierte Kaffeevollautomaten und Bezahlsysteme richtig am Platz, wenn ihr eine große Anzahl an Kunden mit Kaffee oder Tee versorgen und „automatisch“ Einnahmen erzielen wollt.
Schließlich gibt es einige Bereiche und Branchen, in denen der Bedarf an Kaffee groß ist, sich aber weder ein Varista-Team noch der Aufwand mit viel Service lohnt:
In Einkaufszentren, Geschäften oder Supermärkten
Im Wartebereich von Flughäfen oder Bahnhöfen für Passagiere
Zur Verpflegung in Kantinen von Großunternehmen oder Universitäten
Für Gäste in Jugendherbergen und Hostels
Der Münzeinwurf als Bezahlmethode ist besonders dort sinnvoll, wo wir von einer konservativen Zielgruppe sprechen. Also Kunden, die keine besondere Auswahl von ihrem Kaffeeautomaten, sondern einfach schnell Ware gegen Geld verlangen.
Die Gegenfrage: Wo sind Kaffeevollautomaten mit Münzeinwurf definitiv nicht die richtige Anschaffung?
Beschäftigt euer Unternehmen nur eine Handvoll Mitarbeiter, bringt euch die Investition in einen Kaffeevollautomaten mit Bezahlsystem nichts.
Wollt ihr Kunden einen besonderen Service und mehr Kapazität für individuelle Wünsche bieten, solltet ihr euch nach einem Kaffeevollautomaten für Büro und Gastronomie umsehen.
Das Gleiche gilt für Kaffeevollautomaten für Hotels, Pensionen und ähnliches, wo der Cappuccino zum Frühstück oder Espresso nach dem Mittagessen dazugehört.
Deswegen solltet ihr euch vorab klar werden, wie persönlich ihr euren Kaffee-Service gestalten und welche Umsatzziele ihr erreichen wollt.
Ein Geldwechsler-Bezahl-Angebot sendet schließlich nicht in jeder Branche die richtige Botschaft und wird in Gastronomie oder Gastgewerbe nicht unbedingt positiv aufgenommen.
Kaffeevollautomaten für Unternehmen: Kaufen, Mieten oder Leasing?
Damit sich das Kaffeevollautomaten-Modell rechnet, stellt sich immer die Beschaffungsfrage. Aus meiner Sicht ist es für die gewerbliche Nutzung in den meisten Fällen am sinnvollsten, einen Kaffeevollautomaten zu mieten. Allerdings haben alle Modelle Vorteile.
| Kauf | Leasing | Miete | |
|---|---|---|---|
| So funktioniert’s | Reguläre Beschaffung eines (hochpreisigen) Industrie-Automaten ggf. durch Finanzierung | „Mietkauf“ eines Automaten mit monatlichen Raten evtl. Ablöse | Monatliche Mietzahlungen, kündbar, Services oft inklusive |
| Vertragsabschluss notwendig | Nein | Ja | Ja |
| Bindung an Automaten | Ja, durch gekauftes Gerät | Ja, im Rahmen der Vertragsdauer | Ja, aber günstigere Kündigungsoptionen |
| Service, Wartung & Reparatur | Nicht inbegriffen | Je nach Vertrag, oft nicht inbegriffen | Meist im Vertrag inkludiert |
| Technische oder Service-Upgrades | Nein | Je nach Vertrag | Je nach Optionen des Anbieters |
| Monatliche Kosten | Je nach Finanzierung & Gerät | Niedriger, aber längere Laufzeit | Höher, aber kürzere Laufzeit |
| Gesamtkosten im Vergleich | Hohe Anfangsinvestition, danach nur für Betrieb etc. | Höher als bei Kauf | Höher als bei Kauf oder Leasen, dafür mehr Flexibilität |
Bei Industrie-Automaten sprechen wir von fünfstelligen Beträgen und mehr. Wenn ihr das Gerät kauft und den Kaffeevollautomat abschreibt, bringt das zwar viel für die Steuer, aber unter Umständen wenig für euer Budget und Geschäft.
Die Preise bzw. Monatsraten beim Leasen von Kaffeevollautomaten sind zwar besser verteilt, die Laufzeit ist jedoch ziemlich lang. Wenn ihr ein Gerät mit mehr Kapazität oder neuerer Technik benötigt, kommt ihr nur schwer aus dem Vertrag raus.
Zudem kommen in beiden Fällen Kosten für Wartung, Reparatur und andere Services hinzu, die immer eine schwebende Größe bleiben. Auch wenn ihr für die Miete insgesamt etwas mehr zahlt, „kauft“ ihr euch für die Mehrkosten ein deutliches Plus an Flexibilität und sichert euch einen Kaffeevollautomaten auf dem neuesten Stand der Technik.
Ganz anders hingegen sieht es bei Consumer-Automaten aus meinem Kaffeevollautomaten Test aus, wie ihr sie z.B. für kleine Bürogemeinschaften einsetzen würdet – da würde ich euch immer zu einem Kauf raten.
Diese Geräte sind wesentlich günstiger, schaffen nur bis zu 65 Tassen am Tag und besitzen weder Bezahlsystem noch Münzwechsler.
Welches Modell in Sachen Kosten und Refinanzierung zu euch passt, müsst ihr individuell durchrechnen und dazu z.B. folgende Faktoren einbeziehen:
Wie viele Tassen Kaffee pro Jahr?
Welche Kosten pro Tasse Kaffee?
Welche Nebenkosten für Wasser, Strom etc?
Wie teuer ist die Anschaffung?
