Kaffee fürs Büro: Kriterien, Kosten und Praxistipps

Kaffee fürs Büro ist kein Incentive, sondern eine Notwendigkeit. Je mehr Mitarbeiter täglich in der Kaffee-Ecke auflaufen, desto mehr stellt sich für Office Manager die Kosten-Nutzen-Frage:

Mit welcher Methode zur Kaffeezubereitung lassen sich Mitarbeiterbedürfnisse erfüllen, ohne dass die Kaffeekosten mit jedem Arbeitstag explodieren?

Ich habe diesen B2B-Guide aus meiner Ratgeberreihe für Gastronomie und Büro aktualisiert, weil sich der Kaffeemarkt grundlegend wandelt. Mitarbeiter wollen mehr Kaffeegenuss, Firmen können sich nicht mehr auf alte Rechnungen verlassen. Denn die Filterkaffeemaschine ist nicht die günstigste Wahl.

Schauen wir uns also Methoden und Auswahlkriterien, steuerliche Aspekte und Praxisbeispiele rund um Kaffee fürs Büro an. Ich erkläre, was ihr bei den Gesamtkosten beachten müsst und wie ihr eine Bedarfsanalyse durchführt. 

Guter Kaffee im Büro: Warum ist er so wichtig?

Koffein ist der ultimative Wachmacher, kurbelt den Stoffwechsel an und sorgt für mehr Aufmerksamkeit und Einsatzbereitschaft am Schreibtisch und in Meetings. 

Außerdem ist Kaffee trinken ein soziales Ritual, das Beziehungen festigt, den Teamgeist weckt und den Austausch fördert.All das ist in einem Unternehmen unerlässlich. Die Kaffeepause wurde schließlich erfunden, um die Produktivität zu steigern.

Jeder Arbeitgeber weiß, dass sich die Zeiten gerade ändern. Boomer gehen massenweise in Rente, eine junge Belegschaft rückt nach – und diese hat höhere Ansprüche an den Arbeitsplatz.

Zuhause kommt die liebste Kaffeespezialität aus dem eigenen Kaffeevollautomaten, auf dem Weg zur Arbeit gibt es To-Go-Milchkaffee vom Barista, am Schreibtisch angekommen soll es auf demselben Niveau weitergehen.

Wenn selbst das Pentagon ein Starbucks hat, kann es sich in Zeiten des Fachkräftemangels kein Arbeitgeber mehr leisten, bei Kaffee zu knausern. Wir sollten zwar nicht übertreiben und Kaffee über ein anständiges Gehalt oder eine gescheite Work-Life-Balance stellen. Aber er gehört zum Wohlbefinden in der Arbeitsumgebung untrennbar dazu.

Neben dem Employer Branding ist guter Kaffee auch ein Mittel der Kundengewinnung und des Geschäftserfolgs. Wer beim Verkaufsgespräch hochwertige Kaffeespezialitäten serviert, kommt schneller zum Vertragsabschluss.

Das unterstreichen sogar Studien. Es gibt wissenschaftliche Hinweise, dass Koffein die Kaufbereitschaft ankurbelt (z.B. Biswas et al. 2022). Kommt dieses Koffein aus einem hochwertigen Getränk, nehmen Kunden dies positiv wahr.

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Filterkaffee, Vollautomat, Siebträgermaschine: Kaffeesysteme fürs Büro im Vergleich

Wie in allen meinen Tests gilt auch für Büro-Kaffee: Die Maschine ist nur ein Mittel zum Zweck, es kommt auf die Qualität der Bohnen an. 

Gespräche und Gemeinschaft entwickeln sich genauso gut bei Getränken aus dem Vollautomaten wie aus der Kaffeemaschine, der French Press oder der Bialetti-Kanne.

