Kaffeevollautomat fürs Büro: Testsieger & Planungshilfe

Geht es um Kaffee fürs Büro, orientieren sich Unternehmen wie alle anderen inzwischen häufiger Richtung Vollautomat als Richtung Kaffeemaschine und Co. 

Die meisten Kandidaten aus meinem Kaffeevollautomaten Test 2025 sind für 10 oder 20 Tassen pro Tag völlig ausreichend. Ab 30 Tassen pro Tag und mehr braucht es aber Power, die nur wenige Geräte im Endkundensegment bieten. 

Trotzdem müssen kleine und mittlere Büros nicht gleich zu professionellen Kaffeevollautomaten für Firmen oder die Gastronomie greifen. Denn es gibt einige Crossover-Vollautomaten, die B2B-Leistung im B2C-Format schaffen. Meine Top 5 sind:

Diese Geräte erfüllen trotzdem nicht zwingend, was euer Unternehmen wirklich braucht. Darum kooperiere ich mit tradingtwins. Das TÜV-geprüfte Unternehmen ist auf den B2B-Vergleich von Kaffeemaschinen und Kaffeevollautomaten für Kauf, Miete und Leasing spezialisiert.

Mit ein paar Angaben zum Kaffeeverbrauch und -bedarf in eurem Unternehmen kalkuliert tradingtwins kostenlos und unverbindlich maßgeschneiderte Angebote zu den derzeit besten Kaffeevollautomaten für Unternehmen. Nutzt dafür einfach das Formular.

Kompakte Kaffeevollautomaten fürs Büro: Testsieger im Überblick

	Nivona NICR 1040	Jura W8	Jura Giga 10	Siemens EQ.900	WMF Perfection 880L
Tassen pro Tag	Bis 65	Bis 50	–	–	–
Lautstärke Mahlwerk	–	63,6 dB	71,8 dB	63 dB	70,8 dB
Größe Wassertank	3,5 l	3 l	2,6 l	2,3 l	2 l
Größe Bohnenbehälter	600 g	500 g	2 x 280 g	375 g	250 g
Brühgruppe entnehmbar	✓	X	X	✓	X
Kannenfunktion	✓	X	✓ (Kännchen)	✓	X
2-Tassenfunktion	✓	X	✓	✓	✓
Besonderheiten	Milchschlauch-Spülung ohne Umstecken	Mit Bezahlsystem betreibbar	2 x elektronisches Mahlwerk	Elektronisches Mahlwerk	Schnelle Zubereitung
Aktuelles Preisniveau	1.950 €	1.700 €	2.850 €	1.800 € (nach Modell)	1.500 €

Nivona NICR 1040: Bester kompakter Kaffeevollautomat fürs Büro

Wie wir schon oft festgehalten haben, machen sich Nivona Kaffeevollautomaten das Leben selbst schwer. Es gibt sie nur im Fachhandel, was die Beschaffung erschwert sowie die Sicht- und Vergleichbarkeit behindert.

Dabei weiß ich aus Erfahrung, wie gut die Geräte sind – auch für Büroküchen. Das gilt insbesondere für den Nivona NICR 1040. Er schafft den Spagat zwischen Schnelligkeit, hohem Durchsatz und vielen Individualisierungsmöglichkeiten.

Sämtliche Behälter sind riesig, die Reinigungsfunktionen sind erstklassig und sorgen dafür, dass dieser Vollautomat auch den Langzeittest besteht. Am besten gefällt mir die Spülung des Milchschlauchs, ohne dass ihr ihn umstecken müsst.

Ich bin mir jedoch sicher, dass es einen Verantwortlichen braucht, der sich um alle Einstellungen und Basics kümmert. Zwar kann damit jeder ohne Anleitung umgehen, aber die verschiedenen Kaffeevarianten und das Gameplay auf dem stilvollen Display verführen zum Rumspielen. 

Im Preis- und Leistungsvergleich hängt der Nivona-Vollautomat sämtliche Konkurrenten aus dem Test ab. Wir müssen uns aber im Klaren sein, dass wir es nicht mit Gastro-Qualität im funktionellen Sinne zu tun haben und auch dieses tolle Gerät für große Büros mit einem Tassenbedarf von über 50 pro Tag nur sehr begrenzt geeignet ist.

Jura W8: Bester schwarzer Kaffeegenuss fürs Büro

Zugegeben, der Jura W8 hat es in meinem Büro-Ranking besonders leicht, weil er als einziges Gerät tatsächlich als Kaffeevollautomat für die Gastronomie eingestuft wird bzw. in der B2B-Klasse spielt. 