Nochmal der Hinweis: Einfacher geht das Ganze mit dem Formular meiner Partner tradingtwins.
Die richtige Marken-Auswahl: Jura, WMF oder Tchibo?
Während es im Consumer-Bereich sinnvoll ist, sich bei der Geräte-Wahl an Marken zu orientieren, gilt für den gewerblichen Einsatz: Klärt die Voraussetzungen und entscheidet nach tatsächlichem Bedarf.
Mit Kaffeevollautomaten wie dem Nivona 1040, Jura Giga 10 oder Siemens EQ.900 könnt ihr zwar bis zu sechs Mitarbeiter im Büro mit Kaffee versorgen. Aber hunderte Tassen pro Tag, Bezahlsysteme oder Münzeinwurf bietet euch keines der Modelle.
Bei mehr als 65 Tassen pro Tag landet ihr schnell bei Industrie-Automaten oder einem Kaffeevollautomat mit Festwasseranschluss einschlägiger Hersteller wie WMF.
Damit sich die Investition in ein solches Gerät lohnt, solltet ihr euch ein paar wichtige Fragen stellen:
Soll es ein Kaffeevollautomat mit Cappuccino und Co sein oder reicht eine Kaffeemaschine für Unternehmen, die Filterkaffee in rauen Mengen produziert?
Wie viel Kapazität (in Tassen pro Tag) braucht ihr wirklich? Lohnt sich die Investition in ein gewerbliches Modell mit Münzeinwurf oder einem anderen Bezahlsystem?
Gewerbliche Kaffeevollautomaten bringen einiges an Größe und Gewicht mit – habt ihr die Möglichkeiten, ein solches Gerät aufzustellen?
Preis-Frage: Kaffeeautomat neu oder gebraucht kaufen?
Kaffeevollautomaten für den gewerblichen Einsatz sind preisintensiv. Da scheint es nur logisch, günstige Preise für gebrauchte Kaffeevollautomaten zu nutzen – z.B. beim Aufkauf von Konkursmasse eines Gastronomie-Betriebs oder bei einem Händler.
Ihr solltet jedoch immer bedenken, dass Kaffeevollautomaten aus Unternehmen den ganzen Tag im Einsatz waren. Selbst wenn ihr das Gerät für einen geringeren Betrag kauft, können euch im Nachhinein Kosten für Wartung und Reparatur auf die Füße fallen.
Es gibt sicher vertrauenswürdige Wiederverkäufer und gut gepflegte Kaffeevollautomaten. Aber warum etwas riskieren? Am Ende spart ihr vielleicht kurz Geld, kriegt aber eine Gratis-Befüllung an Keimen dazu.
Alternative Bezahlsysteme: Kleingeld oder bargeldloses Zahlen?
Ein Kaffeevollautomat mit Münzeinwurf ist so oldschool, dass ich ihn schon deswegen mag. Trotzdem ist es inzwischen quasi Pflicht, Kunden und Mitarbeitern mehr als nur ein Zahlungssystem anzubieten.
Spätestens seit Corona ist auch der bargeldverliebteste Deutsche auf den Trichter mit kontaktlosem Zahlen gekommen. Sollten eure Kunden der Generation Z aufwärts angehören, würden sie den Münzschlitz vermutlich nicht einmal finden.
Zudem löst ihr so ganz charmant die Falschgeld-Problematik. Um Falschmünzen zu erkennen, braucht es einen Münzprüfer, der anhand von Prägetiefe und Münztyp bei jeder Zahlung eine Prüfung durchführt.
Zu guter Letzt spart ihr Platz und Zeit, wenn ihr bargeldlos unterwegs seid. Der Automat braucht weder Röhrchen für Münzen noch einen Geldbehälter, den ihr zusätzlich leeren oder vor Einbruch schützen müsstet.
Die beste Alternative zu Wechselgeld ist NFC (Near Field Communication), die auch das klassische Karten-Lesegerät ersetzt. Das Prinzip ist einfach: Karte dranhalten, Betrag wird abgebucht, fertig. Wollt ihr den Service erweitern, könnt ihr das Ganze auch für Mobile Payment freigeben, z.B. über einen Anbieter wie Google Pay oder Apple Pay.
Alternativ könnt ihr Mitarbeitern Karten oder einen NFC-Chip aushändigen, die sie mit einem Guthaben aufladen können. Das läuft nach dem gleichen Prinzip wie der Münzeinwurf mit Tokens, nur eben als bargeldloses System.
Fazit: Statt Kaffeevollautomat mit Münzeinwurf lieber ein Hybrid-Modell
Ein Kaffeevollautomat mit Münzeinwurf für Getränke gegen Bargeld ist eine spezielle Nummer für sich.
Er lohnt sich erst weit jenseits typischer Kaffeevollautomaten fürs Büro und nur dann, wenn der Standautomat einfach nur Kaffee für Mitarbeiter und Co ausgeben soll. Ohne Interaktion, ohne Service, ohne Aufregung.
Steckt eure Anforderungen an Kaffeevollautomaten für Firmen und die Bezahl- sowie Finanzierungsoptionen ab. Münzen sollten nicht (mehr) die einzige Option für die Bezahlung sein.
Um eine individuelle Beratung kommt ihr also nicht herum. Abkürzen könnt ihr euren Kaffeevollautomaten-Findungsprozess über unser tradingtwins Formular.
Münzen oder bargeldloses Zahlen? Welche Optionen erwartet ihr von einem Kaffeevollautomaten in der Kantine oder im Einkaufszentrum? Ich freue mich auf eure Kommentare!