Allerdings sind nicht alle Kaffeezubereitungsarten gleich sinnvoll. Generell muss Kaffeeservice im Büro auf Automatisierung setzen, sondern braucht ihr für jeden Milchkaffee viel zu viel Zeit. Darum kommen grundsätzlich nur Kaffeeautomaten, Kaffeemaschinen und Siebträger infrage. Diese unterscheiden sich aus Praxissicht in folgenden Punkten:

Kaffeevollautomat fürs Büro

Bei Kaffeevollautomaten fürs Büro liegen die Vorteile auf der Hand: Es gibt Kaffeespezialitäten auf Knopfdruck, im Tagesverlauf müsst ihr höchstens den Wassertank und Bohnen nachfüllen bzw. Behälter leeren.

In einem kleineren Team müssen es außerdem nicht professionelle Vollautomaten für die Gastro sein. „B2B-Einsteigermodelle“ wie der Jura W8 oder der Nivona NICR 1040 bieten einen hohen Tassendurchsatz im kompakten Endkundenformat.

Mit jedem weiteren Mitarbeiter steigen die Leistungsansprüche an euren Vollautomaten allerdings exponentiell. Dann lohnt es sich meist nur, den Kaffeevollautomaten zu leasen – was wiederum mehr Verwaltungsaufwand bedeutet.

Außerdem solltet ihr die Anforderungen an die Hygiene nicht unterschätzen. Irgendjemand muss das Gerät am Ende des Arbeitstages putzen und sich im Laufe der Arbeitswoche um Grundreinigungen oder die Entkalkung kümmern.

Die Annahme, dass Vollautomaten höhere Betriebs- und Nebenkosten haben, stimmt allerdings nicht. Zumindest, wenn wir den Kaffeeverbrauch betrachten. Genaueres zeigt meine transparente Kostenaufstellung weiter unten.

Kaffeemaschine fürs Büro

Kaffeemaschinen für Unternehmen wirken wie ein No-Brainer: Ihr bekommt viel Kaffee auf einmal, müsst euch kaum um die Reinigung kümmern und braucht nichts einstellen. Ihr könnt (theoretisch) jeden Kaffee verwenden – ob vorgemahlen oder nicht.

Damit das Sinn ergibt, solltet ihr auf eine professionelle Kaffeemaschine mit Thermoskanne und hohem Füllvolumen setzen. Kaffeemaschinen mit Pumpkanne à la Bonamat sind in größeren Teams eine noch bessere Wahl.

Selbst eine Pump-Profi-Kaffeemaschine mit zwei separaten Brühkreisläufen kostet dabei kaum mehr als 400 Euro. Die meisten bürotauglichen Kaffeemaschinen kosten deutlich weniger. Das freut die Amortisationsrechnung jedoch nur auf den ersten Blick.

Denn Kaffeemaschinen haben höhere „versteckte Kosten“, weil wir Filterkaffee anders trinken als espressobasierte Getränke. Außerdem liefert eine Kaffeemaschine nur Filterkaffee. Das ist zwar in Ordnung, entschlüsselt aber kaum dieselben Vorteile wie ein breiter Kaffee-Büro-Service

Espressomaschine fürs Büro

Espressomaschinen liefern mehr Geschmack als die meisten Kaffeeautomaten, sind stylish und die beste Zubereitungsmethode für wirklich hochwertigen Spezialitätenkaffee in Espressoform. Trotzdem halte ich sie im Büro für eine Fehlentscheidung. Es sei denn:

Selbst bei einer kleinen Mitarbeiteranzahl entsteht an einer Espressomaschine schnell Stau, zudem muss jedes Teammitglied ansatzweise Ahnung von der Espressozubereitung haben.

Auch wenn aktuelle hybride Espressomaschinen wie die großartige Sage Oracle Jet viele Schritte vereinfachen und beschleunigen, sind solche Modelle nicht für den Dauerbetrieb gedacht. Dasselbe gilt für Nerd-Maschinen wie die Rocket Appartamento.