Allerdings stellt er diese Einordnung auf den Kopf und hat so meine Aufmerksamkeit erregt:

Sowohl für einen Gastro- als auch für einen Jura Kaffeevollautomaten ist er günstig. Trotzdem bietet er einen Durchsatz von bis zu 50 Tassen pro Tag und gewohnt hohe Jura-Qualität. Einem Café Crema oder Espresso Macchiato aus einem Jura-Gerät kann im Grunde keine andere Marke das Wasser reichen – egal, aus welchem Segment.

Im Technik-Vergleich wirkt der Jura W8 schon fast altbacken. Er bringt nur Knöpfe und ein klassisches Display, vergleichsweise wenig Rezepte und kaum Barista-Spielereien. Gerade das macht ihn aber zur Empfehlung fürs Büro.

Die Bedienung ist ultraeinfach, der Weg zum Cappuccino oder Espresso geradlinig. Allerdings müsst ihr darauf achten, dass es für Schwarz- und Milchgetränke zwei Ausläufe gibt und keine zwei Milchgetränke gleichzeitig zubereitet werden können.

Das wird jedoch durch den hohen Tassendurchsatz und die verlässliche Leistung eines Jura-Geräts auf jeden Fall wettgemacht.

Als echter B2B-Automat hat der W8 zudem einen Vorteil: Als einziges Modell aus meinem Test lässt er sich als Kaffeevollautomat mit Bezahlsystem betreiben und ist für verschiedene professionelle Erweiterungen wie Milchkühler ausgelegt.

Jura GIGA 10: Büro-Vollautomat mit vielen Kaffeespezialitäten

Mit dem Jura GIGA 10 wechseln wir in die Consumer-Klasse. Aber ich sehe keinen Grund, warum dieses Alleskönner-Modell nicht auch in einem passenden Büro funktionieren sollte. Wichtigster Punkt ist die Getränke- und Funktionsvielfalt: 

Das Menü umfasst über 30 Getränkevarianten, inklusive Cold Brew. Zudem bietet der GIGA 10 als Kaffeevollautomat mit zwei Mahlwerken die Möglichkeit, neben „klassischen“ Kaffeebohnen gleichzeitig Decaf und Co anzubieten, ohne dass sich die Kaffeesorten in der Maschine vermischen.

Das macht den GIGA 10 in meinen Augen zu einem Top-Modell für Büros und Geschäfte, die oft Kunden oder wechselnde Besucher empfangen und sie mit wirklich individuellem Kaffee überzeugen wollen. 

Andersherum lohnt sich die Anschaffung eines GIGA 10 für knapp 3.000 Euro im Office nur, wenn ihr seine vielen Funktionen auch nutzt, ohne dass der Kaffeekonsum allzu weit über 30 bis 40 Tassen pro Tag liegt.

Siemens EQ.900: Leiser Büro-Kaffeevollautomat

Meiner Ansicht nach verbindet der Siemens EQ.900 die Vorteile verschiedener Büro-Modelle in einem cleveren Paket:

Er ist vollelektronisch wie der GIGA 10, aber weder so teuer noch so komplex. Er bietet viele Getränke und Individualisierungsmöglichkeiten wie das Nivona-Gerät, aber nicht ganz so riesige Behälter. Seine Hochwertigkeit entspricht der WMF-Vorgabe, auch wenn er nicht so schnell ist.

Siemens Kaffeevollautomaten sind zwar keine sexy Wahl, aber solide und funktionell. Mit ihrer hochwertigen Verarbeitung halten sie auch bei intensiver Nutzung über die Abschreibungsdauer hinaus. Der Tassendurchsatz ist allerdings geringer als bei den anderen Geräten. Für ein kleineres Büro reicht diese Ausführung trotzdem.

Das wichtigste Merkmal des EQ.900 ist jedoch das Mahlwerk. Es ist nicht nur leise, sondern produziert auch ein angenehmes Geräusch, das niemanden bei der Arbeit stört. Obendrein ist das volldigitale Flaggschiff günstig und ihr habt die Möglichkeit, eine Version mit zwei Bohnenbehältern zu kaufen.

WMF Perfection 880L: Schneller Büro-Kaffeevollautomat

Der WMF Perfection 880L ist zwar definitiv ein Endkundenmodell, überzeugt aber im (kleineren) Büro mit sehr edler Verarbeitung und unheimlich schneller Zubereitung. Das verdankt er unter anderem dem Dual-Thermoblock, der ein gleichzeitiges Aufheizen von Kaffeewasser und Milchschaum erlaubt.

Zudem dürften die Tassenergebnisse so ziemlich alle mit ihrer kräftigen Extraktion und hohen Temperatur überzeugen. Lediglich beim Reinigen macht es dieses Edelmodell zumindest beim Milchschlauch etwas kompliziert.

Kaffeevollautomaten fürs Büro finden – Tipps & Empfehlungen

Seitdem ich diesen Ratgeber vor einigen Jahren verfasst habe, habt ihr Anfragen mit konkreten Einsatzszenarien für einen Büro-Kaffeevollautomaten hinterlassen. 

Anhand dieser Beispiele können wir erkennen, wie eine Bedarfsanalyse aussehen sollte und wie ihr eure Anforderungen richtig kalkulieren könnt.

Die Beispiele zeigen aber auch, dass jedes Unternehmen, Büro oder Team anders tickt und deshalb andere Bewertungskriterien an einen Vollautomaten anlegt. Meine Testergebnisse und der Modellvergleich machen zumindest deutlich, worauf es in der Büro-Leistungsklasse grundsätzlich ankommt:

Szenario 1: Kaffeevollautomat fürs Büro voller Schwarztrinker

Kommentatorin Sonja arbeitet in einem Büro, in dem nach ihren Angaben keiner Milchschaum benötigt, dafür aber Heißwasser. Der Tagesverbrauch schwankt zwischen 15 und 30 Tassen.

Mit diesen Werten kann Sonja fast zu jedem Kaffeevollautomaten aus meinem Test greifen – unabhängig davon, ob er sich extra fürs Büro eignet oder ein Preis-Leistungs-Sieger aus meinem übergeordneten Praxistest ist.

Da der pure Kaffeegeschmack hier besonders wichtig ist, sollte das Gerät allerdings gerade in dieser Hinsicht punkten und gleichzeitig hochwertig und langlebig sein.

Diese Voraussetzungen erfüllen sowohl Jura als auch Nivona auf höchstem Niveau. Bei Jura würde ich ein Modell ab Jura E8 aufwärts wählen, bei Nivona nichts unter der 8er-Klasse.

Das Milchschaumsystem würde ich einfach immer mitkaufen. Geräte ohne Milchschäumer sind meist zu klein bzw. leistungsschwach oder haben ein schiefes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Szenario 2: Kaffeevollautomat fürs Büro mit vielen Ansprüchen

Kommentatorin Marlen hat ein gegensätzliches Problem: „Wir stehen vor der Herausforderung, es allen (ca. 20) Mitarbeitern Recht zu machen.“

Ihren Angaben nach hat in ihrem Büro jeder eine andere Vorstellung vom perfekten Kaffee, es werden rund 60 Tassen pro Tag zubereitet. Marlen spielt mit dem Gedanken, einen Kaffeevollautomaten mit Festwasseranschluss anzuschaffen. Ansonsten würde ein großer Tank reichen.

Auf den ersten Blick scheint der Nivona NICR 1040 der perfekte Kandidat zu sein. Allerdings würde ich in der persönlichen Beratung noch ein paar Dinge klären. Denn der Knackpunkt sind hier die vielen Mitarbeiter:

Realistisch halte ich professionelle Vollautomaten, die nicht alle Kaffeespezialitäten anbieten, aber alle Standards an Bord haben, für eine überlegenswerte Alternative. Zwei Bohnenbehälter bzw. Mahlwerke scheinen mir hier besser als eine klassische Ausführung.

Die Festwasser-Idee ist gut, aber in meinen Augen nicht ausschlaggebend. Wichtiger sind rigorose Reinigungsroutinen und Hygiene-Forderungen der Maschine. Am besten sind dabei Geräte, die bei anstehender Reinigung oder Entkalkung die Arbeit verweigern, bis sie geputzt werden. Das ist bei Vollautomaten für die Gastronomie der Fall.

Szenario 3: Kaffeevollautomat für die Krankenstation im Dauerbetrieb

Dieses Szenario finde ich spannend, weil auf einer Station im Krankenhaus mehrere heikle Faktoren zusammenkommen, die Kommentatorin Ines so beschreibt:

Bei diesen Werten ist klar, dass meine Modelle im Vergleich nicht reichen. Der geschätzte Tassenverbrauch mag für viele dieser Vollautomaten noch stemmbar sein. Der Dauerbetrieb ist ein Fall für professionelle Geräte.

Zudem gibt es hier so viele verschiedene Nutzer, dass es eine Maschine braucht, an der ihr nach der Ersteinrichtung wirklich nichts mehr verstellen oder suchen müsst. Dafür kommen ebenfalls nur Profi-Geräte infrage.

Ich bin mir nicht sicher, warum Schwester Ines auf einer herausnehmbaren Brühgruppe und einem entnehmbaren Wassertank besteht. Wenn es baulich möglich ist – was auf ihrer Station vielleicht nicht der Fall ist – würde ein Festwasseranschluss Sinn ergeben.