Im Büro braucht ihr ein Gerät mit mehreren Brühgruppen, getrennten Kreisläufen für Espresso und Wasserdampf und am besten Fest- und Abwasseranschlüssen. Also ein Gerät für die Gastro, das mehrere tausend Euro kostet – Kaffeemühle noch nicht eingerechnet.

Schlagen wir noch die notwendige Zeit für die Zubereitung jedes Getränks obendrauf, rechnet sich hier wirklich nichts.

Kaffeekosten berechnen: Welche Zubereitung ist teurer?

Bislang war ich – wie so ziemlich alle – der Meinung, dass eine typische Tasse Kaffee aus der Kaffeemaschine günstiger ist als ein Lieblingskaffee aus dem Vollautomaten. Bei dieser aktuellen Analyse sind mir allerdings zwei Lichter aufgegangen:

Die Veränderungen im Kaffeepreis könnt ihr in jedem Supermarkt oder Discounter nachvollziehen: Vorgemahlene Kaffeeklötze kosten inzwischen zehn Euro das Pfund. Bohnen sind von der Preissteigerung (noch) nicht ganz so stark betroffen, kosten aber auch mindestens vier bis fünf Euro pro Kilo mehr.

Das entspricht zwar weder dem Preis- noch dem Qualitätsniveau von fair und direkt gehandeltem Specialty Coffee. Aber es gleicht Vollautomaten- und Kaffeemaschinenkaffee preislich an. Selbst wenn ihr im Büro weiterhin vorgemahlenen Kaffee aus dem Supermarkt verwendet, kommt euch das inzwischen vergleichsweise teurer zu stehen als jede Bohne.

Viel wichtiger ist aber der „Zubereitungsrechenfehler“, den viele bei der Kalkulation der Kaffeekosten begehen.

Bei praktisch allen Vollautomaten – nicht nur den Kandidaten aus meinem Kaffeevollautomaten Test 2025 – empfehle ich eine höhere Kaffeestärke für den optimalen Geschmack. Ich habe nachgewogen: Das entspricht rund 9 Gramm Kaffeepulver pro Bezug. 

Da jedes Getränk aus dem Automaten üblicherweise auf einem einzelnen Espresso-Shot beruht, ist es egal, ob wir über Lungo, Latte Macchiato oder Ristretto reden.

Bei Kaffeemaschinen liegt eine ähnlich starke Brew Ratio bei etwa 7 Gramm Kaffeepulver auf 100 ml Wasser. In der Praxis holt sich jedoch niemand nur 100 Milliliter, sondern kippt sich mindestens 200 Milliliter in seinen Becher.

Das heißt aber nicht, dass der Durchschnittsmitarbeiter weniger Tassen Filterkaffee pro Tag als Espressogetränke zu sich nehmen würde. Schließlich zeigt unser Koffein-Test, dass sich Espresso und Filterkaffee zwar im relativen Koffeingehalt unterscheiden, durch die typische Portionsgröße aber wieder annähern.

Diese Vorüberlegungen sind wichtig, weil sie die Praxiswerte für die Berechnungsformel zu den Kaffeekosten deutlich realistischer abbilden und klar machen, dass eine Kaffeemaschine nicht unbedingt die günstigste Wahl ist.

Verbrauchskalkulator für Kaffee im Büro: Beispielrechnung und Tipps

Bisher habe ich online kein gutes Tool für die realistische Berechnung der Kaffeekosten im Büro finden können. Das liegt vor allem daran, dass jedes Unternehmen anders ist und eine Tasse Kaffee von unzähligen Variablen beeinflusst wird.

Das beginnt bei der Menge an Kaffee, die je nach Zubereitung nicht immer genau bemessen ist und endet beim tatsächlichen Tagesverbrauch, der nicht immer gleich ist. Zudem unterscheiden sich Nebenkosten für Wasser oder Strom von Region zu Region usw.

Eine allgemeine Berechnungsformel, die auch für euer Büro funktioniert, muss zunächst folgende Grundwerte berücksichtigen:

Lassen wir die direkten Kosten für die Maschine kurz außen vor und betrachten wir ein durchschnittliches Team mit 10 Mitarbeitern, das in einem durchschnittlichen Arbeitsjahr durchschnittlich viel Kaffee trinkt. Mit meinen Überlegungen zum Kaffeeverbrauch pro Tasse sieht die Beispielrechnung so aus:

Wollt ihr noch genauer werden, müsst ihr noch folgende Werte analog zu meiner Beispielrechnung kalkulieren bzw. berücksichtigen:

Sparen vs. hochwertiger Kaffee: Lässt sich das vereinbaren?

Würdet ihr meine Beispielrechnung eurem Controller vorlegen, würde dieser sofort eine Sache bemängeln: Die Kaffeebohnen sind deutlich teurer als der Supermarktdurchschnitt.

Mir ist klar, dass meine Kaffeebohnen für Vollautomaten trotz aller Preissteigerungen immer noch fast doppelt so viel kosten wie typische Supermarktversionen.

Mein Preisniveau entspricht jedoch dem Durchschnitt von Specialty Coffee – und damit dem Preisniveau von transparenten, fair gehandelten Bohnen, die auf Geschmack und Qualität Wert legen.

Hochwertiger Kaffee muss so viel kosten – nur so können alle, die an der Wertschöpfung beteiligt sind, davon leben. Außerdem schlägt sich der Preis auch in einem exponentiell besseren Kaffeegeschmack nieder.

Um den Kostendruck zu senken, können nicht nur Firmenkunden zum Beispiel von einem Kaffee-Abo profitieren:

Die regelmäßige Kaffeelieferung von einem guten Anbieter bietet nicht nur Rabatt, sondern auch eine kontinuierliche Versorgung mit Frischegarantie. 

Am besten sind Abo-Modelle, die euch jederzeit aus dem Vertrag lassen, bei denen die Kaffeemenge flexibel ist und ihr über den Bestellrhythmus nach Bedarf entscheiden könnt. Mehr dazu gibt’s im Ratgeber Kaffee-Abo.

Kaffee als Betriebsausgabe: Worauf muss man achten?

Das Beste an hervorragender Kaffeequalität aus einer Maschine eurer Wahl ist ihre steuerliche Absetzbarkeit: Wenn ihr Kaffee auf Firmenkosten an Mitarbeiter oder Kunden ausschenkt, gilt dies zu 100% als Betriebsausgabe.

Obendrein lassen sich (teure) Kaffeemaschinen und Kaffeevollautomat abschreiben und werden damit zusätzlich steuerlich wirksam. 

Nur, wenn der Kaffee eine Nebenrolle bei einem Geschäftsessen oder bei nicht geschäftlich veranlassten Gelegenheiten spielt, zählt er zu den Bewirtungskosten und ist nur eingeschränkt abziehbar.

Rechtlicher Hinweis: Auch wenn ich meine Informationen sorgfältig recherchiere, bin ich kein Buchhalter. Euer Steuerberater hat in solchen Fällen immer das letzte Wort!

Fazit: Guter Kaffeeanbieter gleich guter Arbeitgeber?

Über die Vorteile von gutem Kaffee für die Arbeitsatmosphäre brauchen wir nicht diskutieren. Das heißt aber nicht, dass ihr als Arbeitgeber selbst entscheiden solltet, wie der beste Büro-Service aussieht.

Macht euch die Mühe und führt eine Mitarbeiterbefragung durch: Wer mag welches Produkt und welche Maschine, wer hat eine Empfehlung für eine top Rösterei usw. 

Das ist die beste Entscheidungshilfe für die richtige Zubereitungsmethode und unterstützt euch dabei, euen Bedarf an Kaffee mit Planungssicherheit zu kalkulieren.

Welche B2B-Themen soll ich noch in einem Leitfaden abfeiern? Hinterlasst mir gern einen Kommentar!

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