Szenario 4: Kaffeevollautomat fürs Lehrerzimmer zur Pausenzeit

Auch wenn ich schon länger nicht mehr in der Schule war, kann ich mich noch gut daran erinnern, dass es in den Pausen schnell gehen musste. So geht es auch Lehrern, wie Guidos Anfrage zeigt:

Das Wichtigste sei, dass der Kaffee zur Pause im Lehrerzimmer besonders schnell zubereitet wird, damit möglichst alle Lehrer vor dem nächsten Klingeln zu ihrem Koffeinschuss kommen. Das ist nachvollziehbar. Ich würde noch ein paar mehr Punkte anlegen:

Da der Vollautomat nur in Stößen stark gefordert ist und (eventuell) nicht alle Lehrer auf Espresso und Co. stehen, würde ich im Lehrerzimmer zweigleisig fahren:

Nehmt einen High-End-Consumer-Vollautomaten mit Touchdisplay, Milchschaum ohne Tassenrücken und schneller Zubereitung, setzt zusätzlich auf eine Kaffeemaschine und spart euch alle unnötigen Funktionen.

Die wichtigsten Kriterien: Welcher Vollautomat fürs Büro passt am besten?

Wenn wir die Beispielszenarien abstrahieren, könnt ihr das Pro und Contra für einen bestimmten Automaten relativ leicht erkennen. Unsere Erfahrung zeigt dabei vor allem eins:

Zu leistungsstarke Vollautomaten beschaffen die wenigsten. Viele kalkulieren ihre Bedarfe zu eng, weil sie glauben, dadurch Kosten zu sparen. Das stellt sich spätestens dann als Irrtum heraus, wenn ständig der Kundendienst anrücken muss.

Kosten & Bedarf: Wie viele Tassen Kaffee pro Tag?

Die Anschaffung eines Kaffeevollautomaten fürs Büro ist an sich nur eine finanzielle Lappalie. Solange die Buchhaltung das okay gibt und die Wirtschaftlichkeit gegeben ist, lassen sich sämtliche Geräte rechtfertigen.

Die meisten übersehen beim Kostenvergleich allerdings den wesentlichen Faktor – nämlich die Kosten pro Tasse. Diese bestehen aus:

In meinem frisch aktualisierten Ratgeber zu Kaffee fürs Büro räume ich dabei mit einem Vorurteil auf, das mich selbst überrascht hat:

Zudem ist billiger Supermarktkaffee inzwischen so dermaßen im Preis gestiegen, dass selbst der knauserigste Chef nicht mehr mit seiner Wirtschaftlichkeitsrechnung durchkommt. Das ist nicht nur gut fürs Aroma, sondern auch gut für die Mitarbeitermoral.

Unsere Empfehlung ist klar:

Mit hochwertigen Kaffeeröstungen wird Kaffee bei der Arbeit zum echten Motivationsbooster. Sparen könnt ihr zum Beispiel über ein Kaffee-Abo. Wenn ihr euch bei Röstgrad und Geschmacksprofil nicht direkt festlegen wollt, bestellt euch einfach ein Probierset. Und wo findet ihr das alles? Natürlich unter anderem in unserem Shop!

Vollautomat kaufen, mieten oder leasen?

Bis zu einem gewissen Preis halte ich es für die vernünftigste Entscheidung, den Kaffeevollautomaten zu kaufen. Ab einem gewissen Preis ist das Leasing bzw. die Dauermiete meist die einzig sinnvolle Wahl. Alle drei Beschaffungsformen bzw. Finanzierungsmodelle haben Vor- und Nachteile, die ich in meinen jeweiligen Ratgebern betrachte:

Steuern und Buchführung

Wirklich alles, was ihr im Büro in Sachen Kaffee unternehmt, lässt sich irgendwie steuerlich absetzen. Allerdings ist es manchmal unumgänglich, die Kosten doch auf die Nutzer zu übertragen – Mitarbeiterzufriedenheit hin oder her. Beide Aspekte beleuchte ich in eigenen Ratgebern:

Fazit: Kaffeevollautomat fürs Büro? Eine gute Wahl!

Mir macht es viel Spaß, verschiedene Aspekte von Kaffeevollautomaten fürs Büro zu betrachten und sie für unterschiedliche Szenarien durchzuspielen. Meine Erfahrung mit B2B-Modellen geht aber kaum über die Grenzen meines  Kaffeevollautomaten Test 2025 hinaus.

Darum ist eine unabhängige Beratung für die betriebliche Kaffeeversorgung so wichtig. tradingtwins bietet sie euch. Nutzt einfach das Formular – und schreibt gern weiter fleißig Kommentare!